Ứng dụng Mô hình Con Rùa trong Hệ thống Quản lý Chất lượng ISO 9001:2015

Trong hành trình thiết lập và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả, phương pháp tiếp cận theo quá trình đóng vai trò nền tảng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015. Một biểu tượng trực quan và giàu ý nghĩa hỗ trợ triển khai mô hình này là mô hình “Con Rùa” hay còn gọi là “Turtle Diagram”. Viện Nghiên Cứu Phát Triển Chứng Nhận Toàn Cầu (GCDRI) xin giới thiệu tới doanh nghiệp Việt Nam thông tin chuyên sâu và cách ứng dụng mô hình Con Rùa, giúp tối ưu hóa hiệu quả hệ thống quản lý chất lượng và nâng cao năng lực quản trị quy trình thực tiễn.

Mô hình Con Rùa là gì và ý nghĩa trong ISO 9001:2015?

Mô hình Con Rùa là một công cụ trực quan, được sử dụng rộng rãi trong triển khai phương pháp tiếp cận theo quá trình – nguyên tắc quản lý chất lượng thứ tư trong 7 nguyên tắc của ISO 9001:2015. Mô hình này giúp phân tích toàn diện một quá trình thông qua 6 yếu tố quan trọng bao phủ từ đầu vào đến đầu ra, bao gồm: Inputs (đầu vào), Outputs (đầu ra), Who (ai thực hiện), With What (cần gì để thực hiện), How (cách thực hiện) và How Much (chỉ tiêu đánh giá).

Việc áp dụng mô hình Con Rùa mang lại khả năng:

• Nhận diện rõ ràng từng yếu tố cấu thành quy trình.
• Quản lý hiệu quả nguồn lực triển khai quá trình.
• Hiểu được mối liên kết giữa các quy trình trong toàn bộ hệ thống.
• Phát hiện lỗ hổng, điểm yếu trong hoạt động quản lý để cải tiến phù hợp.

Điều đặc biệt là mô hình này không chỉ được ứng dụng trong lĩnh vực sản xuất, mà còn hiệu quả cho các doanh nghiệp dịch vụ, thương mại, hành chính công – miễn là có hoạt động mang tính quy trình.

Thực trạng hiện nay: Áp dụng hệ thống tài liệu quản lý thiếu hiệu quả

Nhiều doanh nghiệp hiện nay sử dụng hệ thống tài liệu quản lý chất lượng sao chép từ các mẫu có sẵn – vốn được xây dựng dựa trên hoạt động cụ thể của các doanh nghiệp khác. Việc này dẫn tới tình trạng:

• Quy trình không phù hợp với thực tế vận hành doanh nghiệp.
• Nhân sự không hiểu hoặc không áp dụng tài liệu đúng cách.
• Lãnh đạo tưởng nhầm hệ thống tài liệu là yêu cầu “cứng nhắc” từ Tổ chức ISO, phải làm theo một khuôn mẫu nhất định.

Kết quả là hệ thống quản lý chất lượng trở thành gánh nặng, không mang lại giá trị thực tiễn.

Từ thực tế này, GCDRI nhấn mạnh vai trò thiết yếu của việc hiểu đúng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 và đặc biệt là tiếp cận theo quá trình thông qua công cụ mô hình Con Rùa. Đây là bước nền tảng giúp doanh nghiệp “may đo” hệ thống tài liệu quản lý phù hợp với bản chất hoạt động nội tại, từ đó tạo nên hệ thống quản lý chất lượng thực sự hiệu quả và có thể cải tiến bền vững.

Cách áp dụng mô hình Con Rùa trong xây dựng và đánh giá quy trình

Mô hình Con Rùa được biểu thị thông qua sơ đồ chứa 6 thành phần chính bao quanh lõi quy trình, giúp doanh nghiệp nhìn nhận đầy đủ mọi khía cạnh của một quá trình. Sau đây là hướng dẫn áp dụng từng yếu tố trong mô hình này:

Inputs – Đầu vào là gì?

Xác định rõ các yếu tố đầu vào cần thiết để quá trình có thể triển khai như:

• Yêu cầu từ khách hàng
• Nguyên liệu, vật tư đầu vào
• Tài liệu liên quan: quy trình, hướng dẫn, biểu mẫu

Ví dụ: Trong quá trình xuất kho, đầu vào cần có “Phiếu đề nghị xuất kho” đã được phê duyệt.

Outputs – Kết quả mong đợi

Kết quả đầu ra chính là những gì mà quá trình cần tạo ra, bao gồm:

• Sản phẩm hoàn chỉnh
• Tài liệu chứng minh
• Báo cáo kết quả

Ví dụ: Kết quả đầu ra là “Phiếu xuất kho”, “Bảng cân đối kho”, “Thẻ kho”…

With what – Cần gì để thực hiện?

Bao gồm các nguồn lực vật lý và môi trường cần thiết:

• Máy móc, thiết bị
• Công cụ, phần mềm
• Điều kiện môi trường làm việc, kiểm soát chất lượng

Who – Ai thực hiện?

Xác định rõ bộ phận, chức danh hoặc cá nhân thực hiện quá trình, đồng thời ghi nhận các yêu cầu:

• Bằng cấp, chứng chỉ tối thiểu
• Kỹ năng, kinh nghiệm
• Đào tạo nội bộ

How – Thực hiện như thế nào?

Mô tả chi tiết phương pháp thực hiện hoặc trình tự thao tác công việc. Đây là nơi thể hiện bản chất hoạt động của quá trình. Quy trình càng rõ ràng, người thao tác càng dễ dàng tuân thủ.

How much – Bao nhiêu là đủ?

Chính là các chỉ báo định lượng về hiệu quả và hiệu suất của quá trình, ví dụ:

• KPI
• Tỷ lệ sản phẩm đạt yêu cầu
• Tần suất kiểm tra, thời gian chu trình

Các quá trình hỗ trợ liên quan

Xác định các quá trình có tương tác hoặc ảnh hưởng đến quá trình chính đang phân tích. Ví dụ, trong quá trình xuất kho, các quy trình hỗ trợ có thể gồm: vận chuyển, cập nhật dữ liệu kho, quản lý xe nâng…

Hình thức nội dung tài liệu cần có khi mô tả một quy trình

Khi tổ chức xây dựng mô tả tài liệu cho một quy trình quản lý chất lượng, cần bao gồm đầy đủ các nội dung chính gồm:

1. Mục đích của quy trình: Xác định xem quy trình này hướng tới đầu ra nào cụ thể nào.
2. Thuật ngữ và định nghĩa: Làm rõ các từ viết tắt, khái niệm chuyên ngành được sử dụng.
3. Trách nhiệm thực hiện: Ai là người thực hiện quy trình và điều kiện năng lực tương ứng.
4. Nội dung chi tiết: Bao gồm đầu vào, đầu ra, phương tiện, cách thức triển khai.
5. Đo lường kết quả: Thiết lập các chỉ tiêu đánh giá, KPI cho quá trình.
6. Hồ sơ lưu trữ: Các bằng chứng liên quan, nơi lưu trữ và thời hạn bảo quản.
7. Tài liệu tham khảo: Các quy trình liên kết, quy định hỗ trợ.

Việc đảm bảo đầy đủ và rõ ràng các mục này giúp tài liệu trở nên hữu ích, dễ hiểu và dễ áp dụng trong thực tế.

Mối quan hệ giữa mô hình Con Rùa và nguyên tắc 5M + 1E

Đối với những người đã quen thuộc với phương pháp 5M + 1E trong quản lý sản xuất, việc tiếp cận mô hình Con Rùa sẽ dễ dàng vì sự tương thích giữa hai phương pháp như sau:

• Men (Người) = Who (Ai thực hiện)
• Material (Nguyên vật liệu), Machine (Máy móc), Environment (Môi trường) = With what (Cần gì để thực hiện)
• Method (Phương pháp thực hiện) = How (Cách thực hiện)
• Measurement (Đo lường) = How much (Chỉ tiêu đánh giá)

Sự tương đồng này cho phép doanh nghiệp ứng dụng linh hoạt các phương pháp đã quen thuộc vào triển khai hệ thống quản lý chất lượng theo ISO.

Kết luận: Mô hình Con Rùa – Công cụ tối ưu hóa quy trình trong ISO 9001:2015

Mô hình Con Rùa không nằm trong các điều khoản bắt buộc của tiêu chuẩn ISO 9001:2015, nhưng lại là một công cụ cực kỳ hiệu quả trong việc phân tích, thiết lập và đánh giá các quá trình thuộc hệ thống quản lý chất lượng.

• Giúp hiểu rõ bản chất và yêu cầu từng quy trình.
• Tăng tính logic, đồng bộ và hiệu quả cho toàn bộ hệ thống quản lý.
• Là nền tảng xây dựng tài liệu và cải tiến liên tục phù hợp với hoạt động thực tế.

Hiện nay, mô hình Con Rùa được ứng dụng phổ biến trong nhiều ngành, bao gồm cả lĩnh vực công nghiệp ô tô (IATF 16949), hàng không (AS 9100), thực phẩm (ISO 22000) và đặc biệt trong mô hình hệ thống chất lượng ISO 9001:2015.

Để được hướng dẫn chi tiết về thiết lập hệ thống tài liệu chất lượng phù hợp theo mô hình Con Rùa, ứng dụng sâu vào từng hoạt động của doanh nghiệp, hãy liên hệ Viện Nghiên Cứu Phát Triển Chứng Nhận Toàn Cầu (GCDRI) – đơn vị dẫn đầu trong đào tạo, tư vấn và chứng nhận ISO tại Việt Nam.

Hotline: 0904.889.859 (Ms. Hoa)
Email: chungnhantoancau@gmail.com