Thời hạn Chứng nhận ISO 9001 có hiệu lực bao lâu?

Giới thiệu về chứng nhận ISO 9001

ISO 9001 là tiêu chuẩn quốc tế quy định các yêu cầu về Hệ thống Quản lý Chất lượng (Quality Management System – QMS). Doanh nghiệp đạt chứng nhận ISO 9001 được công nhận là có quy trình quản lý bài bản, sản phẩm và dịch vụ ổn định, đáp ứng yêu cầu của khách hàng và các quy định pháp luật liên quan.

Nhiều doanh nghiệp sau khi được cấp chứng chỉ thường thắc mắc:
“Chứng nhận ISO 9001 có hiệu lực bao lâu? Bao nhiêu năm phải đánh giá lại? Khi nào cần gia hạn chứng chỉ?”

Trong vai trò đơn vị tư vấn và kết nối dịch vụ chứng nhận ISO cho doanh nghiệp,
Viện Nghiên Cứu Phát Triển Chứng Nhận Toàn Cầu (GCDRI) sẽ giúp anh/chị hiểu rõ:

• Thời hạn hiệu lực của chứng nhận ISO 9001.
• Chu kỳ đánh giá giám sát hằng năm.
• Trường hợp chứng chỉ hết hiệu lực hoặc bị thu hồi.
• Cách gia hạn và duy trì chứng nhận ISO 9001 liên tục.

Thời hạn hiệu lực của chứng nhận ISO 9001 là bao lâu?

Theo thông lệ quốc tế, chứng chỉ ISO 9001 có hiệu lực 03 năm (36 tháng) kể từ ngày được cấp. Trong suốt 3 năm này, doanh nghiệp cần duy trì hệ thống quản lý chất lượng và tham gia các cuộc đánh giá giám sát định kỳ hằng năm của tổ chức chứng nhận.

Ví dụ minh họa thời hạn chứng nhận ISO 9001

Giả sử Công ty TNHH ABC được cấp chứng nhận ISO 9001:2015 vào tháng 5/2022:

• Thời hạn chứng chỉ: từ 05/2022 đến 05/2025 (03 năm).
• Năm 2023: thực hiện đánh giá giám sát lần 1.
• Năm 2024: thực hiện đánh giá giám sát lần 2.
• Năm 2025: thực hiện đánh giá tái chứng nhận để gia hạn thêm 03 năm tiếp theo.

Nếu doanh nghiệp thực hiện đầy đủ giám sát và duy trì hệ thống tốt, chứng chỉ sẽ được
gia hạn thêm 3 năm mà không bị gián đoạn hiệu lực.

Chu kỳ đánh giá giám sát chứng nhận ISO 9001

Đánh giá giám sát (Surveillance Audit) là các cuộc đánh giá được tổ chức chứng nhận thực hiện
mỗi năm một lần, trong suốt thời gian chứng chỉ còn hiệu lực. Mục đích là để:

• Kiểm tra doanh nghiệp có tiếp tục áp dụng hệ thống theo đúng yêu cầu ISO 9001 hay không.
• Đảm bảo quy trình, hồ sơ, biểu mẫu vẫn được duy trì và cải tiến.
• Ghi nhận các điểm mạnh và chỉ ra các điểm chưa phù hợp cần khắc phục.

Ví dụ về chu kỳ giám sát ISO 9001

Doanh nghiệp được cấp chứng nhận ISO 9001 vào tháng 6/2023:

• Giám sát lần 1: dự kiến vào khoảng tháng 5–6/2024.
• Giám sát lần 2: dự kiến vào khoảng tháng 5–6/2025.
• Sau đó thực hiện tái chứng nhận để gia hạn thêm 3 năm.

Nếu doanh nghiệp không tham gia giám sát đúng lịch hoặc trì hoãn quá lâu,
tổ chức chứng nhận có thể áp dụng biện pháp tạm đình chỉ hoặc thu hồi chứng chỉ ISO 9001.

Khi nào chứng nhận ISO 9001 hết hiệu lực hoặc bị thu hồi?

Chứng chỉ ISO 9001 có thể hết hiệu lực do đến ngày hết hạn tự nhiên,
hoặc bị tạm dừng/thu hồi trong một số trường hợp sau:

• Không thực hiện đánh giá giám sát đúng hạn theo kế hoạch.
• Không khắc phục các điểm không phù hợp nghiêm trọng sau đánh giá.
• Thay đổi lớn về phạm vi, quy mô, địa điểm nhưng không cập nhật với tổ chức chứng nhận.
• Sử dụng logo ISO, dấu chứng nhận sai quy định hoặc sử dụng cho sản phẩm/dịch vụ ngoài phạm vi chứng nhận.

Ví dụ về việc chứng nhận bị dừng hiệu lực

Ví dụ 1: Công ty X được yêu cầu giám sát vào tháng 7/2024 nhưng liên tục dời lịch,
không phối hợp với tổ chức chứng nhận. Sau nhiều lần nhắc nhở, chứng chỉ có thể bị
tạm đình chỉ hiệu lực cho tới khi doanh nghiệp đồng ý đánh giá lại.

Ví dụ 2: Doanh nghiệp Y bị phát hiện vi phạm nghiêm trọng trong quá trình kiểm soát chất lượng
(ví dụ: sản phẩm không đạt nhưng vẫn xuất xưởng). Sau đánh giá, tổ chức chứng nhận yêu cầu khắc phục trong 60 ngày
nhưng doanh nghiệp không thực hiện đầy đủ. Trường hợp này, chứng chỉ ISO 9001 có thể bị thu hồi hoàn toàn.

Quy trình gia hạn chứng nhận ISO 9001

Khi chứng nhận ISO 9001 sắp hết hạn (thường là trước 03 tháng), doanh nghiệp cần liên hệ
với tổ chức chứng nhận hoặc đơn vị tư vấn để chuẩn bị hồ sơ tái chứng nhận.

Quy trình gia hạn chứng nhận ISO 9001 thường gồm các bước:

• Bước 1: Rà soát lại hệ thống quản lý chất lượng hiện tại, cập nhật các thay đổi nếu có.
• Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ tái chứng nhận: chứng chỉ cũ, báo cáo duy trì, kết quả các lần giám sát, báo cáo đánh giá nội bộ.
• Bước 3: Tổ chức chứng nhận tiến hành đánh giá tái chứng nhận (re-certification audit).
• Bước 4: Nếu đáp ứng yêu cầu, doanh nghiệp được cấp chứng chỉ mới có hiệu lực 03 năm tiếp theo.

Ví dụ về gia hạn chứng nhận ISO 9001

Công ty DEF Logistics có chứng nhận ISO 9001 hết hạn vào 12/2025. Doanh nghiệp chủ động liên hệ với đơn vị tư vấn và tổ chức chứng nhận từ 10/2025.
Sau khi được đánh giá tái chứng nhận và khắc phục một số điểm nhỏ, công ty được cấp
chứng chỉ mới có hiệu lực đến 12/2028. Nhờ đó, hoạt động đấu thầu và hợp tác với khách hàng lớn không bị gián đoạn.

Lợi ích của việc duy trì chứng nhận ISO 9001 liên tục

Duy trì chứng nhận ISO 9001 không chỉ để “có một tấm giấy chứng nhận”, mà quan trọng hơn là:

• Tăng uy tín và niềm tin trong mắt khách hàng, đối tác, nhà đầu tư.
• Nâng cao năng suất và chất lượng nhờ quy trình rõ ràng, giảm sai lỗi và lãng phí.
• Tạo lợi thế cạnh tranh trong đấu thầu, đặc biệt các dự án nhà nước hoặc khách hàng FDI.
• Hỗ trợ mở rộng thị trường xuất khẩu, nhất là khi khách hàng nước ngoài yêu cầu chứng chỉ ISO 9001 còn hiệu lực.
• Thúc đẩy cải tiến liên tục, giúp doanh nghiệp phát triển bền vững.

Ví dụ thực tế về lợi ích duy trì ISO 9001

Một doanh nghiệp trong lĩnh vực sản xuất bao bì thực phẩm đã duy trì chứng nhận ISO 9001 liên tục hơn 9 năm. Nhờ hệ thống quản lý chất lượng ổn định, doanh nghiệp dễ dàng đáp ứng yêu cầu khắt khe của đối tác Nhật Bản và ký được các hợp đồng xuất khẩu dài hạn. Nếu chứng chỉ ISO 9001 bị gián đoạn, việc chứng minh năng lực chất lượng sẽ khó khăn hơn nhiều.

Lời khuyên từ Viện Nghiên Cứu Phát Triển Chứng Nhận Toàn Cầu (GCDRI)

Để chứng chỉ ISO 9001 luôn có hiệu lực và mang lại giá trị thực tế, doanh nghiệp nên:

• Thiết lập người phụ trách ISO hoặc bộ phận quản lý hệ thống rõ ràng.
• Lập kế hoạch đánh giá nội bộ định kỳ, không chờ đến khi gần giám sát mới “chạy”.
• Theo dõi sát thời hạn chứng chỉ và lịch giám sát hàng năm.
• Cập nhật kịp thời khi có sự thay đổi về quy mô, địa điểm, phạm vi áp dụng.
• Hợp tác với đơn vị tư vấn và tổ chức chứng nhận uy tín để được hỗ trợ đầy đủ về hồ sơ, quy trình.

Viện Nghiên Cứu Phát Triển Chứng Nhận Toàn Cầu (GCDRI) đồng hành cùng doanh nghiệp trong:

• Tư vấn xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001.
• Hỗ trợ kết nối đăng ký chứng nhận với tổ chức chứng nhận phù hợp.
• Hỗ trợ doanh nghiệp gia hạn, tái chứng nhận, mở rộng phạm vi chứng chỉ.

Liên hệ tư vấn chứng nhận ISO 9001:

Hotline: 0904.889.859

Email: [email protected]

Kết luận

Tóm lại, chứng nhận ISO 9001 có hiệu lực 03 năm kể từ ngày cấp. Trong khoảng thời gian này, doanh nghiệp cần thực hiện đầy đủ các cuộc đánh giá giám sát hằng năm và chuẩn bị tái chứng nhận trước khi hết hạn để không bị gián đoạn hiệu lực. Việc duy trì chứng chỉ ISO 9001 liên tục giúp doanh nghiệp khẳng định năng lực quản lý, nâng cao uy tín thương hiệu, hỗ trợ mạnh mẽ trong đấu thầu và mở rộng thị trường. Nếu anh/chị đang chuẩn bị đăng ký chứng nhận ISO 9001 hoặc gia hạn chứng chỉ ISO 9001 sắp hết hạn, anh/chị có thể liên hệ GCDRI để được tư vấn chi tiết, tiết kiệm thời gian và chi phí.