Tìm hiểu thẻ Kanban: Công cụ tối ưu quy trình sản xuất kiểu JIT

Trong môi trường sản xuất hiện đại, nơi mỗi giây trễ đều ảnh hưởng đến chi phí và hiệu suất, việc kiểm soát luồng công việc và nguyên vật liệu một cách chính xác là yếu tố sống còn. Một hệ thống nổi bật trong việc hiện thực hóa triết lý sản xuất tinh gọn Just In Time (JIT) chính là Kanban — thẻ kiểm soát trực quan và hiệu quả.

Với vai trò là Viện Nghiên Cứu Phát Triển Chứng Nhận Toàn Cầu (GCDRI), chúng tôi hiểu rằng việc cập nhật tri thức đúng chuẩn, đúng cách là điều cần thiết để các doanh nghiệp tại Việt Nam hội nhập và nâng cao năng lực sản xuất. Trong bài viết này, GCDRI sẽ cùng bạn tìm hiểu về khái niệm thẻ Kanban, cơ chế hoạt động, lợi ích và cách ứng dụng hiệu quả công cụ tinh gọn này.

Kanban là gì và vai trò trong hệ thống JIT

Kanban là một phương pháp quản lý luồng sản xuất – đặc biệt phổ biến trong môi trường sản xuất tinh gọn (LEAN) và JIT (Just In Time: sản xuất tức thời). Từ “Kanban” trong tiếng Nhật có nghĩa là “thẻ tín hiệu” hoặc “bảng hiệu”, đóng vai trò như một chỉ dẫn vật lý để thúc đẩy hoặc dừng quá trình sản xuất cụ thể.

Một thẻ Kanban thường đính kèm vào từng thùng chứa sản phẩm (hoặc chi tiết sản phẩm) và mang theo các thông tin quan trọng như:

• Tên chi tiết hoặc mã sản phẩm
• Số lượng chứa trong mỗi thùng
• Mã định danh quy trình hoặc trạm làm việc trước
• Mã định danh quy trình hoặc trạm làm việc tiếp theo

Tùy vào từng loại hình sản xuất, doanh nghiệp có thể bổ sung các thông tin chuyên biệt khác để đáp ứng yêu cầu quản trị nội bộ.

Cơ chế hoạt động của phương pháp Kanban

Điểm cốt lõi trong phương pháp Kanban là “kéo” sản xuất theo nhu cầu đầu ra, thay vì “đẩy” sản xuất liên tục theo kế hoạch. Hiểu một cách đơn giản:

• Mỗi trạm làm việc (n) chỉ bắt đầu sản xuất khi có yêu cầu từ trạm kế tiếp (n+1).
• Thông tin và tín hiệu về nhu cầu di chuyển từ cuối dây chuyền ngược trở lại điểm đầu, nhờ các thẻ Kanban.
• Vật liệu và sản phẩm sẽ di chuyển xuôi theo quy trình sản xuất, còn thông tin điều phối Kanban thì di chuyển ngược lại.

Cơ chế này giúp đồng bộ hóa luồng thông tin với luồng vật chất, đảm bảo rằng chỉ những gì thực sự cần thiết mới được sản xuất và vận chuyển, từ đó tối ưu hóa kho và thời gian chờ.

Lợi ích then chốt của thẻ Kanban trong sản xuất

Ứng dụng thẻ Kanban một cách hệ thống mang lại nhiều lợi ích chiến lược cho doanh nghiệp:

• Công cụ kiểm soát sản xuất trực quan: Thẻ Kanban hướng dẫn rõ ràng nên sản xuất mặt hàng gì, với số lượng bao nhiêu và vận chuyển đến đâu.
• Tránh sản xuất dư thừa: Bằng cách giới hạn số lượng Kanban luân chuyển, hệ thống tự kiểm soát để không dư thừa sản phẩm hoặc chi tiết, đảm bảo sản xuất tinh gọn.
• Trực quan hóa bằng mắt: Thẻ Kanban dễ dàng nhận biết bằng màu sắc hoặc ký hiệu, giúp nhân viên phản ứng nhanh với yêu cầu sản xuất. Ví dụ:
  • Thẻ trắng hoặc xanh lá: chưa đến lượt sản xuất
  • Thẻ vàng: tín hiệu yêu cầu bắt đầu sản xuất
• Tối thiểu hóa tồn kho: Kanban giúp giảm thiểu lượng tồn kho trung gian, giữ mức tồn kho thấp nhưng vẫn duy trì khả năng đáp ứng đơn hàng hiệu quả.
• Giảm chi phí quản lý: Do hệ thống điều phối sản xuất theo nhu cầu thực tế, việc lập kế hoạch chi tiết không còn quá cần thiết, từ đó giảm khối lượng công việc quản lý và lập lịch.

Nguyên tắc vận hành hệ thống Kanban

Áp dụng Kanban hiệu quả đòi hỏi tuân thủ chặt chẽ các nguyên tắc cơ bản sau:

• Nguyên tắc 1: Quy trình sau chỉ lấy đúng số lượng cần thiết từ quy trình trước tại đúng thời điểm cần.
• Nguyên tắc 2: Mỗi quy trình chỉ sản xuất đúng số lượng đã bị lấy đi.
• Nguyên tắc 3: Các chi tiết hoặc sản phẩm lỗi không được luân chuyển sang quy trình kế tiếp.
• Nguyên tắc 4: Giới hạn số lượng thẻ Kanban trong hệ thống nhằm ngăn ngừa sản xuất thừa.
• Nguyên tắc 5: Thẻ Kanban phải linh hoạt điều chỉnh khi nhu cầu biến động nhẹ.
• Nguyên tắc 6: Số lượng chi tiết trong thùng phải khớp chính xác với số được ghi trên thẻ Kanban.

Cách tính số lượng thẻ Kanban cần thiết

Để triển khai thẻ Kanban hiệu quả, việc xác định số lượng thẻ tối ưu là cần thiết. Công thức tính như sau:

N = ((D × L) + G) / C

Trong đó:

• N: Số lượng thẻ Kanban
• D: Nhu cầu trung bình theo đơn vị thời gian (sản phẩm/giờ)
• L: Thời gian chu kỳ sản xuất (giờ)
• G: Lượng bảo hiểm (sản lượng dự phòng)
• C: Số lượng sản phẩm trong mỗi thùng Kanban

Ví dụ:

• D = 500 sản phẩm/giờ
• L = 30 phút = 0.5 giờ
• G = 20 sản phẩm
• C = 50 sản phẩm/thùng

Áp dụng công thức:
N = ((500 × 0.5) + 20) / 50 = 6

Vậy, doanh nghiệp nên bố trí 6 thẻ Kanban để kiểm soát hiệu quả quy trình.

Các bước vận hành một thẻ Kanban điển hình

Mỗi chu trình Kanban thường gồm các bước sau:

1. Tại trạm sử dụng (trạm 2): Khi một thùng sản phẩm được dùng hết, nhân viên rút thẻ Kanban ra và đưa vào hộp thu gom Kanban.
2. Thẻ Kanban được vận chuyển ngược: Người phụ trách đưa thẻ Kanban về trạm sản xuất (trạm 1) như một tín hiệu cần sản xuất lại.
3. Tại trạm sản xuất: Trạm 1 bắt đầu sản xuất lô hàng mới theo thông tin trên thẻ Kanban, gắn thẻ lên thùng sản phẩm và chuyển đến trạm 2.
4. Chu kỳ tiếp tục: Khi hàng mới đến kho trạm 2, thùng rỗng được gửi về trạm 1, và quá trình được lặp lại từ đầu.

Kết luận

Thẻ Kanban đóng vai trò trung tâm trong việc điều phối quy trình sản xuất tinh gọn — giúp doanh nghiệp giảm tồn kho, tối ưu năng lực sản xuất và tăng tính linh hoạt trước biến động thị trường. Tuy là một công cụ đơn giản về hình thức, nhưng Kanban tạo ra tác động lớn khi được ứng dụng một cách hệ thống và đúng chuẩn.

Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp để nâng cao hiệu quả điều hành sản xuất hoặc muốn triển khai JIT một cách bài bản, Viện Nghiên Cứu Phát Triển Chứng Nhận Toàn Cầu (GCDRI) sẵn sàng đồng hành cùng bạn trên chặng đường chuẩn hóa và tối ưu hóa sản xuất.

Liên hệ ngay với GCDRI qua:

• Hotline: 0904.889.859 (Ms.Hoa)
• Email: chungnhantoancau@gmail.com

để được tư vấn chuyên sâu và triển khai hệ thống quản trị sản xuất tiên tiến như Kanban, LEAN, JIT một cách hiệu quả và thực tiễn.