Quy trình kiểm soát tài liệu theo iso 9001:2015 là việc làm chứng minh cho các hoạt động về hệ thống quản lý chất lượng của doanh nghiệp đang được thực hiện đúng với yêu cầu của hệ thống và được áp dụng hiệu quả. Quy trình này còn đảm bảo rằng những tài liệu này đã được xây dựng, đánh số, phê duyệt, kiểm tra, sao chép, sửa đổi và duy trì trước khi xuất bản.
Mục tiêu của quy trình kiểm soát tài liệu theo ISO 9001:2015
Trao đổi thông tin
Những phương tiện để truyền đạt và trao đổi thông tin
Loại hình và quy mô phụ thuộc vào:
- Mức độ chính thức của hệ thống trao đổi
- Trình độ kỹ năng giao tiếp
- Văn hóa của tổ chức
- Bản chất của sản phẩm và quá trình
Bằng chứng của sự phù hợp
Cung cấp bằng chứng về việc hoạch định và kết quả đạt được theo như hoạch định
Chia sẻ kiến thức
Phổ biến và bảo tồn kiến thức, bí quyết của tổ chức:
- Quy định kỹ thuật
- Kỹ thuật sản xuất
Quy trình kiểm soát tài liệu theo ISO 9001:2015
Bước 1: Xác định các yêu cầu
Khi có các yêu cầu về việc soạn thảo, cung cấp, sửa đổi hoặc hủy bỏ tài liệu, phòng/ ban sẽ gửi Phiếu yêu cầu tài liệu đến Ban ISO để xem xét trước khi trình ký lên ban Giám đốc.
Bước 2: Xem xét yêu cầu
Nếu yêu cầu phù hợp thì người có thẩm quyền tiến hành xác nhận, thông báo cho đơn vị liên quan để bắt đầu soạn thảo, cung cấp, sửa đổi.
Nếu không phù hợp thì tiến hành trao đổi để bổ sung thêm thông tin hoặc kết thúc.
Bước 3: Soạn thảo/ sửa đổi
Ban ISO có trách nhiệm soạn thảo, bổ sung, sửa đổi tài liệu.
Người được phân công soạn thảo bắt đầu thu thập các thông tin và tiến hành phối hợp cùng các phòng ban liên quan để soạn thảo, bổ sung hoặc sửa đổi tài liệu.
Trưởng phòng có nhiệm vụ ký vào cột “Soạn thảo” trong phần trang bìa của tài liệu. Nếu có nhiều phòng ban thì nhân viên gửi các Trưởng phòng xem xét, sau đó ký xác nhận trước khi chuyển lên cho ban ISO.
Bước 4: Xem xét
Ban ISO bắt đầu tiến hành xem xét tính hệ thống
Nếu phù hợp sẽ ký tên vào cột “xem xét” ở phần trang bìa của tài liệu, và sau đó thì chuyển lên ban Giám đốc xem xét và phê duyệt.
Nếu chưa phù hợp thì ban ISO tiến hành yêu cầu chỉnh sửa, bổ sung lại.
Bước 5: Phê duyệt
Giám đốc sẽ tiến hành xem xét
Nếu phù hợp sẽ ký tên vào cột “Phê duyệt” ở trang bìa của tài liệu, sau đó trả lại ban ISO.
Nếu chưa phù hợp Giám đốc trả lại, chỉnh sửa, bổ sung lại.
Bước 6: Phân phối – Cập nhật
Nhân viên soạn thảo tài liệu có trách nhiệm gửi file mềm cho ban ISO.
Sau đó, ban ISO tiến hành cập nhật tài liệu mới lên mạng nội bộ của Công ty rồi thông báo bằng văn bản hoặc gửi mail cho các phòng ban để thực hiện.
Sau đó, cập nhật tài liệu mới soạn thảo/ sửa đổi vào Danh mục tài liệu nội bộ.
Bước 7: Nhận tài liệu
Sau khi các phòng ban nhận được thông báo ban hành tài liệu phải có trách nhiệm đọc kỹ và nội dung tài liệu mới ban hành. Sau đó, trưởng phòng ban có nhiệm vụ đảm bảo tất cả nhân viên trong bộ phận của mình áp dụng đúng tài liệu được ban hành.
Đối với tài liệu ban hành lại thì nhân viên có nhiệm vụ gửi bản cũ về cho ban ISO để hủy bỏ tất cả, và ban ISO này chỉ giữ lại 01 bản gốc tài liệu cũ.
Đối với các tài liệu nhận bằng bản photo thì các phòng ban phải cập nhật riêng vào file đựng tài liệu riêng.
Bước 8: Kiểm soát tài liệu
Ban ISO phải đảm bảo rằng các tài liệu được cập nhật là các bộ mới nhất.
Các phòng ban có nhiệm vụ đọc và áp dụng đúng các tài liệu được lưu hành trong tổ chức.
Các phòng ban có nhiệm vụ lập “Danh mục tài liệu bên ngoài” đối với tài liệu bên ngoài. Sau đó, gửi về cho ban ISO kiểm soát.
Bước 9: Sử dụng tài liệu
Đối với tài liệu mới được ban hành thì ban ISO sẽ tiến hành hướng dẫn, phổ biến cho các phòng ban áp dụng.
Khi tài liệu mới được ban hành thì Ban ISO sẽ hướng dẫn, phố biến cho các phòng ban áp dụng, tùy vào một số tài liệu sẽ do Trưởng phòng ban chịu trách nhiệm phổ biến, hướng dẫn cho CBCNV trong phòng
Hy vọng với những thông tin mà chúng tôi chia sẻ ở trên, các bạn đã nắm rõ quy trình kiểm soát tài liệu theo ISO 9001:2015. Hãy áp dụng theo để đảm bảo rằng hệ thống chất lượng được tiến hành theo quy trình và được thực hiện có hiệu quả, các mục tiêu chất lượng do quản lý cấp cao đặt ra.
————————————————————————————–
Mọi chi tiết xin liên hệ với đơn vị chúng tôi qua thông tin sau:
