Thủ tục chứng nhận CTN khi xuất khẩu hàng hóa sang Ghana: Những điều doanh nghiệp Việt cần biết

Trong bối cảnh toàn cầu hóa và giao thương quốc tế ngày càng phát triển, việc tuân thủ các quy định về chứng nhận xuất nhập khẩu là một điều kiện thiết yếu để hàng hóa được lưu thông thuận lợi. Một trong những chứng từ được yêu cầu tại nhiều quốc gia châu Phi, trong đó có Ghana, chính là chứng nhận CTN (Cargo Tracking Note). Tuy nhiên, thời gian gần đây, có thông tin mới liên quan đến việc yêu cầu chứng nhận này với hàng hóa xuất sang Ghana.

Là đơn vị nghiên cứu và tư vấn hàng đầu về tiêu chuẩn quốc tế tại Việt Nam, Viện Nghiên Cứu Phát Triển Chứng Nhận Toàn Cầu (GCDRI) xin cung cấp cho quý doanh nghiệp thông tin cập nhật và đầy đủ nhất về CTN – tầm quan trọng, các rủi ro nếu không thực hiện, quy trình đăng ký và chi phí liên quan – giúp giảm thiểu rủi ro và tối ưu hiệu quả xuất khẩu.

CTN Ghana là gì và tại sao nó quan trọng?

CTN – Cargo Tracking Note (Phiếu theo dõi hàng hóa) là một loại chứng từ điện tử dùng để theo dõi thông tin chi tiết của hàng hóa vận chuyển đến Ghana. Nó giúp các cơ quan tại cảng đến kiểm soát, giám sát và dự báo các luồng hàng hóa nhập khẩu. Trước đây, CTN từng là chứng từ bắt buộc đối với mọi lô hàng xuất sang Ghana.

Tuy nhiên, theo thông báo cập nhật mới nhất, hiện tại Ghana đã tạm thời không yêu cầu bắt buộc CTN đối với tất cả các lô hàng nhập khẩu. Dù vậy, GCDRI vẫn khuyến cáo doanh nghiệp tiếp tục cập nhật thường xuyên chính sách này để tránh rủi ro phát sinh trong tương lai.

CTN đóng vai trò gì trong hoạt động hải quan tại Ghana?

CTN không chỉ đơn thuần là một loại giấy tờ hành chính. Khi được yêu cầu, đây là chứng từ bắt buộc phải nộp trước khi hàng đến cảng. Nếu không cung cấp đúng và đủ, doanh nghiệp có thể gặp những hệ quả nghiêm trọng như:

• Hàng hóa có thể bị giữ lại, không được thông quan;
• Phải nộp phạt hành chính lên tới 2.500 USD/lô hàng;
• Kéo dài thời gian thông quan, gây ảnh hưởng đến uy tín và lịch trình giao nhận;
• Phát sinh chi phí lưu kho, lưu bãi ngoài dự tính.

Vì vậy, việc tìm hiểu và tuân thủ đúng các quy định về CTN là điều không thể xem nhẹ trong hoạt động xuất khẩu sang Ghana.

Quy trình đăng ký CTN: Doanh nghiệp cần chuẩn bị những gì?

Khi áp dụng, quy trình đăng ký CTN Ghana là một chuỗi công việc mang tính kỹ thuật nhưng không quá phức tạp nếu được hỗ trợ đúng cách. Theo hướng dẫn từ các tổ chức chứng nhận quốc tế, để được cấp chứng từ CTN, doanh nghiệp cần thực hiện như sau:

H2.1 Gửi hồ sơ cần thiết

Doanh nghiệp cần gửi bản mềm (qua email) các tài liệu sau:

• Vận đơn (Bill of Lading – bản sao);
• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice – bản sao);
• Hóa đơn cước vận tải (nếu hóa đơn thương mại không bao gồm cước);
• Tờ khai hải quan xuất khẩu (bản scan).

GCDRI khuyến nghị doanh nghiệp nên gửi bộ hồ sơ trước ngày tàu chạy ít nhất 2-3 ngày làm việc để đảm bảo tiến độ xử lý.

H2.2 Duyệt bản nháp và xác nhận CTN

Sau khi gửi hồ sơ, doanh nghiệp sẽ nhận được bản nháp (draft) của chứng từ CTN. Doanh nghiệp cần xem xét kỹ nội dung và phản hồi nhanh nếu có chỉnh sửa. Sau khi xác nhận, cơ quan cấp chứng từ sẽ phát hành bản gốc CTN có mã xác thực điện tử – thường trong vòng 1-2 ngày làm việc.

Nếu không có CTN, hậu quả cụ thể là gì?

Dù hiện nay Ghana chưa bắt buộc CTN, tuy nhiên trong trường hợp quy định được tái thực thi hoặc áp dụng cho từng loại hàng hóa đặc thù, doanh nghiệp không có CTN có thể gặp các vấn đề pháp lý và tài chính nghiêm trọng, bao gồm:

• Mất quyền ưu tiên thông quan;
• Tăng thời gian và chi phí lưu kho tại cảng;
• Bị cơ quan quản lý cảng tại Ghana đánh giá không hợp tác;
• Giảm uy tín trong chuỗi cung ứng toàn cầu.

Vì vậy, GCDRI khuyến cáo doanh nghiệp phải theo dõi sát sao thông báo từ cơ quan cảng Ghana hoặc thông qua đơn vị tư vấn có kinh nghiệm để kịp thời chuẩn bị CTN khi cần.

Chi phí cấp CTN là bao nhiêu?

Chi phí thực hiện CTN thường không cố định, mà phụ thuộc vào nhiều yếu tố như:

• Loại hình hàng hóa (container 20ft, 40ft, hàng rời, RO-RO…);
• Số lượng vận đơn;
• Quốc gia hoặc khu vực nhận hàng;
• Đơn vị cấp chứng từ (tùy theo quy định ủy quyền).

Tuy nhiên, nhờ chính sách hỗ trợ tối đa của một số đại diện cấp CTN, doanh nghiệp có thể được hưởng ưu đãi miễn/lược thủ tục hoặc mức giá đặc biệt khi làm qua bên cung cấp chuyên nghiệp.

Viện GCDRI khuyến nghị doanh nghiệp nên tìm đến các đơn vị có kinh nghiệm, đã được chỉ định hoặc có hệ thống hỗ trợ các tuyến hàng đi Ghana để được cấp nhanh, đúng giá và đúng quy định.

Khi nào Ghana yêu cầu lại CTN?

Tại thời điểm hiện tại, Ghana không bắt buộc chứng từ CTN với mọi lô hàng. Dù vậy, ist vẫn nằm trong số các quốc gia có thể thay đổi quy định thông quan dựa trên từng thời điểm, chính sách thương mại hoặc loại hàng hóa.

Do đó, doanh nghiệp nên thường xuyên cập nhật thông qua các kênh chính thức như:

• Đại sứ quán Ghana;
• Cục Hải quan Ghana;
• Đơn vị tư vấn chứng nhận quốc tế chuyên trách như GCDRI;
• Các thông báo mới từ hiệp hội xuất nhập khẩu tại Việt Nam.

Việc này giúp doanh nghiệp chủ động phòng ngừa và xử lý nhanh chóng nếu có thay đổi đột xuất.

Tư vấn và hỗ trợ thực hiện CTN qua GCDRI

Là Viện nghiên cứu – tư vấn hàng đầu trong lĩnh vực tiêu chuẩn quốc tế và hệ thống chứng nhận, GCDRI không chỉ cung cấp thông tin cập nhật mà còn đồng hành cùng doanh nghiệp trong:

• Tư vấn biểu mẫu và hồ sơ phù hợp nhất với quy định;
• Hướng dẫn quy trình chi tiết và tối ưu thời gian xử lý;
• Kết nối với hệ thống đối tác cấp chứng nhận uy tín toàn cầu;
• Hỗ trợ chi phí và tư vấn miễn phí bước đầu cho doanh nghiệp Việt xuất khẩu.

GCDRI cam kết đồng hành cùng doanh nghiệp Việt Nam trong công cuộc nâng cao năng lực xuất khẩu, bảo đảm tuân thủ tiêu chuẩn quốc tế và phát triển bền vững tại các thị trường trung và dài hạn như châu Phi.

Kết luận

Việc nắm rõ và cập nhật thông tin về các loại chứng từ xuất khẩu như CTN có vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hàng hóa thông quan nhanh chóng và tiết kiệm chi phí. Mặc dù hiện tại Ghana không yêu cầu bắt buộc CTN, nhưng việc hiểu rõ quy trình, tài liệu và các yêu cầu liên quan sẽ giúp các doanh nghiệp chủ động ứng phó với mọi tình huống thay đổi chính sách.

Hãy liên hệ ngay với đội ngũ chuyên gia của GCDRI để được tư vấn nhanh chóng và hỗ trợ toàn diện trong việc chuẩn bị chứng từ CTN và các dịch vụ tiêu chuẩn quốc tế khác:

📞 Hotline: 0904.889.859 (Ms.Hoa)
📩 Email: chungnhantoancau@gmail.com

GCDRI – Kiến tạo giá trị bền vững thông qua tiêu chuẩn quốc tế.