Hướng dẫn xây dựng hệ thống truy xuất nguồn gốc sản phẩm theo chuẩn quốc tế

Trong bối cảnh kinh tế toàn cầu hóa và yêu cầu minh bạch thông tin trong chuỗi cung ứng ngày càng tăng cao, việc thiết lập một hệ thống truy xuất nguồn gốc hiệu quả trở thành yếu tố sống còn để nâng cao chất lượng sản phẩm và niềm tin của người tiêu dùng. GCDRI – Viện Nghiên Cứu Phát Triển Chứng Nhận Toàn Cầu – xin giới thiệu hệ thống truy xuất nguồn gốc sản phẩm theo tiêu chuẩn quốc tế, nhằm hỗ trợ các doanh nghiệp Việt Nam đáp ứng đầy đủ yêu cầu của đối tác và thị trường quốc tế.

Bài viết này được GCDRI biên soạn với mục tiêu giúp độc giả hiểu rõ các bước thiết kế và vận hành hệ thống truy xuất nguồn gốc sản phẩm theo chuẩn TCVN 12850:2019 và GS1 toàn cầu, đồng thời nâng cao năng lực quản lý chất lượng, an toàn thực phẩm, và minh bạch chuỗi cung ứng.

Hệ thống truy xuất nguồn gốc là gì?

Hệ thống truy xuất nguồn gốc (Traceability System) là tập hợp các hoạt động định danh sản phẩm, ghi nhận và lưu trữ thông tin chi tiết về trạng thái, vị trí và biến động của sản phẩm theo thời gian và không gian. Mục tiêu chính là đảm bảo khả năng truy tìm thông tin chính xác về quá trình sản xuất, phân phối – từ nguyên liệu đầu vào đến khi đến tay người tiêu dùng, phục vụ công tác quản lý chất lượng, an toàn và phản hồi nhanh khi xảy ra sự cố.

Theo tiêu chuẩn TCVN 12850:2019 và tiêu chuẩn GS1 Global Traceability Standard, việc xây dựng hệ thống TXNG cần được thực hiện bài bản, có kế hoạch, gắn liền với hoạt động sản xuất kinh doanh và chiến lược quản lý rủi ro của tổ chức.

Các bước thiết kế hệ thống truy xuất nguồn gốc sản phẩm

1. Xác định mục đích và mục tiêu truy xuất nguồn gốc

Truy xuất nguồn gốc không chỉ là yêu cầu tuân thủ pháp luật, mà còn là công cụ chiến lược để doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh. Vì vậy, bước khởi đầu quan trọng nhất là xác định mục tiêu cụ thể mà hệ thống TXNG cần đáp ứng, ví dụ:

• Đảm bảo an toàn thực phẩm
• Tăng cường kiểm soát chất lượng
• Thực hiện trách nhiệm xã hội và bảo vệ người tiêu dùng
• Đáp ứng yêu cầu truy xuất của đối tác và thị trường xuất khẩu

Mục tiêu càng rõ ràng, việc thiết kế hệ thống càng hiệu quả và phù hợp với quy mô hoạt động của tổ chức.

2. Thu thập yêu cầu thông tin truy xuất

Từ mục tiêu đã xác định, doanh nghiệp cần xác lập các yêu cầu thông tin chính xác và đầy đủ để phản ánh đúng thực tế chuỗi cung ứng. Những thông tin này bao gồm:

• Danh tính các tác nhân trong chuỗi
• Biến động của hàng hóa trong quá trình sản xuất – phân phối
• Thời gian – địa điểm liên quan đến từng trạng thái sản phẩm

Thông tin cần được chuẩn hóa để đảm bảo khả năng trao đổi dữ liệu với đối tác một cách hiệu quả và minh bạch.

3. Phân tích quy trình kinh doanh hiện tại

Phân tích chi tiết các quy trình trong nội bộ và chuỗi cung ứng giúp phát hiện các điểm dữ liệu cần thu thập, xác định các luồng di chuyển của sản phẩm và tương tác giữa các bên. Doanh nghiệp nên:

• Xác định vai trò và trách nhiệm truy xuất của từng bên liên quan
• Mô hình hóa quy trình và các điểm đổi trạng thái sản phẩm
• Ghi nhận các hoạt động đầu vào – đầu ra tại mỗi giai đoạn

Việc hiểu rõ quy trình cũng giúp phát hiện rủi ro và thiết lập các điểm kiểm soát phù hợp.

4. Xác định đối tượng và mức độ định danh

Xác định các thực thể cần định danh như:

• Sản phẩm (đơn vị hàng hóa chính)
• Lô sản xuất
• Tài liệu chứng nhận, nhật ký
• Địa điểm lưu kho, sản xuất

Việc lựa chọn mức độ định danh (từng đơn vị, từng lô, từng pallet…) phải căn cứ vào yêu cầu truy xuất cụ thể và khả năng triển khai của tổ chức. Ứng dụng các tiêu chuẩn mã hóa như mã vạch GS1 sẽ giúp đồng bộ hóa dữ liệu trong chuỗi cung ứng toàn cầu.

5. Xác định các yêu cầu dữ liệu truy xuất

Doanh nghiệp cần xác định:

• Loại dữ liệu cần thu thập (mã sản phẩm, mã lô, thời gian, nơi xuất xứ…)
• Mức độ chi tiết của dữ liệu
• Tần suất cập nhật dữ liệu
• Thời gian lưu trữ dữ liệu truy xuất theo yêu cầu quy định

Đây là cơ sở để xây dựng hệ thống lưu trữ và xử lý thông tin phù hợp.

6. Thiết kế cấu trúc lưu trữ dữ liệu

Mô hình lưu trữ dữ liệu truy xuất cần đáp ứng:

• Ghi nhận thời gian thực
• Khả năng truy hồi nhanh chóng
• Đáp ứng thời gian lưu trữ tối thiểu theo pháp luật hoặc yêu cầu ngành hàng
• Có khả năng tích hợp hoặc chia sẻ dữ liệu với các bên liên quan

Cần đầu tư hoặc nâng cấp hệ thống phần mềm, cơ sở dữ liệu và nền tảng công nghệ thông tin theo tiêu chuẩn.

7. Thiết kế hệ thống sử dụng và phân tích dữ liệu

Hệ thống cần hỗ trợ các chức năng xử lý linh hoạt như:

• Truy vấn thông tin sản phẩm đầu ra hoặc đầu vào
• Phát hiện sai lệch, gian lận hoặc lỗi dữ liệu
• Quản lý can thiệp trong trường hợp khẩn cấp (triệu hồi sản phẩm…)

Các phân tích nâng cao có thể tích hợp AI hoặc dữ liệu lớn để đưa ra cảnh báo sớm, hỗ trợ cải tiến chất lượng liên tục.

Các bước triển khai hệ thống truy xuất nguồn gốc

8. Thực hiện đánh giá và phân tích khoảng cách

Thông qua việc phân tích thực trạng hiện tại so với mô hình thiết kế, doanh nghiệp xác định được khoảng cách cần cải thiện về:

• Cơ sở hạ tầng công nghệ
• Nguồn lực vận hành (con người, nghiệp vụ…)
• Quy trình quản lý và kiểm soát dữ liệu

Đây là tiền đề để xây dựng kế hoạch triển khai cụ thể và hiệu quả.

9. Thiết lập các thành phần hệ thống TXNG

Các thành phần chính cần xây dựng bao gồm:

• Hệ thống phần mềm được cấu hình theo yêu cầu TXNG
• Thiết bị phần cứng (máy quét mã, đầu in nhãn, server…)
• Giao diện khai báo và truy xuất thông tin bởi người tiêu dùng/khách hàng
• Quy trình nội bộ quản lý dữ liệu truy xuất

Doanh nghiệp có thể lựa chọn tích hợp vào hệ thống quản lý hiện có, hoặc xây dựng một nền tảng mới tùy theo nguồn lực và nhu cầu.

10. Thử nghiệm và thí điểm hệ thống

Giai đoạn này giúp kiểm chứng khả năng hoạt động thực tế của hệ thống. Nên chọn một sản phẩm hoặc một chuỗi cung ứng nhỏ để chạy thí điểm, từ đó:

• Đánh giá tính khả thi
• Ghi nhận sự cố và rút kinh nghiệm
• Cải tiến trước khi mở rộng phạm vi

Việc phối hợp với đối tác thương mại trong thử nghiệm cũng mang lại hiệu quả cao hơn.

Triển khai vận hành và duy trì hệ thống TXNG

11. Thực thi và mở rộng áp dụng hệ thống

Doanh nghiệp thiết lập kế hoạch triển khai toàn diện theo các giai đoạn cụ thể. Ưu tiên mở rộng triển khai với:

• Những sản phẩm quan trọng hoặc có khả năng rủi ro cao
• Các đối tác có yêu cầu minh bạch thông tin xuất xứ
• Các thị trường trọng điểm yêu cầu khắt khe về truy xuất nguồn gốc

Cần đảm bảo hệ thống vận hành ổn định trước khi mở rộng diện rộng.

12. Xây dựng tài liệu và đào tạo vận hành

Đây là giai đoạn then chốt để đảm bảo tính bền vững của hệ thống, bao gồm:

• Xây dựng tài liệu quy trình và hướng dẫn vận hành chi tiết
• Thành lập đội ngũ nhân sự phụ trách TXNG
• Đào tạo nội bộ và hướng dẫn sử dụng cho các bên liên quan
• Xác định danh sách đối tác, khách hàng cần kết nối dữ liệu

Ngoài ra, cần triển khai chiến lược truyền thông nội bộ và bên ngoài để tạo sự đồng thuận cao.

13. Giám sát và bảo trì hệ thống định kỳ

Hệ thống TXNG cần được quản lý như một cấu phần sống, gắn chặt với hoạt động kiểm soát chất lượng, bao gồm:

• Đánh giá định kỳ tình trạng hoạt động
• Cập nhật theo các thay đổi về quy định hoặc quy trình
• Xử lý sự cố, lỗi dữ liệu nếu phát sinh
• Phân tích và nâng cấp hệ thống nếu cần

Một hệ thống TXNG bền vững thúc đẩy quản lý chất lượng sản phẩm tốt hơn và tăng cường niềm tin khách hàng.

Kết luận

Xây dựng một hệ thống truy xuất nguồn gốc hiệu quả không chỉ giúp doanh nghiệp minh bạch thông tin và kiểm soát chất lượng toàn diện, mà còn là chìa khóa quan trọng để hội nhập thị trường quốc tế. Toàn bộ quá trình này đòi hỏi sự chuẩn hóa, phối hợp đồng bộ giữa các bên trong chuỗi cung ứng và tuân thủ các tiêu chuẩn quốc tế như GS1 và TCVN.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang tìm kiếm giải pháp chuyên nghiệp để triển khai hệ thống truy xuất nguồn gốc sản phẩm, hãy liên hệ ngay với GCDRI – Viện Nghiên Cứu Phát Triển Chứng Nhận Toàn Cầu qua:

• Hotline: 0904.889.859 (Ms.Hoa)
• Email: chungnhantoancau@gmail.com

Chúng tôi sẵn sàng đồng hành cùng doanh nghiệp trên hành trình nâng cao năng lực quản lý, đảm bảo chất lượng và tạo dựng niềm tin bền vững trên thị trường.