Mã Số Mã Vạch Là Gì? Hướng Dẫn Đăng Ký và Phân Loại Theo Tiêu Chuẩn Quốc Tế

Trong thời đại số hóa và thương mại toàn cầu ngày càng phát triển mạnh mẽ, việc quản lý hàng hóa và tối ưu hóa vận hành hệ thống logistics trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Một trong những công cụ không thể thiếu hỗ trợ doanh nghiệp trong vấn đề này chính là hệ thống mã số mã vạch. Trong bài viết dưới đây, Viện Nghiên Cứu Phát Triển Chứng Nhận Toàn Cầu (GCDRI) sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn toàn diện về mã số mã vạch, từ khái niệm nền tảng đến các bước đăng ký và tiêu chuẩn quốc tế đang được áp dụng hiện nay.

Việc chia sẻ bài viết này là nhằm giúp cộng đồng doanh nghiệp và tổ chức tại Việt Nam hiểu đúng, thực hiện đúng và khai thác hiệu quả hệ thống mã số mã vạch trong hoạt động sản xuất, kinh doanh và phân phối.

Mã Số Mã Vạch Là Gì?

Mã số mã vạch là một chuỗi số được mã hóa dưới dạng các vạch kẻ có bề rộng khác nhau, cho phép thiết bị đọc mã (barcode scanner) nhận diện và truy xuất thông tin tự động. Đây là công cụ hỗ trợ doanh nghiệp trong quản lý sản phẩm – hàng hóa, kiểm kê, phân phối và giao nhận… một cách chính xác, hiệu quả và tiết kiệm chi phí nhân lực.

Cấu trúc một mã số mã vạch sản phẩm thường gồm hai phần:

• Phần mã số: Là dãy số duy nhất định danh cho mỗi loại hàng hóa cụ thể.
• Phần mã vạch: Thể hiện trực quan các dòng mã bằng biểu tượng vạch để máy quét có thể nhận diện tự động.

Khi sản phẩm có sự thay đổi đáng kể về đặc điểm – chẳng hạn như trọng lượng, kích thước bao bì, định dạng đóng gói… – cần phải cấp mã hàng hóa khác, tương ứng với sản phẩm mới. Do đó, mỗi mã số được gắn liền với một tính chất sản phẩm độc lập và duy nhất.

Điều quan trọng cần lưu ý là: mã số chỉ đơn thuần mang tính nhận dạng; nó không nói lên chất lượng, phân khúc, hay giá cả của sản phẩm. Tuy nhiên, việc ứng dụng mã số mã vạch đem lại nhiều lợi ích thiết thực như:

• Tăng năng suất vận hành: Giúp tính tiền nhanh chóng, lập hóa đơn chính xác, phục vụ khách hàng hiệu quả.
• Tiết kiệm nguồn lực: Giảm nhu cầu nhân sự và thời gian xử lý trong các hoạt động kho bãi và kế toán.
• Đảm bảo độ chính xác cao: Giúp phân biệt hàng hóa rõ ràng, dù chúng có hình thức bên ngoài tương tự nhau.

Căn Cứ Pháp Lý Quy Định Về Mã Số Mã Vạch

Việc cấp và sử dụng mã số mã vạch tại Việt Nam được thực hiện theo khung pháp lý rõ ràng với các văn bản quy phạm pháp luật chính như:

• Quyết định số 45/2002/QĐ-TTg ngày 27/3/2002 của Thủ tướng Chính phủ về quản lý nhà nước đối với mã số mã vạch.
• Quyết định số 15/2006/QĐ-BKHCN ngày 23/8/2006 của Bộ trưởng Bộ Khoa học và Công nghệ về cấp và quản lý mã số mã vạch.
• Thông tư số 88/2002/TT-BTC ngày 02/10/2002 của Bộ Tài chính về quy định thu, nộp và quản lý phí cấp sử dụng mã số mã vạch.
• Thông tư số 36/2007/TT-BTC ngày 11/4/2007 điều chỉnh, bổ sung Thông tư 88/2002/TT-BTC.

Những căn cứ pháp lý này đảm bảo tính minh bạch và thống nhất trong toàn bộ quá trình đăng ký, sử dụng và quản lý mã số mã vạch tại Việt Nam theo tiêu chuẩn quốc tế.

Hồ Sơ Đăng Ký Mã Số Mã Vạch Gồm Những Gì?

Để đăng ký sử dụng mã số mã vạch phục vụ cho mục đích thương mại, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định của tổ chức GS1 Việt Nam. Cụ thể:

Thành phần hồ sơ cần nộp:

• Bản đăng ký sử dụng mã số mã vạch (theo biểu mẫu)
• Bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc quyết định thành lập (đối với tổ chức)
• Bảng đăng ký danh mục sản phẩm ứng dụng mã GTIN
• Phiếu cung cấp thông tin cho cơ sở dữ liệu của GS1 Việt Nam

Số lượng hồ sơ: 02 bộ, gửi về tổ chức quản lý mã vạch thuộc Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng.

Biểu mẫu liên quan:

Các mẫu tờ khai được ban hành kèm theo hướng dẫn đăng ký và thường có thể tải xuống từ website chính thức của GS1 Việt Nam hoặc GCDRI tư vấn hỗ trợ.

Các Loại Mã Số Mã Vạch Theo Chuẩn Quốc Tế

Trên thị trường hiện nay, các loại mã số mã vạch được tiêu chuẩn hóa và sử dụng phổ biến theo hệ thống GS1 quốc tế. Dưới đây là các loại cơ bản cần nắm:

Mã EAN – Dành cho sản phẩm bán lẻ

• EAN-13: Dạng phổ biến nhất, gồm 13 chữ số, được dùng rộng rãi trên các bao bì sản phẩm thương mại tại siêu thị và cửa hàng.
• EAN-8: Phiên bản rút gọn chỉ gồm 8 chữ số, phù hợp với các sản phẩm có kích thước nhỏ như mỹ phẩm mini, gói snack nhỏ…

Mã DUN – Dành cho đóng gói vận chuyển

• EAN (DUN-14): Gồm 14 chữ số, dùng để mã hóa các đơn vị đóng gói lớn như thùng carton, pallet sử dụng trong kho vận và phân phối.

Mã sử dụng trong chuỗi logistics và phân phối

• Mã điểm định danh vị trí GLN (Global Location Number): Cho phép định danh địa điểm kho hàng, văn phòng, nhà máy…
• Mã SSCC (Serial Shipping Container Code): Áp dụng cho container hoặc lô hàng, đảm bảo truy xuất nguồn gốc trong vận chuyển công nghiệp.

Phân loại đúng các loại mã số mã vạch và áp dụng đúng bối cảnh giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chuỗi cung ứng và đạt tiêu chuẩn toàn cầu trong hệ thống quản lý sản phẩm.

Kết Luận

Hệ thống mã số mã vạch không chỉ là công cụ hỗ trợ bán hàng hay kiểm kê đơn thuần, mà còn là giải pháp chiến lược giúp doanh nghiệp thiết lập hệ thống tiêu chuẩn hóa vận hành – kết nối chuỗi cung ứng – và khẳng định uy tín trong thị trường nội địa và quốc tế.

Việc đăng ký và sử dụng mã số mã vạch đúng chuẩn giúp tổ chức:

• Nâng cao năng lực quản lý sản phẩm
• Cải thiện hiệu quả logistics
• Đáp ứng yêu cầu truy xuất nguồn gốc – minh bạch thông tin
• Tiến gần hơn đến các thị trường toàn cầu

Nếu doanh nghiệp bạn đang có nhu cầu tìm hiểu thêm, triển khai hoặc đào tạo chuyên sâu về mã số mã vạch và quản lý theo tiêu chuẩn quốc tế, hãy liên hệ với Viện Nghiên Cứu Phát Triển Chứng Nhận Toàn Cầu (GCDRI) qua Hotline: 0904.889.859 (Ms. Hoa) hoặc email: chungnhantoancau@gmail.com để được tư vấn chi tiết và hỗ trợ đăng ký mã vạch nhanh chóng, hiệu quả.

GCDRI cam kết đồng hành cùng doanh nghiệp Việt Nam trên hành trình hội nhập tiêu chuẩn toàn cầu.