ISO 22301:2019 – Hướng Tiếp Cận Toàn Diện Quản Lý Tính Liên Tục Trong Kinh Doanh

Trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng đối mặt với những thách thức không thể lường trước như thiên tai, đại dịch, tấn công mạng hoặc sự cố kỹ thuật nghiêm trọng, khả năng duy trì hoạt động ổn định trở thành yếu tố sống còn. Chính vì lý do này, tiêu chuẩn ISO 22301:2019 ra đời như một khuôn khổ toàn diện giúp tổ chức thiết lập và duy trì hệ thống quản lý tính liên tục trong kinh doanh (Business Continuity Management System – BCMS).

Với vai trò là tổ chức hàng đầu nghiên cứu và tư vấn các hệ thống tiêu chuẩn quốc tế, Viện Nghiên Cứu Phát Triển Chứng Nhận Toàn Cầu (GCDRI) sẽ giúp quý doanh nghiệp hiểu rõ về ISO 22301:2019, lợi ích, các nguyên tắc cốt lõi và những điểm mới cần lưu ý khi áp dụng tiêu chuẩn này.

Tổng quan về ISO và tiêu chuẩn ISO 22301

ISO, viết tắt của Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế (International Organization for Standardization), là tổ chức phi chính phủ độc lập chuyên xây dựng các tiêu chuẩn quốc tế trong lĩnh vực thương mại, công nghiệp và công nghệ. Việt Nam chính thức gia nhập ISO từ năm 1977.

Trong số hàng ngàn tiêu chuẩn ISO, tiêu chuẩn ISO 22301 đặc biệt đóng vai trò quan trọng trong lĩnh vực quản trị rủi ro và đảm bảo tính liên tục của hoạt động kinh doanh, nhất là trong các bối cảnh khẩn cấp hoặc không lường trước được.

Tiêu chuẩn đầy đủ có tên: ISO 22301:2019 – An ninh và Khả năng phục hồi – Hệ thống quản lý tính liên tục trong kinh doanh – Các yêu cầu (Security and resilience – Business continuity management systems – Requirements).

Phiên bản hiện tại của ISO 22301:2019

Tiêu chuẩn ISO 22301 lần đầu được phát hành vào năm 2012 (ISO 22301:2012), và đã được cập nhật lên phiên bản mới nhất vào tháng 10 năm 2019 với tên gọi chính thức là ISO 22301:2019. Đây là khuôn khổ cập nhật, tinh gọn và thực tiễn hơn, nhằm giúp các tổ chức áp dụng hệ thống quản trị liên tục một cách hiệu quả hơn trong thực tế.

Vì sao doanh nghiệp cần áp dụng ISO 22301:2019?

Tăng cường khả năng chống chịu và hồi phục

Áp dụng ISO 22301 cho phép doanh nghiệp xây dựng kịch bản ứng phó và thiết lập các quy trình phục hồi nhanh chóng, đảm bảo hoạt động không bị gián đoạn dài hạn dù xảy ra biến cố lớn như hỏa hoạn, mất dữ liệu hay đứt gãy chuỗi cung ứng.

Đảm bảo tài sản và dòng tiền

Một hệ thống quản lý tính liên tục hiệu quả góp phần bảo vệ tài sản, nguồn lực, thương hiệu và doanh thu của doanh nghiệp thông qua độ sẵn sàng ứng phó cao với mọi tình huống khẩn cấp.

Tăng uy tín, cải thiện khả năng cạnh tranh

Việc được chứng nhận ISO 22301:2019 là bằng chứng cho thấy tổ chức có năng lực vận hành ổn định và đáng tin cậy, từ đó tăng mức độ tin cậy từ phía nhà đầu tư, khách hàng và đối tác.

Giảm chi phí tiềm tàng

Thông qua quản lý rủi ro hiệu quả, tổ chức có thể giảm thiểu thiệt hại tài chính, gián đoạn vận hành và chi phí bảo hiểm gián đoạn kinh doanh.

8 lợi ích vượt trội của ISO 22301 đối với tổ chức

1. Thiết lập và triển khai kế hoạch liên tục toàn diện (BCP)
   • Giúp hệ thống hóa các kịch bản ứng phó, đảm bảo BCP không chỉ tồn tại trên giấy mà được kiểm thử định kỳ và có tính thực tiễn cao.
2. Bảo vệ tài sản, doanh thu và sự ổn định
   • BCMS giúp giảm rủi ro tổn thất nặng nề liên quan đến mất mát dữ liệu, tài sản cốt lõi hoặc uy tín thương hiệu.
3. Định hướng rõ các quy trình phục hồi sau khủng hoảng
   • Chuẩn hóa các bước khôi phục và phối hợp nội bộ trong trường hợp khẩn cấp.
4. Tuân thủ pháp lý và quy định có liên quan
   • Đáp ứng các yêu cầu từ cơ quan quản lý nhà nước, nhà đầu tư hoặc khách hàng quốc tế về lên kế hoạch và ứng phó rủi ro.
5. Duy trì sự chuẩn bị và nâng cao năng lực kiểm thử
   • Hệ thống hóa quy trình theo dõi – kiểm tra – bản lề hoạt động để nâng cao khả năng sẵn sàng.
6. Tăng năng lực cạnh tranh và củng cố thương hiệu
   • Cung cấp bằng chứng thuyết phục về khả năng duy trì cam kết với khách hàng và đối tác trong tình huống xấu nhất.
7. Cải thiện hiệu quả quản lý và sử dụng tài nguyên
   • Rõ ràng hơn trong xác định các hoạt động trọng yếu, giúp tổ chức tập trung phát triển đúng hướng.
8. Tiết kiệm chi phí dài hạn
   • Quản lý tốt rủi ro sẽ giúp giảm kinh phí bảo hiểm và các khoản tiền phạt hoặc tổn thất do gián đoạn trong tương lai.

Các nguyên tắc cốt lõi của ISO 22301:2019

1. Phân tích rủi ro
   Tổ chức cần nhận diện các mối đe dọa hiện tại và tiềm ẩn, đánh giá mức độ tác động để có kế hoạch ứng phó phù hợp.
2. Đánh giá tác động kinh doanh (Business Impact Analysis – BIA)
   Xác định những hoạt động quan trọng có thể gây ra tổn thất nếu bị gián đoạn, từ đó xây dựng chiến lược phục hồi ưu tiên.
3. Xây dựng chiến lược BCMS đầy đủ
   Bao gồm từ chính sách, kế hoạch, nguồn lực đến đào tạo nhận thức của nhân sự trong toàn tổ chức.
4. Thử nghiệm định kỳ hệ thống
   Việc diễn tập và kiểm thử hệ thống định kỳ sẽ đảm bảo khả năng vận hành nhuần nhuyễn trong thực tế.

10 điều khoản chính trong ISO 22301:2019

1. Phạm vi áp dụng
2. Tài liệu viện dẫn
3. Thuật ngữ và định nghĩa
4. Bối cảnh tổ chức
5. Lãnh đạo và cam kết
6. Hoạch định chiến lược
7. Hỗ trợ nguồn lực và thông tin
8. Thực hiện và kiểm soát vận hành
9. Đánh giá hiệu quả
10. Cải tiến liên tục

Các điều khoản này được thiết kế nhất quán với quy tắc Plan – Do – Check – Act (PDCA), đảm bảo chu trình quản lý chặt chẽ, liên tục và có thể tái đánh giá hiệu quả dễ dàng.

Chu trình PDCA trong ISO 22301:2019

• P – PLAN (Lập kế hoạch): Điều khoản 4 – 7
• D – DO (Thực hiện): Điều khoản 8
• C – CHECK (Kiểm tra, giám sát): Điều khoản 9
• A – ACT (Cải tiến): Điều khoản 10

Chu trình này giúp doanh nghiệp kiểm soát tiến trình triển khai, rà soát kết quả đạt được và tiếp tục nâng cao hiệu quả hoạt động liên tục.

Các điểm khác biệt nổi bật trong phiên bản ISO 22301:2019

• Đơn giản hóa thuật ngữ giúp dễ tiếp cận và triển khai.
• Giảm tính quy định cứng nhắc, tăng khả năng tùy chỉnh từ tổ chức theo thực tế.
• Tập trung vào khả năng phục hồi tổng thể, không chỉ giới hạn trong xây dựng kế hoạch dự phòng.
• Yêu cầu đánh giá liên tục về chuỗi cung ứng và yếu tố pháp lý ảnh hưởng đến tính liên tục.
• Chú trọng lồng ghép tính liên tục vào các mục tiêu chiến lược thay vì triển khai rời rạc.

Những tổ chức nên áp dụng ISO 22301:2019

• Những đơn vị, doanh nghiệp hoạt động trong môi trường dễ biến động như: công nghệ, ngân hàng, logistic, y tế…
• Các công ty cung cấp dịch vụ thiết yếu hoặc chịu sự giám sát pháp lý cao.
• Các tổ chức muốn nâng cao tính chuyên nghiệp và chuẩn hóa quy trình.
• Doanh nghiệp định hướng mở rộng thị trường quốc tế hoặc liên tục hợp tác với đối tác toàn cầu.

Kết luận

ISO 22301:2019 là chìa khóa tạo dựng hệ thống quản trị rủi ro chủ động, giúp tổ chức tăng cường khả năng chống chịu và phục hồi sau biến cố. Áp dụng đúng chuẩn ISO 22301 không chỉ mang lại lợi ích nội tại mà còn nâng cao vị thế trong chuỗi giá trị toàn cầu.

Viện Nghiên Cứu Phát Triển Chứng Nhận Toàn Cầu (GCDRI) khuyến nghị mọi tổ chức nên sớm nghiên cứu và áp dụng ISO 22301 như một phần trong chiến lược phát triển bền vững. Để được tư vấn chi tiết và triển khai hệ thống BCMS hiệu quả, vui lòng liên hệ:

Hotline: 0904.889.859 (Ms.Hoa)
Email: chungnhantoancau@gmail.com

Chúng tôi sẵn sàng đồng hành cùng doanh nghiệp của bạn xây dựng hệ thống hoạt động bền vững trước mọi biến động.