Quy định đánh giá chứng nhận từ xa mới nhất và hướng dẫn áp dụng

Trong bối cảnh công nghệ số phát triển và các thách thức như dịch bệnh Covid-19 đã làm gián đoạn các hoạt động trực tiếp, hình thức đánh giá chứng nhận từ xa trở thành một giải pháp cấp thiết để đảm bảo sự liên tục và hiệu quả trong hoạt động quản lý chất lượng doanh nghiệp theo chuẩn ISO. Nhằm cung cấp thông tin toàn diện, dễ hiểu và đúng chuẩn cho cộng đồng doanh nghiệp, Viện Nghiên Cứu Phát Triển Chứng Nhận Toàn Cầu (GCDRI) chia sẻ bài viết chuyên sâu này để giúp bạn hiểu rõ về quy định đánh giá từ xa – cơ sở pháp lý, cách áp dụng hiệu quả và quy trình triển khai thực tế.

Dưới đây là toàn bộ thông tin quan trọng bạn cần nắm rõ về hình thức đánh giá chứng nhận từ xa cùng cách thức triển khai theo đúng chuẩn quy định.

Phạm vi áp dụng của đánh giá chứng nhận từ xa

Đánh giá chứng nhận từ xa áp dụng cho các tổ chức thực hiện hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn quốc tế như ISO 9001, ISO 14001, ISO 22000,… trong trường hợp không thể tiến hành đánh giá trực tiếp. Điều này thường xảy ra trong điều kiện phải giãn cách xã hội, hạn chế di chuyển hoặc có rủi ro cao về an toàn sức khỏe.

Hình thức này đảm bảo việc duy trì chứng nhận hệ thống quản lý được diễn ra liên tục, phù hợp với yêu cầu của các tổ chức chứng nhận quốc tế và cơ quan chuyên môn tại Việt Nam.

Tài liệu tham khảo tiêu chuẩn

Quy trình đánh giá từ xa được xây dựng dựa trên các tiêu chuẩn và hướng dẫn quốc tế uy tín như:

• IAF MD4:2018 – Hướng dẫn sử dụng công nghệ thông tin trong đánh giá chứng nhận.
• TCVN ISO 19011:2018 – Hướng dẫn đánh giá hệ thống quản lý.
• ISO/IEC 17021-1 – Yêu cầu đối với tổ chức cung cấp dịch vụ chứng nhận hệ thống quản lý.

Đây là những tài liệu nền tảng tạo bảo chứng cho độ tin cậy và hiệu lực của hình thức đánh giá từ xa.

Định nghĩa và khái niệm quan trọng

Đánh giá từ xa (Remote Audit): Là hình thức thực hiện hoạt động đánh giá hệ thống quản lý thông qua công nghệ số (CNTT) thay vì đến đánh giá trực tiếp tại trụ sở tổ chức.

ICT (Information and Communication Technology): Là các công cụ và nền tảng công nghệ dùng để lưu trữ, truyền tải và chia sẻ dữ liệu (gồm phần mềm và phần cứng), bao gồm điện thoại, máy tính, máy quay, camera, AI, và các công cụ hỗ trợ hội nghị trực tuyến.

Ví dụ điển hình trong đánh giá từ xa:

• Họp trực tuyến thông qua Zoom, Microsoft Teams…
• Kiểm tra hồ sơ bằng quyền truy cập dữ liệu từ xa
• Ghi hình, chụp ảnh trạng thái hoạt động để bổ sung minh chứng
• Quan sát cơ sở sản xuất qua camera từ xa

Quy trình thực hiện đánh giá chứng nhận từ xa

Để đảm bảo việc đánh giá từ xa đạt chất lượng và tuân thủ đúng quy định, quy trình được thiết kế rất bài bản, khoa học. Dưới đây là các bước chính trong toàn bộ quá trình.

Tiếp nhận yêu cầu từ tổ chức cần chứng nhận

Tổ chức cần chứng nhận khởi động quy trình bằng cách gửi hồ sơ đăng ký. Hồ sơ gồm có:

• Thông tin pháp lý doanh nghiệp (Giấy ĐKKD, tổ chức bộ máy…)
• Thông tin về hệ thống quản lý cần đánh giá (chính sách, quy trình nội bộ, hồ sơ kiểm soát, quy trình đánh giá nội bộ…)

Đơn vị đánh giá sẽ xem xét tính khả thi của hồ sơ và đi đến quyết định có thực hiện đánh giá từ xa hay không.

Xem xét khả thi và lập kế hoạch đánh giá

Sau khi tiếp nhận hồ sơ, các chuyên viên nội bộ sẽ tiến hành:

• Đánh giá hạ tầng công nghệ của doanh nghiệp: internet, thiết bị quay, khả năng chia sẻ dữ liệu.
• Xác nhận doanh nghiệp đồng ý sử dụng hình thức đánh giá từ xa.
• Đảm bảo bảo mật thông tin bằng các thỏa thuận cụ thể liên quan đến dữ liệu chia sẻ.
• Lập chương trình đánh giá với các thông tin: phạm vi, tiêu chuẩn, nội dung, thời gian cụ thể.

Tất cả được lập thành tài liệu bao gồm: kế hoạch đánh giá, danh sách đoàn đánh giá, thông báo nội bộ.

Thực hiện đánh giá từ xa

Khi đã sẵn sàng, đoàn đánh giá thực hiện các bước chính sau:

1. Tổ chức cuộc họp mở đầu – giới thiệu đoàn đánh giá, kế hoạch triển khai, làm rõ nội dung cần đánh giá.
2. Thực hiện quan sát, trao đổi, rà soát tài liệu, phỏng vấn các thành viên công ty qua video call và chia sẻ tài liệu số.
3. Ghi nhận các phát hiện, bằng chứng khách quan liên quan đến tính hiệu lực và sự tuân thủ của hệ thống quản lý.
4. Họp kết thúc – đưa ra ý kiến sơ bộ, thống nhất các điểm cần cải tiến và dự thảo kết luận.

Các minh chứng được sử dụng trong đánh giá có thể bao gồm biểu mẫu điện tử, video thực tế, ảnh chụp hiện trường,…

Hành động khắc phục sau đánh giá

Nếu có phát hiện các điểm không phù hợp:

• Doanh nghiệp cần gửi bằng chứng khắc phục trong vòng 60 ngày
• Đoàn đánh giá sau đó tiếp tục thẩm tra hành động khắc phục
• Nếu vẫn chưa đạt, doanh nghiệp sẽ được yêu cầu bổ sung phương án khắc phục

Điều này đảm bảo chứng nhận chỉ được cấp cho các hệ thống thực sự hiệu lực và tuân thủ tiêu chuẩn.

Thẩm xét và cấp giấy chứng nhận

Khi hành động khắc phục được chấp thuận, bộ phận kỹ thuật tiến hành:

• Thẩm tra toàn bộ báo cáo đánh giá và hồ sơ đính kèm
• Lập dự thảo giấy chứng nhận gửi doanh nghiệp xác nhận nội dung
• Sau khi khách hàng nhất trí, tiến hành cấp chứng nhận chính thức

Giấy chứng nhận có giá trị 3 năm, tuy nhiên cần được duy trì qua hoạt động giám sát hàng năm (không cách quá 12 tháng/lần).

Gia hạn và rút/chấm dứt chứng nhận

Việc duy trì hoặc đình chỉ chứng nhận đánh giá từ xa sẽ được xem xét trong các trường hợp sau:

• Doanh nghiệp ngưng sản xuất >12 tháng mà không thông báo
• Các điểm không phù hợp không được khắc phục theo đúng thời hạn
• Không thực hiện đánh giá giám sát định kỳ
• Doanh nghiệp chủ động yêu cầu rút chứng nhận

Trong các tình huống cần chấm dứt hiệu lực chứng nhận, tổ chức chứng nhận sẽ gửi thông báo đến cơ quan quản lý Nhà nước tại địa phương.

Biểu mẫu cần dùng trong đánh giá từ xa

Trong toàn bộ quá trình thực hiện, các mẫu biểu sau sẽ là công cụ kỹ thuật không thể thiếu:

1. Đăng ký chứng nhận
2. Chương trình đánh giá từ xa
3. Kế hoạch đánh giá từ xa
4. Biên bản thành lập đoàn đánh giá
5. Thư thông báo đánh giá
6. Danh sách nhân sự tham gia
7. Biểu mẫu checklist kiểm tra
8. Biên bản khuyến nghị và lưu ý
9. Biểu mẫu hành động khắc phục
10. Báo cáo đánh giá cuối cùng
11. Hướng dẫn sử dụng dấu chứng nhận
12. Nhật ký đánh giá

Việc sử dụng đúng và đầy đủ biểu mẫu giúp đảm bảo tính pháp lý, minh bạch và hiệu quả của hoạt động đánh giá từ xa.

Tổng kết và kiến nghị từ GCDRI

Đánh giá chứng nhận từ xa không chỉ là lựa chọn tình huống bất khả kháng, mà đang trở thành một xu hướng được các tổ chức quản lý chất lượng hiện đại áp dụng ngày càng phổ biến nhờ tính linh hoạt, tiết kiệm chi phí và thời gian.

Tuy nhiên, để hình thức này đạt hiệu quả tối ưu, tổ chức/doanh nghiệp cần:

• Đảm bảo hạ tầng công nghệ đạt chuẩn
• Chuẩn bị kỹ tài liệu, hồ sơ vận hành
• Giữ tinh thần hợp tác, minh bạch với đoàn đánh giá
• Chủ động khắc phục nếu có phát hiện không phù hợp

Nếu bạn là doanh nghiệp đang hướng đến việc đạt chứng nhận ISO hay các hệ thống quản lý quốc tế, hoặc cần hỗ trợ cập nhật quy trình đánh giá từ xa phù hợp, chúng tôi sẵn sàng đồng hành cùng bạn!

Vui lòng liên hệ Viện Nghiên Cứu Phát Triển Chứng Nhận Toàn Cầu (GCDRI) để được tư vấn chuyên sâu và hỗ trợ thực hiện đánh giá chứng nhận từ xa đúng chuẩn.

Hotline: 0904.889.859 (Ms.Hoa)
Email: chungnhantoancau@gmail.com

Chuyên gia của GCDRI sẽ đồng hành cùng doanh nghiệp Việt Nam trên con đường chinh phục tiêu chuẩn quốc tế!