Thông Tin Dạng Văn Bản Là Gì? Nội Dung Thông Tin Dạng Văn Bản Gồm Những Gì?

Viện Nghiên Cứu Phát Triển Chứng Nhận Toàn Cầu (GCDRI) xin giới thiệu bài viết về thông tin dạng văn bản, một chủ đề quan trọng trong lĩnh vực tiêu chuẩn quốc tế và hệ thống chứng nhận. Chúng tôi chọn chủ đề này để chia sẻ nhằm giúp độc giả hiểu rõ hơn về cách quản lý và sử dụng thông tin dạng văn bản trong tổ chức, từ đó nâng cao hiệu quả và chất lượng công việc.

Thông Tin Dạng Văn Bản Là Gì?

Thông tin dạng văn bản là thông tin cần được kiểm soát và duy trì bởi một tổ chức, được trình bày hoặc lưu trữ dưới bất kỳ định dạng và phương tiện nào từ bất kỳ nguồn nào. Đây là một phần quan trọng trong việc quản lý chất lượng và đảm bảo các hoạt động của tổ chức được thực hiện một cách hiệu quả và đúng quy trình.

Trong hệ thống quản lý chất lượng, thông tin dạng văn bản được phân loại thành hai loại chính:

• Tài liệu: Là các thông tin dạng văn bản phục vụ cho việc hoạch định và kiểm soát hệ thống quản lý chất lượng. Tài liệu bao gồm chính sách, mục tiêu, sổ tay chất lượng, quy trình, hướng dẫn công việc, biểu mẫu và hồ sơ.
• Hồ sơ: Là các thông tin dạng văn bản dùng để công bố kết quả hoặc cung cấp bằng chứng về các hoạt động đã được thực hiện trong hệ thống quản lý chất lượng. Hồ sơ chất lượng có thể được sử dụng để lập tài liệu về xác định nguồn gốc, cung cấp bằng chứng về kiểm tra xác nhận, hành động khắc phục và không thuộc diện kiểm soát sửa đổi.

Cấu Trúc Thông Tin Dạng Văn Bản

Thông tin dạng văn bản có thể được cấu trúc theo nhiều cách khác nhau, tùy thuộc vào mục đích và yêu cầu cụ thể của tổ chức. Dưới đây là một số cách cấu trúc phổ biến:

Theo Dạng Thông Tin Tài Liệu

• Chính sách chất lượng
• Mục tiêu chất lượng
• Sổ tay chất lượng
• Quy trình
• Quy trình làm việc tự động
• Hướng dẫn công việc
• Biểu mẫu
• Hồ sơ

Theo Phòng Ban

• Phòng nhân sự
• Phòng bán hàng
• Phòng chế tạo
• Phòng thiết kế
• Phòng mua hàng
• Phòng sản xuất
• Phòng dự án
• Phòng quy trình

Theo Các Bên Quan Tâm

• Khách hàng
• Người sử dụng
• Nhà cung cấp
• Cộng đồng
• Ban quản lý/lãnh đạo
• Người lao động
• Cổ đông
• Bên quan tâm khác

Theo Dòng Chảy Cải Tiến

• Chính sách
• Mục tiêu
• Kế hoạch thực hiện
• Kết quả

Theo Sản Phẩm, Dịch Vụ Cung Cấp

• Thông số kỹ thuật
• Các yêu cầu
• Các yêu cầu hoạt động
• Các hoạt động kiểm soát
• Biên bản cuộc họp

Mục Đích Của Thông Tin Dạng Văn Bản

Thông tin dạng văn bản đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và điều hành tổ chức. Dưới đây là một số mục đích chính của thông tin dạng văn bản:

• Truyền thông tin: Đảm bảo thông tin được truyền đạt rõ ràng và chính xác giữa các bộ phận trong tổ chức.
• Làm bằng chứng: Cung cấp bằng chứng về các hoạt động đã được thực hiện và kết quả đạt được.
• Lưu trữ kiến thức: Lưu trữ kiến thức và kinh nghiệm của tổ chức để có thể tái sử dụng trong tương lai.
• Chia sẻ kiến thức: Chia sẻ kiến thức và kinh nghiệm giữa các thành viên trong tổ chức.
• Mô tả hệ thống quản lý chất lượng: Mô tả chi tiết về hệ thống quản lý chất lượng của tổ chức.

Lợi Ích Của Thông Tin Dạng Văn Bản

Sử dụng thông tin dạng văn bản mang lại nhiều lợi ích cho tổ chức, bao gồm:

• Thể hiện sự tuân thủ: Đảm bảo tổ chức tuân thủ các tiêu chuẩn và quy định.
• Cung cấp thông tin: Cung cấp thông tin cần thiết cho các hoạt động của tổ chức.
• Truyền đạt cam kết: Thể hiện cam kết của tổ chức đối với chất lượng và sự cải tiến liên tục.
• Hiểu rõ vai trò của mình trong tổ chức: Giúp nhân viên hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của mình.
• Tăng sự thấu hiểu giữa các cấp: Cải thiện giao tiếp và sự hiểu biết giữa các cấp trong tổ chức.
• Bằng chứng khách quan các yêu cầu đã đạt được: Cung cấp bằng chứng khách quan về việc đạt được các yêu cầu và mục tiêu.
• Giải quyết các rủi ro và cơ hội: Giúp tổ chức nhận diện và giải quyết các rủi ro, đồng thời nắm bắt các cơ hội.
• Cung cấp kiến thức về tổ chức: Cung cấp kiến thức về tổ chức và các hoạt động của nó.
• Nêu rõ các công việc phải được thực hiện: Xác định rõ các công việc cần thực hiện và trách nhiệm của từng bộ phận.
• Chứng minh năng lực: Chứng minh năng lực của tổ chức trong việc quản lý chất lượng.
• Cung cấp các yêu cầu cho các nhà cung cấp bên ngoài: Đảm bảo các nhà cung cấp bên ngoài hiểu rõ các yêu cầu của tổ chức.
• Cung cấp thông tin để đánh giá hiệu lực và tính phù hợp liên tục của hệ thống quản lý chất lượng: Giúp tổ chức đánh giá và cải tiến liên tục hệ thống quản lý chất lượng.

Nội Dung Thông Tin Dạng Văn Bản Cần Phải Có

Để đảm bảo hệ thống quản lý chất lượng hoạt động hiệu quả, thông tin dạng văn bản cần bao gồm các nội dung sau:

• Phạm vi hệ thống quản lý chất lượng: Xác định phạm vi áp dụng của hệ thống quản lý chất lượng.
• Chính sách chất lượng: Nêu rõ chính sách chất lượng của tổ chức.
• Mục tiêu chất lượng: Xác định các mục tiêu chất lượng cần đạt được.
• Sổ tay chất lượng: Mô tả chi tiết về hệ thống quản lý chất lượng.
• Thông tin cần thiết: Cung cấp các thông tin cần thiết cho các hoạt động của tổ chức.
• Sơ đồ tổ chức: Mô tả cấu trúc tổ chức và trách nhiệm của từng bộ phận.
• Biểu đồ quy trình, lưu đồ quy trình và/hoặc mô tả quy trình: Mô tả các quy trình và cách thức thực hiện.
• Thủ tục và hướng dẫn công việc: Cung cấp hướng dẫn chi tiết cho các công việc cụ thể.
• Quy trình làm việc tự động: Mô tả các quy trình làm việc tự động trong tổ chức.
• Thông số kỹ thuật sản phẩm và dịch vụ: Xác định các thông số kỹ thuật cho sản phẩm và dịch vụ.
• Thông tin liên lạc nội bộ và bên ngoài: Quản lý thông tin liên lạc giữa các bộ phận và với các bên liên quan.
• Kế hoạch, chương trình và danh sách: Lập kế hoạch và danh sách cho các hoạt động của tổ chức.
• Biểu mẫu và danh sách kiểm tra: Cung cấp các biểu mẫu và danh sách kiểm tra để đảm bảo các hoạt động được thực hiện đúng quy trình.
• Thông tin dạng văn bản có nguồn gốc bên ngoài: Quản lý các thông tin dạng văn bản từ các nguồn bên ngoài.
• Thông tin dạng văn bản có thể ở bất kỳ loại phương tiện nào: Bao gồm giấy, điện tử, ảnh hoặc mẫu vật lý.

Điều Khoản 5 Trong ISO 10013 Hướng Dẫn Tạo Và Cập Nhật Thông Tin Dạng Văn Bản

Theo tiêu chuẩn ISO 10013, điều khoản 5 cung cấp hướng dẫn chi tiết về việc tạo và cập nhật thông tin dạng văn bản:

• Xác định thông tin dạng văn bản cần có phù hợp với phạm vi và bối cảnh của tổ chức: Xác định các loại thông tin dạng văn bản cần thiết cho tổ chức.
• Liệt kê, thu thập dữ liệu, so sánh thông tin dạng văn bản với phạm vi và yêu cầu => phát triển & cải tiến: Thu thập và so sánh thông tin để phát triển và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng.
• Đào tạo nhân viên soạn thảo thông tin dạng văn bản và yêu cầu của tiêu chuẩn, các tiêu chí chọn lựa: Đào tạo nhân viên về cách soạn thảo và quản lý thông tin dạng văn bản.
• Xác định cấu trúc và thông tin dạng văn bản định xây dựng mức độ: Xác định cấu trúc và mức độ chi tiết của thông tin dạng văn bản.
• Xác định trình tự và sự tương tác của các quy trình, xây dựng, kiểm soát các hồ sơ cần thiết đảm bảo tính phù hợp: Xác định trình tự và sự tương tác giữa các quy trình, đồng thời xây dựng và kiểm soát các hồ sơ cần thiết.
• Phân tích và cải tiến: Phân tích và cải tiến liên tục thông tin dạng văn bản.
• Xác minh, so sánh với yêu cầu: Xác minh và so sánh thông tin dạng văn bản với các yêu cầu của tổ chức.
• Xác thực/thẩm định: Xác thực và thẩm định thông tin dạng văn bản.
• Xem xét/phê duyệt: Xem xét và phê duyệt thông tin dạng văn bản.
• Ban hành và kiểm soát thông tin dạng văn bản: Ban hành và kiểm soát thông tin dạng văn bản.
• Đào tạo, cập nhật cho nhân viên tài liệu mới: Đào tạo và cập nhật cho nhân viên về tài liệu mới.
• Cập nhật thông tin dạng văn bản: Cập nhật thông tin dạng văn bản khi cần thiết.
• Kiểm soát thông tin dạng văn bản: Kiểm soát thông tin dạng văn bản để đảm bảo tính chính xác và phù hợp.
• Sẵn có: Đảm bảo thông tin dạng văn bản luôn sẵn có khi cần.
• Phân phối, truy cập, truy xuất, sử dụng: Quản lý việc phân phối, truy cập, truy xuất và sử dụng thông tin dạng văn bản.
• Cập nhật & kiểm soát thay đổi: Cập nhật và kiểm soát các thay đổi đối với thông tin dạng văn bản.
• Sự bảo vệ: Đảm bảo thông tin dạng văn bản được bảo vệ khỏi sự truy cập không hợp pháp.
• Lưu trữ, bảo quản: Lưu trữ và bảo quản thông tin dạng văn bản.
• Lưu giữ & bảo lưu: Lưu giữ và bảo lưu thông tin dạng văn bản để sử dụng trong tương lai.

Kết Luận

Thông tin dạng văn bản đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý chất lượng và đảm bảo các hoạt động của tổ chức được thực hiện một cách hiệu quả. Việc hiểu rõ và quản lý tốt thông tin dạng văn bản sẽ giúp tổ chức nâng cao hiệu quả hoạt động và đạt được các mục tiêu chất lượng đề ra.

Để tìm hiểu thêm về các dịch vụ tư vấn và đào tạo về tiêu chuẩn quốc tế, vui lòng liên hệ với Viện Nghiên Cứu Phát Triển Chứng Nhận Toàn Cầu (GCDRI) qua Hotline: 0904.889.859 (Ms.Hoa) hoặc email: chungnhantoancau@gmail.com.