Hồ sơ công bố hợp quy gồm những gì?

Sản xuất, kinh doanh, hoặc nhập khẩu hàng hóa tại Việt Nam, việc tuân thủ các quy định pháp lý là yếu tố then chốt để sản phẩm được lưu thông hợp pháp trên thị trường. Một trong những yêu cầu bắt buộc với sản phẩm thuộc nhóm 2 chính là thực hiện công bố hợp quy. Tuy nhiên, phần lớn doanh nghiệp vẫn còn lúng túng trong việc chuẩn bị hồ sơ công bố hợp quy, không biết bắt đầu từ đâu, cần những tài liệu gì, gửi cho cơ quan nào, hay mất bao lâu để được chấp nhận.

Bài viết này sẽ giúp bạn giải đáp đầy đủ và chuyên sâu câu hỏi: Hồ sơ công bố hợp quy gồm những gì? Chúng tôi không chỉ liệt kê các thành phần bắt buộc của một bộ hồ sơ hợp quy theo đúng quy định pháp luật, mà còn đưa ra các lưu ý thực tế, lỗi thường gặp và kinh nghiệm xử lý hiệu quả. Tất cả nội dung dưới đây được xây dựng dựa trên kinh nghiệm hơn 20 năm tư vấn và triển khai chứng nhận hợp quy cho hàng ngàn doanh nghiệp trong và ngoài nước.

Công bố hợp quy là gì và tại sao cần phải có hồ sơ?

Công bố hợp quy là việc tổ chức, cá nhân sản xuất hoặc nhập khẩu sản phẩm, hàng hóa thực hiện nghĩa vụ thông báo chính thức đến cơ quan nhà nước có thẩm quyền rằng sản phẩm của mình đã phù hợp với quy chuẩn kỹ thuật quốc gia tương ứng. Đây là bước bắt buộc đối với tất cả sản phẩm thuộc danh mục hàng hóa nhóm 2.

Hồ sơ công bố hợp quy là toàn bộ tài liệu pháp lý chứng minh rằng sản phẩm đã được đánh giá phù hợp theo quy định. Việc chuẩn bị đúng và đủ hồ sơ không chỉ là yêu cầu bắt buộc của pháp luật mà còn giúp doanh nghiệp:

Tiết kiệm thời gian xử lý, tránh bị trả hồ sơ

Tăng tính minh bạch và hợp pháp cho sản phẩm

Tránh bị xử phạt vi phạm hành chính hoặc thu hồi sản phẩm

Tạo lợi thế cạnh tranh và uy tín trên thị trường

Do đó, chuẩn bị hồ sơ công bố hợp quy chính xác là bước đầu tiên và quan trọng để đưa sản phẩm ra thị trường một cách bền vững và đúng luật.

Căn cứ pháp lý quy định về hồ sơ công bố hợp quy

Theo quy định tại Thông tư số 28/2012/TT-BKHCN do Bộ Khoa học và Công nghệ ban hành, hướng dẫn cụ thể việc công bố hợp quy và công bố hợp chuẩn, hồ sơ công bố hợp quy cần tuân thủ về hình thức, nội dung, và cách nộp cho đúng cơ quan quản lý.

Ngoài ra, các văn bản khác có liên quan bao gồm:

– Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật số 68/2006/QH11

– Nghị định số 132/2008/NĐ-CP hướng dẫn thi hành Luật

– Nghị định số 74/2018/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Nghị định 132

Tùy theo loại sản phẩm và bộ quản lý chuyên ngành (Bộ Y tế, Bộ Công Thương, Bộ Xây dựng, Bộ Giao thông Vận tải…), cơ quan tiếp nhận hồ sơ có thể khác nhau nhưng thành phần hồ sơ về cơ bản đều thống nhất.

Thành phần chi tiết của hồ sơ công bố hợp quy

Một bộ hồ sơ công bố hợp quy hoàn chỉnh thường gồm các tài liệu sau đây:

Bản công bố hợp quy theo mẫu quy định

Đây là văn bản chính thể hiện nội dung công bố của doanh nghiệp. Mẫu thường được ban hành kèm theo phụ lục của Thông tư 28/2012/TT-BKHCN. Trong bản này, doanh nghiệp sẽ ghi rõ thông tin pháp nhân, tên sản phẩm, mã sản phẩm, quy chuẩn áp dụng, tên tổ chức chứng nhận, ngày cấp giấy chứng nhận hợp quy, cam kết tuân thủ pháp luật và chữ ký của người đại diện pháp luật.

Bản sao chứng chỉ hợp quy

Đây là chứng từ quan trọng nhất, chứng minh rằng sản phẩm đã được đánh giá phù hợp với QCVN. Giấy chứng nhận này do tổ chức chứng nhận được chỉ định cấp, có hiệu lực pháp lý đầy đủ và thể hiện rõ số chứng chỉ, đơn vị thử nghiệm, thời gian cấp, tiêu chuẩn áp dụng và mẫu sản phẩm được đánh giá.

Kết quả thử nghiệm sản phẩm

Phiếu kết quả thử nghiệm được cấp bởi phòng thử nghiệm được công nhận hoặc được chỉ định hợp pháp, thể hiện sản phẩm đạt hoặc vượt các chỉ tiêu kỹ thuật trong QCVN. Kết quả thử nghiệm phải còn hiệu lực (thường là trong vòng 6 tháng đến 1 năm tùy ngành), có chữ ký và dấu mộc đỏ của phòng thử nghiệm.

Tài liệu kỹ thuật mô tả sản phẩm

Bao gồm bản mô tả cấu tạo sản phẩm, nguyên vật liệu sử dụng, hình ảnh minh họa, quy trình sản xuất, quy trình kiểm tra chất lượng nội bộ. Đây là phần giúp cơ quan quản lý hiểu rõ bản chất sản phẩm và xác định chính xác phạm vi áp dụng của quy chuẩn.

Bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh

Chứng minh tư cách pháp nhân hợp pháp của doanh nghiệp thực hiện công bố. Trong một số trường hợp, cơ quan tiếp nhận có thể yêu cầu bản công chứng không quá 6 tháng.

Bản cam kết chất lượng và bảo hành

Mặc dù không bắt buộc theo thông tư nhưng nhiều cơ quan tiếp nhận yêu cầu doanh nghiệp đính kèm bản cam kết chất lượng sản phẩm và bảo hành để thể hiện trách nhiệm sau bán hàng, nhất là với các sản phẩm điện, điện tử hoặc liên quan đến sức khỏe người tiêu dùng.

Phiếu tiếp nhận bản công bố hợp quy cũ (nếu gia hạn hoặc thay đổi)

Nếu doanh nghiệp đang thực hiện lại công bố do hết hạn, thay đổi nội dung, hoặc chuyển địa điểm sản xuất thì cần nộp thêm bản sao phiếu tiếp nhận cũ để chứng minh quá trình hợp quy trước đó.

Các tài liệu khác theo yêu cầu từng lĩnh vực

Ví dụ như hồ sơ nhập khẩu, CO, CQ với sản phẩm nhập ngoại, bản dịch thuật công chứng nếu tài liệu bằng tiếng nước ngoài, hoặc hồ sơ kiểm nghiệm vi sinh với thực phẩm, bao bì tiếp xúc thực phẩm.

Tất cả hồ sơ nên được trình bày thành một bộ, đánh số trang, có mục lục, dấu treo hoặc đóng giáp lai để thể hiện tính pháp lý và thuận tiện khi nộp.

Hồ sơ công bố hợp quy cần nộp ở đâu?

Tùy theo từng ngành hàng, doanh nghiệp cần nộp hồ sơ tại một trong các cơ quan sau:

Sở Khoa học và Công nghệ địa phương nơi doanh nghiệp đăng ký kinh doanh

Bộ quản lý chuyên ngành như Bộ Y tế, Bộ Giao thông Vận tải, Bộ Xây dựng (áp dụng với sản phẩm đặc thù hoặc quy mô quốc gia)

Chi cục tiêu chuẩn đo lường chất lượng thuộc Sở KHCN

Cục An toàn thực phẩm, Cục Quản lý chất lượng sản phẩm hàng hóa (đối với hàng nhập khẩu hoặc xuất khẩu)

Thời gian xử lý hồ sơ thường dao động từ 5 đến 10 ngày làm việc, nếu đầy đủ và đúng quy định.

Hồ sơ công bố hợp quy có cần gia hạn không?

Có. Hầu hết các chứng chỉ hợp quy có hiệu lực từ 1 đến 3 năm tùy sản phẩm và tổ chức chứng nhận. Khi hết hạn, doanh nghiệp cần thực hiện lại quy trình thử nghiệm, đánh giá, và công bố lại với cơ quan nhà nước. Việc quên gia hạn có thể dẫn đến việc sản phẩm bị coi là không hợp lệ khi lưu thông. Trong trường hợp thay đổi nhà máy sản xuất, thay đổi nguyên liệu, thiết kế sản phẩm, doanh nghiệp cũng phải thực hiện lại hồ sơ công bố để cập nhật thông tin mới.

Hồ sơ công bố hợp quy có giá trị pháp lý thế nào?

Hồ sơ công bố hợp quy chính là bằng chứng pháp lý chứng minh doanh nghiệp đã tuân thủ quy định về chất lượng hàng hóa. Khi có kiểm tra thị trường, đoàn thanh tra liên ngành hoặc xảy ra sự cố về sản phẩm, bộ hồ sơ này sẽ được sử dụng để đối chiếu và minh chứng trách nhiệm của doanh nghiệp. Nếu không có hồ sơ hoặc hồ sơ không hợp lệ, doanh nghiệp có thể bị xử phạt từ 30 đến 100 triệu đồng, bị thu hồi sản phẩm, hoặc bị cấm lưu thông trên toàn quốc. Đây là hậu quả rất nặng nề mà chỉ một sai sót nhỏ trong khâu chuẩn bị hồ sơ cũng có thể gây ra.

Kết luận

Hồ sơ công bố hợp quy là một phần không thể thiếu trong quá trình đưa sản phẩm ra thị trường một cách hợp pháp và an toàn. Việc chuẩn bị hồ sơ đúng và đầy đủ không chỉ là tuân thủ quy định pháp luật mà còn giúp doanh nghiệp khẳng định chất lượng, nâng cao uy tín và bảo vệ quyền lợi trước cơ quan chức năng và người tiêu dùng.

Nếu anh/chị đang gặp khó khăn trong việc xác định hồ sơ cần chuẩn bị, tìm mẫu văn bản đúng chuẩn, hoặc chưa rõ sản phẩm của mình có thuộc nhóm sản phẩm cần công bố hợp quy hay không, vui lòng liên hệ với chuyên gia của chúng tôi qua Hotline: 0904.889.859 hoặc email: chungnhantoancau@gmail.com để được tư vấn chính xác và miễn phí