Thông tin dạng văn bản trong ISO 9001: Khái niệm, vai trò và các yêu cầu bắt buộc

Trong quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001, “thông tin dạng văn bản” được coi như một trụ cột thiết yếu, giúp tổ chức thiết lập, vận hành và cải thiện hệ thống quản lý một cách hiệu quả và nhất quán. Bài viết dưới đây được biên soạn và chia sẻ bởi Viện Nghiên Cứu Phát Triển Chứng Nhận Toàn Cầu (GCDRI), nhằm giúp doanh nghiệp Việt Nam nắm vững tầm quan trọng và các nguyên tắc kiểm soát thông tin dạng văn bản theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015.

Việc nhận diện và áp dụng hợp lý nội dung này không chỉ đảm bảo tổ chức vận hành theo đúng lộ trình hệ thống quản lý chất lượng (QMS), mà còn là minh chứng cho cam kết của doanh nghiệp trong cung cấp sản phẩm, dịch vụ chất lượng cao.

Thông tin dạng văn bản là gì trong ISO 9001?

Trước phiên bản ISO 9001:2015, các thuật ngữ như “tài liệu” và “hồ sơ” thường được sử dụng riêng biệt để chỉ những dạng dữ liệu, thông tin quan trọng trong tổ chức. Tuy nhiên, kể từ phiên bản 2015, hai khái niệm này đã được hợp nhất thành một định nghĩa duy nhất: “thông tin dạng văn bản” (Documented Information).

Đây là khái niệm bao quát toàn bộ mọi dạng thông tin cần được:

• Ghi chép
• Duy trì
• Lưu trữ
• Bảo vệ
• Truy xuất hợp lý

Thông tin này có thể tồn tại ở nhiều định dạng khác nhau: từ văn bản giấy, biểu mẫu số hóa, tài liệu điện tử, đến hình ảnh, sơ đồ, video minh họa,…

Các loại thông tin dạng văn bản theo ISO 9001:2015 bao gồm:

• Sổ tay chất lượng: Mô tả cấu trúc và các yếu tố cấu thành hệ thống quản lý chất lượng.
• Thủ tục: Nội dung trình bày chi tiết cách thức thực hiện một quy trình cụ thể trong tổ chức.
• Hướng dẫn công việc: Văn bản hướng dẫn cụ thể các bước thực hiện nhiệm vụ cho từng vị trí công việc.
• Hồ sơ: Là kết quả đầu ra được lưu trữ để cung cấp bằng chứng về sự phù hợp với yêu cầu và hoạt động của hệ thống.

Điểm lưu ý: ISO 9001:2015 yêu cầu mọi thông tin dạng văn bản này cần được quản lý chặt chẽ — từ giai đoạn tạo mới, phê duyệt, cập nhật, truy xuất cho đến lưu trữ nhằm ngăn ngừa mất mát hoặc truy cập trái phép.

Vì sao thông tin dạng văn bản lại quan trọng trong ISO 9001?

Thông tin dạng văn bản không đơn thuần là giấy tờ, mà là nền móng để:

• Hiện thực hóa tri thức tổ chức
• Quản trị hệ thống một cách hệ thống hóa & rõ ràng
• Tạo bằng chứng cho sự tuân thủ ISO 9001 và quy định pháp lý liên quan.

1. Tăng cường hiệu quả vận hành của Hệ thống quản lý chất lượng (QMS)

Thông tin dạng văn bản giúp đảm bảo toàn tổ chức hiểu thống nhất và thực hiện đúng các quy trình đã thiết lập. Điều này giúp tổ chức:

• Giảm rủi ro thực hiện sai quy trình
• Tối ưu thời gian đào tạo nhân sự mới
• Tăng năng suất và hiệu suất của hệ thống quản lý

Ngoài ra, dữ liệu được lưu trữ từ thông tin dạng văn bản còn hỗ trợ doanh nghiệp đưa ra các quyết định cải tiến hợp lý và đúng thời điểm.

2. Khẳng định cam kết của tổ chức với chất lượng

Một hệ thống tài liệu được xây dựng đầy đủ cho thấy tổ chức đang thực hiện:

• Chính sách chất lượng rõ ràng
• Mục tiêu chất lượng phù hợp và đo lường được
• Các quy trình có định hướng

Khi toàn bộ nhân sự trong tổ chức được tiếp cận với tài liệu hướng dẫn đều đặn, họ sẽ có định hướng cụ thể, giảm sai sót và tăng chất lượng sản phẩm/dịch vụ.

3. Công cụ hỗ trợ ra quyết định của ban lãnh đạo

Thông tin dạng văn bản đóng vai trò là “hệ thống thần kinh” giúp lãnh đạo doanh nghiệp:

• Đánh giá định kỳ hiệu suất toàn tổ chức
• Phân tích dữ liệu nội bộ như: phàn nàn khách hàng, kết quả kiểm tra chất lượng, sự cố…
• Đề xuất kế hoạch hành động và cải tiến cụ thể

Chức năng truy xuất dữ liệu chất lượng chính xác và nhanh chóng là minh chứng rõ ràng về hiệu quả quản lý hệ thống ISO 9001.

Các yêu cầu cụ thể về thông tin dạng văn bản trong ISO 9001:2015

ISO 9001:2015 quy định chi tiết các yêu cầu về thông tin dạng văn bản tại Điều khoản 7.5, bao gồm ba nội dung chính:

Điều khoản 7.5.1 – Tổng quan

Tổ chức phải xác định:

• Thông tin dạng văn bản nào cần thiết cho hiệu quả vận hành của Hệ thống Quản lý Chất lượng
• Mức độ chi tiết của tài liệu theo từng mục đích sử dụng

Tài liệu có thể mang hình thức là chính sách, quy trình, biểu mẫu, kế hoạch, sơ đồ quy trình hoặc biển hiệu,… Điều quan trọng là mọi nội dung này đều cần phục vụ trực tiếp hoặc gián tiếp cho việc thực hiện và duy trì QMS có hiệu lực.

Điều khoản 7.5.2 – Tạo mới và cập nhật thông tin

Để tránh tình trạng tài liệu không rõ nguồn gốc, hoặc thông tin không còn giá trị, tổ chức phải bảo đảm:

• Mỗi tài liệu đều có thông tin nhận diện rõ ràng: số hiệu, ngày ban hành, tên người tạo lập
• Được phê duyệt bởi cấp quản lý có thẩm quyền
• Được duy trì ở định dạng phù hợp (giấy, điện tử)

Ngoài ra, tài liệu cần được cập nhật bất cứ khi nào có sự thay đổi từ bên ngoài hoặc nội bộ, và ghi nhận rõ từng phiên bản để thuận tiện cho việc kiểm tra sau này.

Điều khoản 7.5.3 – Kiểm soát thông tin dạng văn bản

Quy định toàn diện từ việc:

• Kiểm soát phiên bản: đảm bảo chỉ phiên bản hiện hành được áp dụng
• Hạn chế truy cập trái phép và tránh thất lạc thông tin
• Bảo đảm tài liệu còn hiệu lực luôn sẵn sàng tại các vị trí sử dụng
• Phân quyền rõ ràng cho việc truy cập, cập nhật và hủy bỏ dữ liệu

Hệ thống này giúp tổ chức tránh nguy cơ vận hành bằng thông tin lỗi thời hoặc không được phê duyệt, đặc biệt quan trọng trong quá trình kiểm tra/chứng nhận.

Tóm tắt và khuyến nghị từ GCDRI

Thông tin dạng văn bản là một phần không thể tách rời của ISO 9001:2015, giúp tổ chức:

• Củng cố khả năng quản trị hệ thống rõ ràng, minh bạch
• Khẳng định cam kết về chất lượng đối với khách hàng và đối tác
• Hỗ trợ lãnh đạo ra quyết định dựa trên dữ liệu thực tế và đáng tin cậy

Để triển khai hệ thống tài liệu hiệu quả, doanh nghiệp cần đầu tư bài bản vào khâu thiết kế, ban hành và kiểm soát thông tin dạng văn bản. Đồng thời, cần thường xuyên rà soát, cập nhật hồ sơ phù hợp với yêu cầu thực tiễn và sự thay đổi của thị trường, chính sách hoặc yêu cầu pháp lý.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang tìm kiếm chuyên gia hỗ trợ xây dựng hoặc đánh giá hệ thống tài liệu ISO 9001 một cách bài bản và chuyên sâu, đừng ngần ngại liên hệ với GCDRI để được tư vấn từ các chuyên gia đầu ngành.

Hãy gọi ngay Hotline: 0904.889.859 (Ms.Hoa) hoặc gửi email đến chungnhantoancau@gmail.com để được hỗ trợ trong việc xây dựng và hoàn thiện hệ thống quản lý chất lượng phù hợp tiêu chuẩn quốc tế.