Quản lý kho theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 – Bảo vệ đầu ra, chuẩn hóa quy trình

Trong hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015, quản lý kho đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ cung cấp cho khách hàng. Mặc dù tiêu chuẩn không quy định cụ thể từng bước cần thực hiện khi quản lý kho, nhưng ISO 9001:2015 yêu cầu tổ chức phải đảm bảo “đầu ra” của quá trình sản xuất luôn đáp ứng đầy đủ tiêu chuẩn – trong đó có bảo quản, nhận dạng, đóng gói, lưu trữ và bảo vệ sản phẩm.

Bài viết dưới đây do Viện Nghiên Cứu Phát Triển Chứng Nhận Toàn Cầu (GCDRI) biên soạn, nhằm giúp doanh nghiệp hiểu rõ và vận dụng hiệu quả điều khoản 8.5.4 của ISO 9001:2015 trong thiết lập và duy trì hệ thống quản lý kho chuyên nghiệp, hiệu quả và phù hợp với thông lệ quốc tế.

Lợi ích của việc thiết lập quản lý kho theo tiêu chuẩn ISO 9001

Quản lý kho không chỉ liên quan đến lưu trữ hàng hóa, mà còn là một phần quan trọng của việc đảm bảo chất lượng đầu ra trong chuỗi cung ứng. Khi được tổ chức và kiểm soát đúng cách, quản lý kho mang lại nhiều giá trị thiết thực như:

Đối với sản phẩm hữu hình

• Chống thất thoát và hư hỏng: Kho tổ chức hợp lý giúp nguyên vật liệu và hàng hóa luôn trong điều kiện tốt, tránh bị ẩm mốc, xuống cấp hoặc bị mất cắp.
• Kiểm soát hạn sử dụng: Với các sản phẩm giới hạn thời gian lưu kho (như hóa chất, thực phẩm, cao su….) quản lý hạn sử dụng hiệu quả giúp tránh nguy cơ ảnh hưởng đến chất lượng.
• Tối ưu sửa chữa và kiểm tra: Sản phẩm được bảo quản tốt sẽ hạn chế phải tái kiểm tra hoặc sửa chữa không cần thiết, giảm chi phí và công sức.
• Cải thiện trải nghiệm khách hàng: Giao sản phẩm sạch sẽ, rõ nguồn gốc xuất xứ, không móp méo sẽ tăng độ tin tưởng và gây ấn tượng tích cực với khách hàng.

Đối với dịch vụ

• Giảm rủi ro hư hại tài sản hoặc dữ liệu: Các dịch vụ liên quan đến dữ liệu điện tử hoặc sản phẩm số sẽ chuyên nghiệp hơn khi thông tin được bảo vệ an toàn trong suốt quá trình lưu trữ và cung cấp.
• Gây dựng hình ảnh chuyên nghiệp: Dịch vụ được tổ chức tốt sẽ thêm phần tin cậy trong mắt khách hàng.

Những nội dung cốt lõi trong hệ thống quản lý kho

Một hệ thống kho được triển khai theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 cần xây dựng quy trình rõ ràng cho cả hai khía cạnh: nhập kho và xuất kho.

1. Quy trình nhập kho

Bao gồm các bước:

• Tiếp nhận đơn hàng hoặc nguyên vật liệu
• Kiểm tra chất lượng đầu vào và độ phù hợp
• Lưu trữ hàng hóa đúng vị trí
• Ghi nhận hồ sơ nhập kho đầy đủ

2. Quy trình xuất kho

Bao gồm các bước:

• Nhận yêu cầu xuất hàng
• Trích kho và kiểm tra hàng hóa trước khi xuất
• Ghi lại thông tin xuất kho
• Lưu hồ sơ, cập nhật tồn kho

Cần sử dụng các tài liệu như:

• Phiếu nhập kho
• Phiếu yêu cầu vật tư
• Phiếu xuất kho
• Sổ theo dõi xuất – nhập – tồn

Quan trọng hơn, doanh nghiệp phải phân công trách nhiệm rõ ràng cho từng đối tượng tham gia, bao gồm nhân viên kho, thủ kho, bộ phận mua hàng, kiểm tra chất lượng, kế toán,… Như vậy sẽ đảm bảo quá trình diễn ra trôi chảy, minh bạch và dễ dàng truy vết khi cần.

Các yếu tố kỹ thuật cần lưu ý trong thiết kế và triển khai quản lý kho

Theo điều khoản 8.5.4 của ISO 9001:2015, một hệ thống quản lý kho hiệu quả cần đảm bảo đầy đủ các yếu tố sau đây:

Nhận dạng

Toàn bộ sản phẩm và nguyên vật liệu trong kho phải được gắn nhãn nhận dạng rõ ràng, như mã hàng, lô sản xuất, ngày nhập kho hoặc thông tin sản xuất. Điều này giúp doanh nghiệp:

• Dễ dàng kiểm kê
• Truy xuất nguồn gốc khi có sự cố về chất lượng
• Phân biệt nhanh giữa các loại hàng hóa (tránh nhầm lẫn đơn hàng)

Xử lý

Doanh nghiệp cần áp dụng phương pháp thao tác và di chuyển sản phẩm phù hợp trong kho. Điều này có thể bao gồm xe nâng, giá đỡ, thiết bị chuyên dụng, đóng gói tiêu chuẩn,… để tránh trầy xước, gãy vỡ, méo mó sản phẩm trong quá trình lưu kho và vận chuyển nội bộ.

Đóng gói

Phải có các quy trình đóng gói chuyên biệt cho nhóm sản phẩm khác nhau, đảm bảo:

• Đảm bảo khả năng chống va đập
• Chống bụi, ẩm mốc trong quá trình vận chuyển
• Nhãn mác rõ ràng để không bị lạc mất hoặc mở nhầm

Bảo quản

Tùy từng loại hàng hóa, cần xác định điều kiện bảo quản phù hợp như nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng, thời gian lưu kho,… Ví dụ: Các sản phẩm từ cao su thường yêu cầu bảo quản ở nơi râm mát để tránh lưu hóa hoặc nứt bề mặt.

Bảo vệ

Kho còn phải đảm bảo giữ an toàn khỏi các tác nhân bên ngoài như trộm cắp, sự cố cháy nổ, lỗi hệ thống,… Các biện pháp cần thiết có thể bao gồm:

• Gắn camera, kiểm soát ra vào
• Báo cháy/ chữa cháy tự động
• Chống sét, thiết bị phát hiện rò rỉ ẩm hoặc nhiệt

Ứng dụng thực tiễn đối với các đầu ra khác nhau

Với sản phẩm hữu hình

Doanh nghiệp cần kiểm soát chặt chẽ toàn bộ vòng đời lưu kho như:

• Điều kiện môi trường trong kho
• Phương thức lưu trữ theo lô/nhãn/loại mặt hàng
• Kiểm soát thời hạn sử dụng hoặc thời gian lưu kho tối đa
• Phương thức đóng gói trước xuất kho

Ví dụ: Kho hàng cao su cần duy trì độ ẩm – ánh sáng phù hợp, có khu vực riêng cách nhiệt.

Với dịch vụ/dữ liệu số

Trong trường hợp đầu ra là tài liệu hoặc dữ liệu điện tử, việc bảo quản tập tin, thông tin trên nền tảng số cần bảo mật nghiêm ngặt. Doanh nghiệp có thể:

• Sử dụng phần mềm lưu trữ có chứng chỉ bảo mật
• Mã hóa các tập tin quan trọng
• Xác thực truy cập hệ thống đa lớp
• Sao lưu định kỳ để tránh mất dữ liệu

Ai có trách nhiệm xây dựng và phê duyệt quy trình quản lý kho?

Theo thông lệ tiêu chuẩn, cơ cấu tổ chức xây dựng quy trình quản lý kho gồm:

• Người soạn thảo: Thường là Thư ký ISO hoặc chuyên viên ISO của doanh nghiệp.
• Người kiểm tra: Trưởng ban ISO – có nhiệm vụ rà soát nội dung.
• Người phê duyệt: Giám đốc hoặc lãnh đạo cao nhất ký tên, đóng dấu để ban hành chính thức làm căn cứ thực hiện.

Việc này không chỉ đảm bảo quy trình tuân thủ ISO 9001:2015 mà còn minh chứng cho việc ban lãnh đạo cam kết xây dựng và duy trì hệ thống quản lý chất lượng toàn diện.

Kết luận: Bắt đầu từ kho để kiểm soát chất lượng đầu ra

Một hệ thống quản lý kho theo ISO 9001:2015 không chỉ là thủ tục giấy tờ mà thực sự là nền tảng giúp doanh nghiệp kiểm soát đầu ra, bảo vệ tài sản và nâng cao sự chuyên nghiệp trong vận hành.

Từ việc nhận dạng, lưu kho, đóng gói, đến bảo vệ và truy xuất – tất cả đều cần thiết kế bài bản để đảm bảo phù hợp với yêu cầu tiêu chuẩn quốc tế, đặc biệt trong môi trường sản xuất và cung ứng ngày càng khắt khe về chất lượng.

Hãy bắt đầu chuẩn hóa kho của bạn để tạo tiền đề vững chắc cho hành trình xây dựng hệ thống quản lý chất lượng chuyên nghiệp và đáng tin cậy.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang tìm kiếm giải pháp đào tạo và chứng nhận ISO 9001:2015, hãy để Viện Nghiên Cứu Phát Triển Chứng Nhận Toàn Cầu (GCDRI) đồng hành. Chúng tôi cung cấp chương trình tư vấn, đào tạo nội bộ, mẫu tài liệu chuẩn ISO với đội ngũ chuyên gia hơn 15 năm kinh nghiệm.

Liên hệ ngay:

Hotline: 0904.889.859 (Ms.Hoa)
Email: chungnhantoancau@gmail.com

GCDRI – Kiến tạo giá trị thực, lan tỏa chuẩn mực toàn cầu.