Chứng từ FERI khi xuất khẩu sang Cộng hòa Dân chủ Congo: Quy định bắt buộc cần biết

Khi doanh nghiệp Việt Nam có kế hoạch xuất khẩu hàng hóa sang thị trường Cộng hòa Dân chủ Congo, cần đặc biệt lưu ý đến quy định bắt buộc liên quan đến chứng từ FERI. Đây không chỉ là yêu cầu của cơ quan hải quan Congo mà còn là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí tại cảng đích và đảm bảo lô hàng thông quan thuận lợi.

Với sứ mệnh nâng cao nhận thức và năng lực thực hành tiêu chuẩn quốc tế, Viện Nghiên Cứu Phát Triển Chứng Nhận Toàn Cầu (GCDRI) chia sẻ bài viết chuyên sâu dưới đây nhằm giúp các tổ chức, doanh nghiệp Việt Nam hiểu đúng và áp dụng hiệu quả hệ thống chứng từ FERI khi giao thương với Cộng hòa Dân chủ Congo.

FERI là gì và vì sao bắt buộc?

FERI là viết tắt của cụm từ tiếng Pháp “Fiche Electronique de Renseignement à l’Importation”, có thể hiểu là Phiếu Thông Tin Điện Tử về Nhập khẩu. Đây là một chứng từ khai báo bắt buộc khi hàng hóa được vận chuyển đến Cộng hòa Dân chủ Congo. Tài liệu này được yêu cầu trình nộp tại hải quan cảng nhập để hàng hóa được phép thông quan.

Nếu không có FERI đầy đủ và hợp lệ đi kèm hồ sơ lô hàng, hàng hóa sẽ bị giữ lại tại cảng hoặc đối diện các chế tài tài chính nghiêm khắc. Do đó, việc chuẩn bị đúng và kịp thời chứng từ FERI khi xuất khẩu vào Congo là yếu tố không thể bỏ qua.

Hệ quả khi không có chứng từ FERI

Thiếu FERI không chỉ làm trì hoãn thủ tục thông quan mà còn gây thiệt hại lớn về kinh tế và uy tín cho doanh nghiệp. Cụ thể:

• Doanh nghiệp có thể bị phạt hành chính lên tới 2.500 USD cho mỗi vận đơn không có FERI.
• Lô hàng không được thông quan đúng hạn, gây chậm trễ giao hàng, phát sinh chi phí lưu kho, lưu bãi hoặc chi phí xử lý khẩn cấp.
• Ảnh hưởng đến hình ảnh doanh nghiệp trong mắt đối tác và hải quan địa phương.

Việc tuân thủ yêu cầu FERI không chỉ để tránh rủi ro mà còn thể hiện cam kết chuyên nghiệp và tuân thủ pháp luật quốc tế của doanh nghiệp Việt Nam khi xuất khẩu sang châu Phi.

Quy trình đăng ký FERI như thế nào?

Để lấy chứng từ FERI, doanh nghiệp cần thực hiện theo các bước sau:

1. Gửi thông tin ban đầu đến đại lý FERI tại quốc gia xuất khẩu bao gồm: bản mềm các chứng từ cần thiết (nêu ở phần sau).
2. Nhận bản dự thảo chứng từ FERI: Đơn vị phát hành sẽ gửi lại file dự thảo để quý doanh nghiệp kiểm tra và xác nhận thông tin.
3. Phê duyệt bản nháp và xuất bản chính thức: Sau khi quý doanh nghiệp duyệt bản dự thảo, FERI chính thức đã xác thực sẽ được cấp trong vòng 1–2 ngày làm việc.

Quá trình này đòi hỏi tính chính xác cao trong việc cung cấp chứng từ và kiểm tra thông tin – nếu không sẽ dẫn đến sai sót hoặc trì hoãn cấp FERI.

Hồ sơ cần thiết để xin chứng từ FERI

Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ và chính xác các tài liệu sau dưới dạng bản quét (scan):

• Vận đơn (Bill of Lading – bản nháp hoặc bản gốc, tùy theo giai đoạn thực hiện)
• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
• Hóa đơn cước vận chuyển (Freight Invoice), chỉ yêu cầu nếu như hóa đơn thương mại không bao gồm chi phí cước.
• Mã FXI (nếu có): Đây là thông tin do nhà nhập khẩu tại Congo cung cấp, tuy không bắt buộc nhưng được khuyến nghị để quá trình đăng ký được nhanh và đầy đủ hơn.

Lưu ý: Tất cả file nên được nộp dưới định dạng PDF với chất lượng hiển thị rõ ràng.

Chi phí cấp chứng từ FERI phụ thuộc vào những yếu tố nào?

Phí dịch vụ để cấp FERI không cố định, mà được xác định dựa trên những yếu tố cụ thể sau:

• Loại hàng hóa vận chuyển (theo loại container: 20ft, 40ft, hàng rời – Break Bulk, RO-RO, v.v.)
• Số lượng vận đơn cần đăng ký
• Quốc gia xuất xứ của hàng hóa (tác động đến mức phí xử lý)
• Số container và khối lượng hàng hóa

Thông thường, mức giá dao động nhằm tạo điều kiện cho doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro và chi phí bất ngờ tại cảng đến. Một số đơn vị có hỗ trợ chính sách giảm phí hoặc miễn phí một phần để hỗ trợ khách hàng xuất khẩu thường xuyên.

GCDRI khuyến nghị gì cho doanh nghiệp Việt Nam?

Trong bối cảnh hội nhập sâu rộng và nhu cầu mở rộng thị trường xuất khẩu ra châu Phi ngày càng tăng, GCDRI nhận thấy việc nắm vững quy trình cũng như yêu cầu cụ thể trong từng tài liệu xuất khẩu là điều kiện tiên quyết giúp doanh nghiệp tăng trưởng bền vững.

Đối với thị trường Cộng hòa Dân chủ Congo, chứng từ FERI là bắt buộc. Do đó:

• Hãy chủ động chuẩn bị hồ sơ từ sớm, đặc biệt là trong khâu làm vận đơn và hóa đơn thương mại.
• Kiểm tra kỹ thông tin xuất xứ hàng hóa và quốc gia đích để xác định mức phí và yêu cầu phù hợp.
• Liên hệ với đối tác có chuyên môn khi cần hướng dẫn cụ thể và tối ưu chi phí đăng ký chứng từ.

Khi làm việc với các thị trường yêu cầu chứng từ chuyên biệt như Congo, việc đồng hành cùng đơn vị tư vấn uy tín như GCDRI sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, xử lý tình huống nhanh chóng và đảm bảo sự chính xác trong từng bước khai báo.

Kết luận

Chứng từ FERI là một yêu cầu phi quan thuế nhưng bắt buộc khi xuất khẩu hàng hóa vào thị trường Cộng hòa Dân chủ Congo. Việc đáp ứng quy định này không chỉ giúp doanh nghiệp tránh khoản phạt lên đến hàng nghìn USD mà còn đảm bảo cho lô hàng thông quan suôn sẻ, tiết kiệm thời gian và chi phí tại cảng đến.

Nếu bạn là doanh nghiệp đang hoặc sắp xuất khẩu hàng sang Cộng hòa Dân chủ Congo và cần hỗ trợ trong việc chuẩn bị FERI hoặc các chứng từ thương mại quốc tế khác, đừng ngần ngại liên hệ chuyên gia tư vấn của GCDRI:

📞 Hotline: 0904.889.859 (Ms.Hoa)
📧 Email: chungnhantoancau@gmail.com

Viện Nghiên Cứu Phát Triển Chứng Nhận Toàn Cầu (GCDRI) – đối tác tin cậy trong hành trình hội nhập quốc tế và nâng cao năng lực quản lý chất lượng của doanh nghiệp Việt Nam.