Các yêu cầu an ninh theo tiêu chuẩn CTPAT: Hướng dẫn từ GCDRI

Bối cảnh an ninh chuỗi cung ứng toàn cầu ngày càng phức tạp đã khiến các yêu cầu về kiểm soát và đảm bảo an toàn trở thành tiêu chí bắt buộc. Một trong những tiêu chuẩn quan trọng giúp các doanh nghiệp xuất khẩu vào thị trường Hoa Kỳ tuân thủ các quy định hải quan nghiêm ngặt chính là CTPAT – Chương trình Đối tác Hải quan – Doanh nghiệp chống Khủng bố (Customs-Trade Partnership Against Terrorism).

Với mục tiêu hỗ trợ doanh nghiệp Việt Nam hiểu và đáp ứng đúng các yêu cầu của tiêu chuẩn này, Viện Nghiên cứu Phát triển Chứng nhận Toàn cầu (GCDRI) xin giới thiệu bài viết chuyên sâu sau, tóm lược đầy đủ và hệ thống các yêu cầu cần áp dụng theo chuẩn CTPAT để nâng cao tính minh bạch, an toàn và hiệu quả trong toàn bộ chuỗi cung ứng.

Đối tác kinh doanh và kiểm soát an ninh trong chuỗi cung ứng

Các nhà sản xuất nước ngoài cần thiết lập quy trình đánh giá và lựa chọn đối tác kinh doanh một cách chặt chẽ thông qua văn bản, bao gồm nhà vận chuyển, nhà sản xuất phụ, nhà cung cấp nguyên vật liệu, đơn vị thầu phụ… Trong đó:

• Với đối tác đã được chứng nhận CTPAT: cần có tài liệu xác minh như SVI (Số định danh đối tác).
• Với đối tác chưa được chứng nhận: cần yêu cầu cam kết tuân thủ tiêu chuẩn an ninh thông qua các cam kết bằng văn bản, bảng hỏi an ninh hoặc xác nhận tham gia chương trình tương đương của WCO do cơ quan hải quan nước sở tại công nhận.

Mục tiêu là đảm bảo kiểm soát rủi ro toàn chuỗi cung ứng, ngăn ngừa các hoạt động chuyển tải bất hợp pháp, buôn lậu hoặc xâm nhập từ bên ngoài.

Đảm bảo an toàn tại điểm xuất xứ và điểm giao nhận hàng

Tại các điểm xuất xứ hoặc khu vực lắp ráp hàng hóa, nhà sản xuất nước ngoài cần đảm bảo rằng đối tác kinh doanh có triển khai các quy trình và biện pháp an ninh phù hợp với tiêu chí CTPAT. Việc kiểm tra quá trình và cơ sở vật chất phải tiến hành theo cơ chế đánh giá rủi ro, bao gồm:

• Kiểm tra kho lưu trữ và khu vực xếp hàng
• Giám sát thực hiện chuẩn an ninh khi giao nhận hàng
• Thường xuyên rà soát, cập nhật quy trình vận hành an toàn

Yêu cầu với container và phương tiện vận tải

Đảm bảo an toàn cho container, trailer là điểm trọng yếu trong tiêu chuẩn CTPAT. Quy định bao gồm:

• Tại thời điểm xếp hàng, container phải được kiểm tra kỹ lưỡng vật lý (áp dụng quy trình kiểm tra 7 điểm với container và 10 điểm với trailer).
• Sử dụng niêm chì an ninh cao đạt tiêu chuẩn ISO/PAS 17712: đảm bảo khi niêm phong tất cả container/rơ-moóc vận chuyển hàng vào Mỹ.
• Xây dựng quy trình báo cáo và xử lý container bị xâm phạm một cách hiệu quả.
• Chỉ giao niêm chì cho nhân sự được phân công và ghi nhận đầy đủ trách nhiệm.

Mọi phương tiện lưu giữ dưới sự kiểm soát phải được đặt tại khu vực bảo mật cao, tránh người lạ xâm nhập hoặc thao tác trái phép.

Kiểm soát truy cập và quản lý con người

Để bảo vệ tài sản và dữ liệu nhạy cảm, các biện pháp kiểm soát truy cập vật lý cần được áp dụng chặt chẽ:

• Nhân viên và khách phải có phù hiệu hoặc loại nhận diện riêng biệt khi ra vào khu vực bảo mật.
• Doanh nghiệp cần áp dụng các thủ tục đăng ký, giám sát và thu hồi quyền truy cập khi nhân viên nghỉ việc hoặc thay đổi vị trí.
• Khách đến làm việc phải xuất trình giấy tờ tùy thân có ảnh và luôn có nhân viên giám sát.

Việc kiểm tra, sàng lọc nhân viên mới và định kỳ đánh giá lại đối với nhân sự hiện tại cũng là yêu cầu bắt buộc.

An ninh vận hành và xử lý hàng hóa

Toàn bộ chuỗi vận hành – từ đóng gói, lưu kho, khai báo, giao nhận – phải đảm bảo sự chính xác, minh bạch và chống gian lận:

• Quy trình xử lý tài liệu giấy tờ giao nhận, thông quan cần được mã hóa, xác minh và bảo mật.
• Có hệ thống quản lý để phát hiện bất thường về số lượng, loại hàng, vị trí trong quá trình giao hàng.
• Kiểm tra, giám sát camera an ninh và hệ thống báo động tại khu vực kho, xưởng phải được duy trì thường xuyên.

Biện pháp an ninh vật lý cho cơ sở sản xuất

Các cơ sở xử lý và lưu trữ hàng hóa cần được bảo vệ vật lý với hệ thống như:

• Tường bao, hàng rào chắc chắn và được kiểm tra định kỳ chống xâm nhập bất hợp pháp.
• Cổng ra vào, nhà kho, và các vị trí nhạy cảm phải có khóa truy cập và kiểm soát phân quyền rõ ràng.
• Chiếu sáng đầy đủ ở các khu xử lý hàng hóa, cổng ra vào, bãi đỗ xe, và khu vực sân kho.

Ngoài ra, khu vực đỗ xe cá nhân nên được tách biệt hoàn toàn khỏi khu vực xử lý hàng hóa để ngăn chặn rủi ro nội gián.

An ninh công nghệ thông tin và truyền thông

Thông tin nhạy cảm cần được bảo vệ bằng các chính sách bảo mật CNTT nghiêm ngặt:

• Thiết lập chính sách sử dụng mật khẩu cá nhân hóa, bắt buộc cập nhật định kỳ.
• Tăng cường nhận thức an ninh mạng qua chương trình đào tạo nhân viên định kỳ.
• Các hành vi truy cập hoặc sử dụng tài khoản trái phép sẽ bị xử lý theo quy trình nội bộ và pháp luật.

Hệ thống CNTT cần đảm bảo không bị xâm nhập, thay đổi dữ liệu hoặc làm thất thoát thông tin có giá trị thương mại.

Đào tạo và nâng cao nhận thức an ninh

Một trong những trụ cột quan trọng của CTPAT là đào tạo nhân sự toàn diện về các mối đe dọa an ninh trong chuỗi cung ứng:

• Nhân viên phải nắm rõ quy trình báo cáo sự cố và nhận biết các dấu hiệu bất thường.
• Các bộ phận liên quan đến vận chuyển, giao nhận, kiểm tra hàng hóa cần được trang bị kỹ năng phát hiện rủi ro như buôn lậu, khủng bố, gian lận.
• Khuyến khích văn hóa bảo mật nội bộ, cảnh giác nội gián bằng các khóa đào tạo chuyên biệt.

Tổ chức đào tạo nên cung cấp chứng nhận và tạo động lực cho nhân viên tham gia tích cực bằng quyền lợi cụ thể.

Tổng kết: Tuân thủ CTPAT – lợi ích và cam kết từ GCDRI

Việc đáp ứng các yêu cầu CTPAT không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quá trình thông quan vào Hoa Kỳ, mà còn nâng tầm chuỗi cung ứng toàn cầu, tăng cường hợp tác tin cậy với các đối tác thương mại lớn.

Với mạng lưới chuyên gia giàu kinh nghiệm và hiểu biết sâu rộng, GCDRI luôn sẵn sàng đồng hành cùng doanh nghiệp trong đào tạo, xây dựng tiêu chuẩn và đánh giá năng lực chuỗi cung ứng theo chuẩn quốc tế. Chúng tôi cung cấp:

• Đào tạo nhận thức CTPAT chuyên sâu
• Hướng dẫn xây dựng và triển khai quy trình an ninh theo CTPAT
• Tư vấn đánh giá trước chứng nhận và cải tiến hệ thống

Để tìm hiểu chi tiết hoặc đăng ký dịch vụ đào tạo/chứng nhận CTPAT, vui lòng liên hệ GCDRI qua Hotline: 0904.889.859 (Ms.Hoa) hoặc email: chungnhantoancau@gmail.com – đội ngũ chuyên gia của chúng tôi sẽ hỗ trợ quý doanh nghiệp nhanh chóng, hiệu quả và chuyên nghiệp.