Hiểu đúng về năng suất và cách nâng cao năng suất hiệu quả trong doanh nghiệp

Năng suất là một yếu tố then chốt trong sự phát triển bền vững và hiệu quả của doanh nghiệp. Tuy nhiên, nhiều tổ chức vẫn gặp khó khăn trong việc duy trì và nâng cao năng suất lao động, đặc biệt trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gay gắt. Nhận thấy tầm quan trọng của vấn đề này, Viện Nghiên Cứu Phát Triển Chứng Nhận Toàn Cầu (GCDRI) chia sẻ bài viết chuyên sâu nhằm giúp các doanh nghiệp tại Việt Nam hiểu rõ hơn về khái niệm “năng suất”, sự khác biệt giữa năng suất và hiệu suất, cũng như các phương pháp hiệu quả để nâng cao năng suất nội bộ, qua đó thúc đẩy tăng trưởng bền vững.

Năng suất là gì?

Trong kinh tế học và quản lý doanh nghiệp, năng suất (productivity) được định nghĩa là tỷ lệ giữa đầu ra (output) và đầu vào (input) sử dụng để tạo ra sản phẩm hoặc dịch vụ. Nói cách khác, năng suất phản ánh hiệu quả của quá trình sản xuất — đo lường số lượng sản phẩm/dịch vụ được tạo ra từ một đơn vị nguồn lực như lao động, vốn, nguyên vật liệu,…

Ví dụ đơn giản: Nếu một nhân viên ép được 1 lít nước cam từ 5 quả cam, thì năng suất là 1:5. Tuy nhiên, nếu một người khác làm ra cùng 1 lít nước cam từ chỉ 4 quả cam, người đó có năng suất cao hơn, nhờ sử dụng nguyên liệu hiệu quả hơn.

Trong thực tế, năng suất thường được tính toán bằng nhiều công thức tùy thuộc vào lĩnh vực, nhưng về cơ bản luôn dựa trên nguyên lý đầu ra / đầu vào.

Khác biệt giữa năng suất và hiệu suất

Dù thường bị nhầm lẫn, năng suất và hiệu suất là hai khái niệm hoàn toàn khác nhau và cần phân biệt rõ để quản lý hiệu quả.

• Năng suất tập trung vào số lượng đầu ra được tạo ra bởi một cá nhân, nhóm hoặc toàn bộ tổ chức, không xét đến việc sử dụng tài nguyên như thế nào.
• Hiệu suất đánh giá mức độ tối ưu của việc sử dụng nguồn lực (thời gian, chi phí, nhân lực, vật liệu…) nhằm tạo ra cùng một mức đầu ra.

Ví dụ: Một dây chuyền sản xuất tạo ra 100 đơn vị sản phẩm mỗi giờ có thể được xem là có năng suất cao. Tuy nhiên, nếu một nửa số đó không đạt chuẩn chất lượng và bị loại bỏ, thì hiệu suất lại thấp.

Do đó, doanh nghiệp có thể đạt năng suất cao nhưng hiệu suất thấp, nếu chất lượng đầu ra không đảm bảo hoặc sử dụng lãng phí nguồn lực. Ngược lại, tối ưu hiệu suất đôi khi có thể làm giảm năng suất tức thời nhưng mang lại lợi ích lâu dài.

Năng suất lao động là gì?

Năng suất lao động là chỉ số đo lường hiệu quả sản xuất tính theo đơn vị giờ làm việc của người lao động. Đây là một trong những chỉ số quan trọng phản ánh khả năng tạo ra giá trị của nguồn nhân lực trong tổ chức. Có thể đo năng suất lao động theo hai cách:

• Dựa theo số lượng đầu ra (sản phẩm, dịch vụ) tính trên mỗi giờ làm việc;
• Hoặc dựa trên doanh thu thuần chia cho tổng số giờ lao động.

Việc phân tích năng suất lao động cho phép doanh nghiệp nhận diện rõ hơn mức độ đóng góp thực tế của nhân viên, tối ưu hóa quy trình và cơ cấu tổ chức, đồng thời là cơ sở để cải tiến kỹ thuật, tăng lương hợp lý và đầu tư hiệu quả.

Các phương pháp giúp nâng cao năng suất trong doanh nghiệp

Để tăng trưởng bền vững, doanh nghiệp không nên chỉ tập trung gia tăng số lượng đầu ra, mà cần cải thiện toàn diện từ quy trình vận hành đến cách thức quản trị nhân sự. Dưới đây là những giải pháp chính yếu mà GCDRI khuyến nghị để thúc đẩy năng suất nội bộ, đồng thời duy trì hiệu suất vận hành:

Lập kế hoạch hoạt động và tiếp thị cụ thể

Mỗi doanh nghiệp cần có kế hoạch rõ ràng về mục tiêu kinh doanh, thị trường mục tiêu, và phương pháp tiếp cận khách hàng. Một chiến lược tiếp thị hợp lý sẽ giúp phân bổ nguồn lực đúng lúc, đúng chỗ, tránh lãng phí và nâng cao hiệu quả công việc. Lịch trình tiếp thị được hoạch định theo quý hoặc theo năm sẽ là công cụ đắc lực giúp bộ phận kinh doanh phối hợp chặt chẽ hơn với sản xuất, vận hành và tài chính.

Ví dụ: Thay vì quảng cáo rải rác và cảm tính, doanh nghiệp nên xây dựng hệ thống nội dung, kênh truyền thông và ngân sách cụ thể theo chiến lược từng giai đoạn.

Áp dụng công nghệ và tự động hóa quy trình

Công nghệ là chìa khóa để nâng cao năng suất. Khi các công việc lặp đi lặp lại như nhập liệu, xử lý đơn hàng hay trả lời email hỗ trợ khách hàng được tự động hóa, nhân sự sẽ có thời gian tập trung vào các nhiệm vụ có giá trị gia tăng cao hơn.

Các ứng dụng phổ biến có thể kể đến: phần mềm CRM, phần mềm quản trị dự án (Asana, Trello), phần mềm tự động hóa tiếp thị (HubSpot, ActiveCampaign), phần mềm kế toán tự động (Xero)…

Việc lựa chọn đúng công cụ theo từng phòng ban sẽ giúp hợp lý hóa dòng công việc, giảm thiểu sai sót và tăng tốc độ xử lý đáng kể.

Thường xuyên đánh giá và cải tiến quy trình làm việc

Một trong những nguyên nhân chính làm giảm năng suất là quy trình lỗi thời hoặc không tối ưu. Doanh nghiệp cần thiết lập cơ chế định kỳ đánh giá các quy trình nội bộ, từ quản lý kho, vận hành đơn hàng đến quy trình chăm sóc khách hàng.

Hãy xác định các điểm nghẽn (bottlenecks), công đoạn dư thừa, hoặc các nhiệm vụ có thể chuyển giao để cải tiến tiến độ tổng thể. Càng đơn giản hóa quy trình bao nhiêu, năng suất tổng thể càng được cải thiện.

Ngoài ra, việc giảm dự án đang xử lý cùng lúc (WIP) cũng là cách hiệu quả để tránh chia nhỏ nguồn lực, từ đó nâng cao chất lượng công việc đầu ra.

Ghi nhận và khen thưởng nhân sự kịp thời

Động lực làm việc là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất cá nhân. Khi nhân viên được ghi nhận, khen thưởng đúng lúc, họ có xu hướng làm việc chăm chỉ hơn, gắn bó lâu dài hơn và cống hiến nhiều hơn cho doanh nghiệp.

Doanh nghiệp có thể xây dựng hệ thống phản hồi nội bộ — ví dụ như công cụ “Cheers for Peers” của Slack — để ghi nhận đóng góp của nhân viên một cách công khai, tạo môi trường làm việc tích cực. Ngoài ra, những phần thưởng như tăng lương, quà tặng cá nhân hóa, hoặc chế độ chăm sóc tinh thần cũng giúp tạo động lực bền vững.

Kết luận: Doanh nghiệp cần làm gì để cải thiện năng suất?

Năng suất không chỉ là thước đo về đầu ra mà còn phản ánh nền tảng phát triển dài hạn của toàn doanh nghiệp. Để nâng cao năng suất hiệu quả, doanh nghiệp cần nhìn nhận một cách tổng thể từ quy trình, công nghệ đến con người – và kiên định theo từng giai đoạn cải tiến. Việc tối ưu hóa không nên tiến hành riêng lẻ hay tức thời, mà cần định hướng chiến lược nhất quán, gắn liền với mục tiêu tăng trưởng chung.

Nếu quý doanh nghiệp đang tìm kiếm các giải pháp tư vấn chuyên sâu để tối ưu năng suất và nâng cấp hệ thống quản trị phù hợp với các tiêu chuẩn quốc tế, GCDRI sẵn sàng đồng hành với bạn.

Hãy liên hệ ngay với chúng tôi qua:
Hotline: 0904.889.859 (Ms.Hoa)
Email: chungnhantoancau@gmail.com.

Viện Nghiên Cứu Phát Triển Chứng Nhận Toàn Cầu (GCDRI) — Đối tác chiến lược trong hành trình nâng cao năng lực doanh nghiệp Việt.