Gia hạn, Mở rộng và Tái chứng nhận ISO: Hướng dẫn đầy đủ từ GCDRI

Trong lộ trình áp dụng và duy trì Hệ thống Quản lý chất lượng theo các tiêu chuẩn quốc tế như ISO 9001:2015, sau mỗi chu kỳ 3 năm hiệu lực chứng nhận, doanh nghiệp cần thực hiện tái chứng nhận hoặc tiến hành cập nhật chứng nhận phù hợp với thực tế hoạt động. Đây là thời điểm quan trọng để một tổ chức nhìn lại hiệu lực hệ thống, đồng thời cải tiến và mở rộng phạm vi chứng nhận ISO khi cần. Bài viết hôm nay do Viện Nghiên Cứu Phát Triển Chứng Nhận Toàn Cầu (GCDRI) cung cấp sẽ giúp các doanh nghiệp hiểu rõ quy trình tái chứng nhận, mở rộng phạm vi và các tình huống xử lý chứng nhận ISO nhằm duy trì sự tuân thủ và duy trì giá trị của hệ thống ISO trong tổ chức.

Tái chứng nhận ISO: Cần chuẩn bị những gì?

Sau thời hạn 3 năm của chứng nhận ISO ban đầu, doanh nghiệp cần thực hiện quy trình tái chứng nhận nếu mong muốn tiếp tục duy trì hiệu lực. Quy trình này nhằm đảm bảo rằng hệ thống quản lý vẫn còn phù hợp, hiệu quả và đáp ứng yêu cầu của tiêu chuẩn ISO áp dụng.

Tái chứng nhận diễn ra thông qua các bước đánh giá chuyên sâu sau:

• Đánh giá tổng thể hoạt động của hệ thống quản lý trong toàn bộ chu kỳ chứng nhận trước đó bao gồm phân tích kết quả giám sát định kỳ.
• Tổ chức chứng nhận có thể thực hiện đánh giá giai đoạn 1 nếu phát sinh thay đổi quan trọng như cấu trúc quản lý, phạm vi hoạt động, môi trường pháp lý hoặc địa điểm vận hành.
• Đánh giá tại hiện trường tập trung xem xét:
  • Tính hiệu lực liên tục của hệ thống quản lý, ngay cả khi có thay đổi nội bộ hoặc tác động từ bên ngoài.
  • Cam kết cải tiến hệ thống và tính hiệu quả của hoạt động quản lý.
  • Việc thực hiện các mục tiêu đã đề ra trong chính sách chất lượng của doanh nghiệp.

Nếu phát hiện điểm không phù hợp, doanh nghiệp sẽ được yêu cầu khắc phục trước thời điểm chứng nhận hết hiệu lực. Sau khi hoàn tất, tổ chức chứng nhận sẽ xem xét lại toàn bộ hồ sơ để cấp giấy chứng nhận cho chu kỳ mới.

Mở rộng phạm vi chứng nhận ISO: Khi nào và làm thế nào?

Nhiều doanh nghiệp vận hành Hệ thống Quản lý Chất lượng hiệu quả mong muốn mở rộng phạm vi chứng nhận ISO nhằm bao quát thêm sản phẩm, dịch vụ, địa điểm hoặc hoạt động mới. Đây là cơ hội để tổ chức nâng cao uy tín, thể hiện sự toàn diện trong quản lý.

Việc mở rộng phạm vi có thể thực hiện vào thời điểm:

• Trong bất kỳ kỳ đánh giá giám sát định kỳ nào trong chu kỳ chứng nhận.
• Khi doanh nghiệp bổ sung năng lực sản xuất hoặc thêm chi nhánh mới.
• Khi có định hướng chiến lược phát triển dài hạn cần đưa các hoạt động mới vào phạm vi chứng nhận.

Doanh nghiệp sẽ gửi đề nghị mở rộng phạm vi đến tổ chức chứng nhận và chờ kế hoạch đánh giá được phê duyệt. Đánh giá mở rộng có thể kết hợp với kỳ giám sát định kỳ để tiết kiệm chi phí và thời gian. Kết quả sẽ quyết định phạm vi chứng nhận mới có được chấp thuận hay không.

Đánh giá đột xuất: Kiểm soát những thay đổi không lường trước

Tổ chức chứng nhận có thể thực hiện đánh giá đột xuất – không thông báo trước – trong các trường hợp sau:

• Có khiếu nại liên quan đến doanh nghiệp được chứng nhận.
• Có sự thay đổi lớn trong cơ cấu tổ chức, địa điểm, ngành nghề hoặc pháp luật ảnh hưởng đến việc áp dụng hệ thống ISO.
• Doanh nghiệp bị nghi ngờ có vi phạm nghiêm trọng trong việc tuân thủ yêu cầu hệ thống quản lý.

Trong trường hợp này, doanh nghiệp sẽ nhận được thông báo về đánh giá đặc biệt, kèm theo mô tả chi tiết lý do và yêu cầu. Đội đánh giá sẽ được thiết lập phù hợp và tiến hành xác minh thực tế tại hiện trường.

Xử lý các thay đổi liên quan đến yêu cầu chứng nhận ISO

Tiêu chuẩn ISO có thể được cập nhật hoặc thay đổi về cấu trúc, nội dung hoặc thủ tục chứng nhận. Khi đó, doanh nghiệp cần điều chỉnh hệ thống quản lý sao cho phù hợp với các yêu cầu mới.

Tổ chức chứng nhận sẽ thông báo và quy định thời hạn cụ thể để doanh nghiệp cập nhật (ví dụ: chuyển đổi từ ISO 9001:2008 sang ISO 9001:2015). Tổ chức chứng nhận sẽ thẩm định lại hệ thống để xác nhận tính phù hợp theo phiên bản mới. Nếu doanh nghiệp không tuân thủ đúng tiến độ chuyển đổi, hệ thống chứng nhận có thể bị:

• Đình chỉ tạm thời;
• Thu hẹp phạm vi chứng nhận;
• Từ chối cấp lại chứng nhận;
• Hủy bỏ hoàn toàn hiệu lực chứng nhận.

Các trường hợp đình chỉ, thu hồi hoặc hủy chứng nhận ISO

Trong quá trình áp dụng ISO, doanh nghiệp có thể đối diện các tình huống khiến tổ chức chứng nhận phải áp dụng biện pháp xử lý mạnh nếu việc không tuân thủ kéo dài hoặc ở mức nghiêm trọng.

Trường hợp đình chỉ chứng nhận

Áp dụng khi:

• Hệ thống quản lý mất hiệu lực nghiêm trọng hoặc không thể duy trì, ví dụ do thay đổi tổ chức hoặc nhân sự cốt lõi.
• Doanh nghiệp không phối hợp thực hiện giám sát định kỳ hoặc tái chứng nhận đúng hạn.
• Chính doanh nghiệp đề xuất đình chỉ chứng nhận tạm thời.

Tổ chức chứng nhận sẽ yêu cầu biện pháp khắc phục và ấn định thời hạn. Sau khi doanh nghiệp xử lý, hệ thống có thể được phục hồi chứng nhận hoặc chuyển sang hủy bỏ nếu không đáp ứng.

Trường hợp thu hẹp phạm vi chứng nhận

Áp dụng khi:

• Một hoặc nhiều hoạt động trong phạm vi chứng nhận không đáp ứng yêu cầu ISO.
• Các sai phạm liên tục xảy ra đối với một phần hoạt động trong hệ thống quản lý.

Việc thu hẹp đảm bảo phạm vi được công nhận vẫn duy trì chất lượng và phù hợp.

Trường hợp hủy bỏ chứng nhận

Áp dụng khi:

• Doanh nghiệp phá sản, ngưng hoạt động hoặc có hành vi gian lận nghiêm trọng.
• Không có giải pháp khắc phục hiệu quả sau đình chỉ hoặc vi phạm nghiêm trọng kéo dài.
• Doanh nghiệp tự nguyện đề nghị hủy chứng nhận.

Quyết định hủy sẽ được thông báo chính thức và cập nhật công khai nhằm bảo đảm tính minh bạch trong chứng nhận.

Đồng hành cùng Viện GCDRI trong việc duy trì và nâng cấp chứng nhận ISO

Việc tái chứng nhận, mở rộng hay xử lý các thay đổi liên quan đến hệ thống ISO là những công việc đòi hỏi sự hiểu biết chuyên sâu, kỹ lưỡng và đúng thủ tục. GCDRI – với tư cách là đơn vị nghiên cứu, đào tạo và tư vấn chứng nhận quốc tế – luôn đồng hành cùng các doanh nghiệp trong suốt hành trình triển khai, duy trì và nâng cao hiệu quả quản lý theo tiêu chuẩn ISO. Chúng tôi tự tin với đội ngũ chuyên gia nhiều kinh nghiệm và am hiểu sâu sắc về từng yêu cầu tiêu chuẩn quốc tế.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang bước vào chu kỳ tái chứng nhận; có kế hoạch mở rộng hoạt động; hoặc cần hỗ trợ xử lý các thay đổi về hệ thống quản lý ISO – đừng ngần ngại liên hệ với GCDRI để được tư vấn và hướng dẫn chi tiết.

Mọi thắc mắc vui lòng liên hệ:

• Hotline: 0904.889.859 (Ms.Hoa)
• Email: chungnhantoancau@gmail.com

Viện Nghiên Cứu Phát Triển Chứng Nhận Toàn Cầu – GCDRI luôn sẵn sàng đồng hành và nâng tầm chất lượng quản lý cho tổ chức của bạn.