Điều khoản 7 trong ISO 9001:2015 – Đảm bảo nguồn lực cho hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả

Để hệ thống quản lý chất lượng (QMS) hoạt động hiệu quả và liên tục cải tiến, mỗi tổ chức cần được trang bị đầy đủ các nguồn lực cần thiết. Trong tiêu chuẩn ISO 9001:2015, điều khoản 7 – Hỗ trợ – chính là phần đề cập đến các yếu tố hỗ trợ trọng yếu giúp xây dựng nên nền tảng vững chắc cho một QMS chuẩn mực. Viện Nghiên Cứu Phát Triển Chứng Nhận Toàn Cầu (GCDRI) sẽ đồng hành cùng bạn khám phá chi tiết cách ISO 9001:2015 mô tả và yêu cầu đối với nguồn lực này, cũng như cách triển khai hiệu quả theo tinh thần tiêu chuẩn quốc tế tại doanh nghiệp Việt.

Với kinh nghiệm tư vấn và đào tạo ISO cho hàng trăm doanh nghiệp, chúng tôi hiểu rằng việc nhận thức và triển khai đúng điều khoản 7 không chỉ giúp tối ưu hiệu quả vận hành mà còn là yếu tố sống còn để đạt các mục tiêu chất lượng trong thời đại cạnh tranh khốc liệt.

Điều khoản 7 của ISO 9001:2015 nói về điều gì?

Điều khoản 7 trong ISO 9001:2015 được đặt tên là “Hỗ trợ” (Support), tập trung yêu cầu các tổ chức xác định và đảm bảo các nguồn lực cần thiết để vận hành, duy trì và nâng cao hiệu quả hệ thống QMS.

Các nội dung chính trong điều khoản bao gồm:

• Các loại nguồn lực cần thiết (nhân lực, cơ sở hạ tầng, thiết bị, kiến thức…)
• Năng lực nhân sự và đào tạo
• Truyền thông trong tổ chức
• Kiểm soát tài liệu và hồ sơ

Việc thực thi hiệu quả điều khoản 7 giúp tổ chức xây dựng nền tảng hoạt động ổn định, sẵn sàng đáp ứng yêu cầu khách hàng và luật định, đồng thời thúc đẩy cải tiến liên tục.

Các mục tiêu then chốt của điều khoản 7 – Hỗ trợ

1. Đảm bảo đầy đủ nguồn lực

Tổ chức cần xác định rõ loại và mức độ nguồn lực cần thiết để vận hành hệ thống chất lượng. Các dạng nguồn lực bao gồm:

• Nhân sự có chuyên môn
• Thiết bị công nghệ, máy móc
• Cơ sở vật chất (các tòa nhà, nhà xưởng, không gian làm việc)
• Môi trường hoạt động (nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng…)
• Nguồn tài chính
• Kiến thức chuyên môn và kỹ năng nghiệp vụ

Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp triển khai QMS hiệu quả mà còn đảm bảo tính nhất quán, phù hợp trong mọi khâu của quy trình sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ.

2. Phát triển và nâng cao năng lực nhân sự

ISO 9001:2015 yêu cầu tổ chức phải:

• Xác định năng lực cần thiết cho từng vị trí có ảnh hưởng tới chất lượng
• Tuyển dụng và/hoặc đào tạo nhân viên để đáp ứng đúng năng lực
• Đánh giá hiệu quả sau đào tạo
• Duy trì hồ sơ năng lực và đào tạo

Việc xây dựng đội ngũ nhân sự có chuyên môn, kỹ thuật và nhận thức tốt về vai trò trong QMS là “chìa khóa sống còn” để tổ chức đạt được các mục tiêu chiến lược.

3. Tăng cường nhận thức và truyền thông nội bộ

Đảm bảo các cá nhân trong tổ chức hiểu rõ:

• Chính sách chất lượng
• Các mục tiêu chất lượng của tổ chức
• Vai trò và trách nhiệm cá nhân
• Các tác động tiềm ẩn khi không tuân thủ yêu cầu

Bên cạnh đó, tổ chức cần:

• Thiết lập các kênh truyền thông hiệu quả
• Đảm bảo thông tin liên quan được truyền tải kịp thời và đầy đủ cả bên trong lẫn bên ngoài tổ chức

Nội bộ thông suốt chính là nền móng cho một văn hóa chất lượng vững mạnh và đồng bộ.

4. Quản lý thông tin dạng văn bản

Tổ chức cần xác lập và quản lý hệ thống tài liệu để duy trì hiệu quả QMS. Việc này bao gồm:

• Quy trình chuẩn
• Hướng dẫn công việc
• Biểu mẫu, báo cáo
• Hồ sơ, tài liệu ghi nhận hệ thống

Tài liệu phải luôn được kiểm soát tốt về phiên bản và mức độ truy cập nhằm phòng ngừa thông tin lỗi thời hoặc sai lệch được sử dụng trong quá trình quản lý.

5. Kiểm soát hồ sơ một cách khoa học

Việc kiểm soát hồ sơ không chỉ là lưu trữ, mà còn đảm bảo:

• Dễ dàng truy xuất khi cần kiểm chứng
• Duy trì độ bảo mật, không bị mất mát hoặc thay đổi trái phép
• Thời gian lưu giữ phù hợp theo tính chất và yêu cầu pháp lý

Điều đó góp phần làm rõ mức độ phù hợp của hệ thống QMS với các hoạt động thực tiễn của doanh nghiệp.

Điều khoản 7.1 – Nguồn lực: Các tiểu mục quan trọng cần nắm rõ

Tiêu chuẩn ISO 9001:2015 chia điều khoản 7.1 ra các tiểu mục rõ ràng nhằm giúp tổ chức triển khai chi tiết:

• 7.1.1: Tổng quan về yêu cầu nguồn lực
• 7.1.2: Nhân sự – xác định và đảm bảo nguồn nhân lực có đủ năng lực
• 7.1.3: Cơ sở hạ tầng – đánh giá và duy trì môi trường vật chất
• 7.1.4: Môi trường cho hoạt động – chú trọng điều kiện làm việc ổn định
• 7.1.5: Thiết bị giám sát & đo lường – đảm bảo độ chính xác
• 7.1.6: Kiến thức của tổ chức – quản trị và tận dụng tri thức hiệu quả

Mỗi tiểu mục đóng vai trò như một bánh răng trong cỗ máy QMS – nếu thiếu hay yếu một mắc xích, toàn hệ thống có thể gặp rủi ro sụp đổ.

Quản lý kiến thức – Yếu tố nền tảng trong 7.1.6

Một điểm mới trong phiên bản ISO 9001:2015 là việc yêu cầu quản lý tri thức tổ chức – một dạng “tài sản vô hình”. Tổ chức cần ghi nhận, lưu trữ và cập nhật các kiến thức quan trọng như:

• Quy trình sản xuất riêng biệt
• Công thức, thông số bí quyết công nghệ
• Kinh nghiệm xử lý sự cố
• Bài học kinh nghiệm từ các dự án

Ngoài ra, khuyến khích tổ chức chia sẻ tri thức trong nội bộ để nâng cao năng lực cạnh tranh và đổi mới sáng tạo.

Tài liệu và kiểm soát thông tin – Điều kiện cần để duy trì hệ thống hiệu quả

Theo tiêu chuẩn, các tài liệu và hồ sơ cần:

• Được nhận dạng rõ ràng
• Có người phê duyệt và cập nhật
• Kiểm soát phiên bản chặt chẽ
• Dễ dàng truy cập và bảo mật đồng thời
• Lưu trữ theo thời gian phù hợp

Một hệ thống tài liệu được quản lý tốt sẽ giúp tổ chức điều hành quy trình rõ ràng, giảm thiểu sai sót nghiệp vụ.

Ứng dụng điều khoản 7.1 vào thực tiễn: Doanh nghiệp cần làm gì?

Để đảm bảo tuân thủ điều khoản này một cách bài bản, tổ chức cần triển khai một số bước cốt lõi như sau:

• Xác định các nguồn lực và kỹ năng cần thiết theo từng quy trình
• Thiết lập tiêu chí năng lực cho các vị trí
• Lập kế hoạch đào tạo và theo dõi hiệu quả
• Quản lý tài sản thiết bị, môi trường làm việc, công cụ đo lường
• Duy trì hồ sơ hợp lệ và cập nhật kiến thức liên tục
• Thiết lập hệ thống truyền thông nội bộ rõ ràng

Việc giám sát định kỳ và tổng hợp qua họp xem xét của lãnh đạo giúp tổ chức đánh giá mức độ đầy đủ của nguồn lực và thực hiện điều chỉnh cần thiết.

Kết luận: Điều khoản 7 là nền móng cho QMS thành công

Một hệ thống quản lý chất lượng dù được xây dựng kỹ càng đến đâu cũng không thể vận hành trơn tru nếu không có các nguồn lực hỗ trợ đi kèm.

Điều khoản 7 của ISO 9001:2015 chính là kim chỉ nam để các tổ chức:

• Bố trí nguồn lực hợp lý
• Duy trì năng lực nhân sự
• Tối ưu môi trường làm việc
• Quản lý thông tin minh bạch
• Đảm bảo hiệu quả quản lý tổng thể

Nếu bạn đang xây dựng hoặc cải tiến hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015, hãy bắt đầu từ việc rà soát toàn diện các yêu cầu tại điều khoản 7 để xây dựng nền tảng vững chắc cho hệ thống của mình.

Bạn cần hỗ trợ tư vấn, đào tạo triển khai ISO 9001:2015 tại đơn vị? Liên hệ Viện GCDRI để được đồng hành cùng đội ngũ chuyên gia ISO hàng đầu:

Hotline: 0904.889.859 (Ms.Hoa)
Email: chungnhantoancau@gmail.com

GCDRI – Chuyên gia hàng đầu về tiêu chuẩn quốc tế tại Việt Nam.