Sổ tay ISO 45001: Hướng dẫn xây dựng hệ thống quản lý An toàn và Sức khỏe nghề nghiệp

Việc thiết lập và vận hành Hệ thống quản lý An toàn và Sức khỏe nghề nghiệp (OH&S) theo tiêu chuẩn ISO 45001 là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp đảm bảo môi trường làm việc an toàn, tuân thủ quy định pháp luật và nâng cao hiệu quả sản xuất. Hiểu được tầm quan trọng đó, Viện Nghiên Cứu Phát Triển Chứng Nhận Toàn Cầu (GCDRI) mang đến bài viết chuyên sâu về “Sổ tay ISO 45001” – tài liệu định hướng cốt lõi giúp các tổ chức xây dựng, áp dụng và duy trì hệ thống OH&S một cách chuyên nghiệp, bài bản và hiệu quả.

Trong bài viết này, GCDRI sẽ phân tích cấu trúc, nội dung, cũng như vai trò của sổ tay ISO 45001 đối với các doanh nghiệp Việt Nam – từ đó giúp quý độc giả dễ dàng tiếp cận và triển khai hệ thống ISO 45001:2018 một cách chuẩn xác nhất.

Sổ tay ISO 45001 là gì?

Sổ tay ISO 45001 được hiểu là một tài liệu tổng hợp, cung cấp thông tin toàn diện về hệ thống quản lý An toàn và Sức khỏe nghề nghiệp của một tổ chức theo tiêu chuẩn ISO 45001:2018. Tài liệu này không chỉ nêu rõ các quy trình, chính sách mà còn thể hiện cam kết của doanh nghiệp trong việc kiểm soát rủi ro và cải thiện điều kiện lao động.

Sổ tay đóng vai trò là bản hướng dẫn chuẩn mực cho mọi hoạt động liên quan đến mục tiêu an toàn – sức khỏe trong tổ chức, đồng thời là cơ sở để các bên liên quan – từ nhân sự nội bộ đến cơ quan đánh giá chứng nhận – hiểu rõ cách hệ thống OH&S được thiết lập và vận hành.

Các tên gọi phổ biến khác của sổ tay ISO 45001

Ngoài tên gọi chính thức, sổ tay ISO 45001 còn được biết đến với nhiều thuật ngữ tương đương trong ngành như:

• Sổ tay An toàn và Sức khỏe nghề nghiệp
• Sổ tay Hệ thống An toàn – Sức khỏe – Môi trường
• Sổ tay EHS (Environment, Health and Safety)
• Sổ tay HSE (Health, Safety, Environment)
• OHSMS Manual (Occupational Health and Safety Management System Manual)
• ISO 45001 Manual

Tuy cách gọi khác nhau, các tài liệu này đều phục vụ chung một mục tiêu: minh chứng cho hệ thống quản lý OH&S của tổ chức đáp ứng đầy đủ yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 45001:2018.

Vai trò và nội dung chính trong Sổ tay ISO 45001

Đối với doanh nghiệp, sổ tay ISO 45001 là tài liệu cần thiết, giúp triển khai hiệu quả hệ thống OH&S, thể hiện sự tuân thủ chính xác các yêu cầu của ISO 45001:2018 – tiêu chuẩn quốc tế về quản lý An toàn và Sức khỏe nghề nghiệp.

Các nội dung cơ bản được cấu trúc khoa học và rõ ràng trong sổ tay thường bao gồm:

• Giới thiệu tổ chức: Thông tin tổng quan như lịch sử, lĩnh vực hoạt động, tầm nhìn, sứ mệnh.
• Phạm vi và mục tiêu: Giới hạn áp dụng hệ thống OH&S tại doanh nghiệp và mục đích sử dụng sổ tay.
• Thuật ngữ & định nghĩa: Các thuật ngữ chuyên ngành, từ viết tắt thường sử dụng.
• Tiêu chuẩn và tài liệu tham khảo: Các văn bản quy phạm, ISO áp dụng làm căn cứ xây dựng hệ thống.
• Cơ cấu tổ chức: Sơ đồ nhân sự, các bộ phận liên quan đến OH&S và mô tả vai trò cụ thể.
• Chính sách, chương trình và mục tiêu OH&S: Cam kết của lãnh đạo, phương hướng quản lý, các mục tiêu cần đạt.
• Nguồn lực, đào tạo, nhận thức và trao đổi thông tin: Chính sách đào tạo nhân sự, thông tin nội bộ và bên liên quan.
• Kiểm soát tài liệu và hồ sơ: Biện pháp quản lý thông tin, tính bảo mật và cập nhật.
• Chuẩn bị ứng phó khẩn cấp: Quy trình phản ứng khi có sự cố, hướng dẫn rõ ràng cho nhân sự liên quan.
• Đánh giá, giám sát hệ thống: Phương pháp đo lường hiệu quả, kiểm soát rủi ro, đánh giá nội bộ định kỳ.
• Cải tiến liên tục và xem xét lãnh đạo: Hành động khắc phục, chủ động cải tiến và vai trò lãnh đạo trong vận hành hệ thống.

Đây là những nội dung bắt buộc và được khuyến nghị cần có trong bất kỳ sổ tay ISO 45001 nào nếu muốn triển khai hệ thống một cách đúng chuẩn và bài bản.

Cấu trúc sổ tay ISO 45001 – Tham khảo tổ chức mẫu

Một bản sổ tay ISO 45001 không chỉ phản ánh cam kết và hệ thống của doanh nghiệp, mà còn cần đáp ứng yêu cầu rõ ràng, mạch lạc về bố cục tài liệu. Cấu trúc mẫu có thể gồm các phần:

1. Thông tin tài liệu
   • Tên tài liệu: Sổ tay OH&S
   • Số hiệu, phiên bản, ngày hiệu lực
   • Thông tin tổ chức: địa chỉ, số điện thoại, email, website
2. Mục lục chi tiết
3. Giới thiệu hệ thống quản lý OH&S
   • Phạm vi áp dụng
   • Tài liệu tham khảo
   • Định nghĩa chuyên môn
4. Yêu cầu hệ thống OH&S theo tiêu chuẩn ISO 45001:2018
   • Điều khoản 4: Bối cảnh tổ chức
   • Điều khoản 5: Vai trò lãnh đạo và sự tham gia người lao động
   • Điều khoản 6: Hoạch định rủi ro và cơ hội
   • Điều khoản 7: Hỗ trợ – nguồn lực, năng lực, giao tiếp
   • Điều khoản 8: Thực hiện – kiểm soát vận hành
   • Điều khoản 9: Đánh giá hoạt động
   • Điều khoản 10: Cải tiến liên tục
5. Danh sách các quy trình nội bộ liên quan
6. Danh sách biểu mẫu, tài liệu hỗ trợ

Cách trình bày rõ ràng, mạch lạc, có dẫn chiếu chính xác đến các yêu cầu của tiêu chuẩn sẽ tạo thuận lợi lớn trong việc triển khai và đánh giá hệ thống.

Biểu mẫu đi kèm trong sổ tay an toàn và sức khỏe nghề nghiệp

Một điểm quan trọng của sổ tay là hệ thống biểu mẫu nội bộ – đóng vai trò là công cụ giúp kiểm soát và minh chứng cho hoạt động của hệ thống OH&S.

Một số biểu mẫu thường đi kèm như:

• Phiếu kiểm tra nội bộ
• Biểu mẫu báo cáo tai nạn lao động
• Bảng theo dõi đào tạo về an toàn
• Mẫu đánh giá rủi ro và cơ hội
• Báo cáo sự cố thiết bị
• Kế hoạch ứng phó khẩn cấp

Các biểu mẫu này cần được thống nhất sử dụng toàn bộ trong tổ chức, có phân công trách nhiệm sử dụng và lưu giữ rõ ràng, phục vụ kiểm soát và đánh giá hiệu quả hệ thống theo tiêu chuẩn.

Lời kết

Sổ tay ISO 45001 không chỉ là một tài liệu hành chính, mà là công cụ quan trọng nhằm duy trì tính nhất quán, đúng chuẩn và hiệu quả của hệ thống quản lý An toàn và Sức khỏe nghề nghiệp. Doanh nghiệp nếu muốn xây dựng môi trường làm việc an toàn, đảm bảo sức khỏe nhân viên và nâng cao uy tín thương hiệu thì việc đầu tư xây dựng một sổ tay hoàn chỉnh theo đúng chuẩn ISO 45001 là điều thiết yếu.

Viện Nghiên Cứu Phát Triển Chứng Nhận Toàn Cầu (GCDRI) sẵn sàng đồng hành với tổ chức Việt Nam trong việc xây dựng, rà soát và tối ưu hóa hệ thống OH&S, bao gồm cả việc thiết lập sổ tay và tài liệu đi kèm một cách chuyên nghiệp, tiết kiệm và phù hợp với thực tiễn hoạt động.

Liên hệ ngay với chúng tôi qua:

Hotline: 0904.889.859 (Ms.Hoa)
Email: chungnhantoancau@gmail.com

Để được tư vấn miễn phí và nhận bộ biểu mẫu ISO 45001 hoàn chỉnh, hỗ trợ triển khai hệ thống quản lý An toàn và Sức khỏe nghề nghiệp một cách dễ dàng và hiệu quả nhất.