Tìm hiểu chi tiết về Chứng chỉ TC (Transaction Certificate) trong hệ thống tiêu chuẩn quốc tế

Trong bối cảnh toàn cầu ngày càng đề cao các giá trị bền vững và minh bạch chuỗi cung ứng, những chứng chỉ quản lý sản phẩm theo tiêu chuẩn quốc tế ngày càng đóng vai trò quan trọng. Nổi bật trong số đó là Chứng chỉ TC (Transaction Certificate) – một công cụ xác minh chuyển giao hàng hóa với minh chứng rõ ràng về tính tuân thủ tiêu chuẩn.

Qua bài viết này, Viện Nghiên Cứu Phát Triển Chứng Nhận Toàn Cầu (GCDRI) sẽ giúp bạn đọc hiểu rõ hơn về bản chất, quy trình cấp, phạm vi áp dụng cũng như các yêu cầu đi kèm của loại chứng chỉ này – nhằm hỗ trợ các doanh nghiệp Việt Nam nâng cao năng lực cạnh tranh và đáp ứng tốt các yêu cầu từ thị trường xuất khẩu.

Chứng chỉ TC là gì?

Chứng chỉ TC, hay còn gọi là Transaction Certificate, là loại chứng nhận được cấp cho từng lô hàng hóa nhằm xác nhận sản phẩm trong giao dịch đó đã đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của tiêu chuẩn liên quan. Loại chứng chỉ này thường được áp dụng trong các tiêu chuẩn về dệt may bền vững như GOTS, GRS, OCS, RCS, RDS, RWS – những bộ tiêu chuẩn mà hiện nay Việt Nam đang tích cực tham gia nhằm hội nhập chuỗi cung ứng toàn cầu.

Chứng chỉ TC mô tả chi tiết từng lô sản phẩm, bao gồm: tên người mua, địa chỉ, trọng lượng, thành phần vật liệu, số hóa đơn, ngày tháng giao dịch và cam kết rõ ràng rằng toàn bộ lô hàng tuân thủ tiêu chuẩn được nhắc đến.

Các tiêu chuẩn áp dụng chứng chỉ TC

Không phải mọi tiêu chuẩn đều yêu cầu chứng chỉ giao dịch TC, tuy nhiên đối với các tiêu chuẩn về vật liệu bền vững như:

• GOTS (Global Organic Textile Standard)
• GRS (Global Recycled Standard)
• OCS (Organic Content Standard)
• RCS (Recycled Claim Standard)
• RDS (Responsible Down Standard)
• RWS (Responsible Wool Standard)

…thì chứng chỉ TC là yếu tố bắt buộc trong quá trình xác minh tính hợp chuẩn của sản phẩm từ nguyên liệu đầu vào đến thành phẩm thương mại.

Phân loại chứng chỉ TC

Chứng chỉ giao dịch TC được chia thành hai loại chính:

• Chứng chỉ TC đơn (Single TC): áp dụng cho mỗi lô hàng riêng biệt. Mỗi chứng chỉ đi kèm một lô sản phẩm độc lập.
• Chứng chỉ TC đa lô (Multiple shipment TC): cho phép một chứng chỉ áp dụng lên đến 100 lô hàng khác nhau, trong một khoảng thời gian 3 tháng liên tục. Tuy nhiên, điều kiện là các lô hàng này thuộc sở hữu của một doanh nghiệp và nằm trong cùng chương trình chứng nhận.

Cách phân loại này tạo điều kiện linh hoạt cho doanh nghiệp trong việc quản lý chi phí và vận hành chuỗi cung ứng liên tục.

Doanh nghiệp cần xin cấp chứng chỉ TC khi nào?

Có hai thời điểm chính mà tổ chức cần tiến hành xin cấp chứng chỉ TC:

• Đầu vào: Bắt buộc đối với mọi đơn vị sử dụng nguyên vật liệu có chứng nhận trong chuỗi cung ứng.
• Đầu ra: Bắt buộc đối với giao dịch theo mô hình Business-to-Business (B2B), trừ khi rơi vào các trường hợp ngoại lệ như:
  • Bán cho khách hàng bán lẻ
  • Cửa hàng trực tuyến
  • Người tiêu dùng cuối không có yêu cầu rõ ràng về chứng chỉ

Việc nắm rõ thời điểm cần xin chứng chỉ giúp doanh nghiệp chủ động trong quá trình chứng nhận và giao dịch quốc tế.

Tổ chức nào có thẩm quyền cấp chứng chỉ TC?

Chỉ những tổ chức chứng nhận được công nhận theo từng tiêu chuẩn như GOTS, GRS… mới được phép tiến hành xác minh và cấp Chứng chỉ TC. Các tổ chức này phải đảm bảo năng lực độc lập, minh bạch và thực hiện đúng quy trình đánh giá, kiểm tra, đối chiếu hồ sơ giữa các bên cung – cầu và xác minh chuỗi giá trị.

Tại Việt Nam, doanh nghiệp nên chọn các tổ chức chứng nhận có văn phòng đại diện uy tín để được hỗ trợ nhanh chóng và hiệu quả.

Điều kiện để được cấp chứng chỉ TC

Để được cấp chứng chỉ Transaction Certificate, doanh nghiệp cần trải qua hai bước chính:

1. Có chứng nhận SC (Scope Certificate): Doanh nghiệp phải được cấp Chứng nhận phạm vi hoạt động (SC) bởi một tổ chức chứng nhận hợp lệ, chứng minh rằng họ đang hoạt động trong phạm vi tiêu chuẩn (ví dụ GOTS, GRS, OCS…).
2. Đăng ký và cung cấp hồ sơ TC: Sau khi có SC, doanh nghiệp cần nộp hồ sơ xin chứng chỉ TC với đầy đủ dữ liệu liên quan đến lô hàng, bao gồm thông tin đầu vào, thông số kỹ thuật, hóa đơn vận tải, định danh khách mua và nhiều yếu tố khác.

👉 Lưu ý: TC chỉ được cấp khi có SC hợp lệ, do đó doanh nghiệp cần chủ động xây dựng lộ trình đánh giá ngay từ đầu.

Bộ hồ sơ cần chuẩn bị khi xin chứng nhận TC

Khi đăng ký cấp chứng chỉ TC, doanh nghiệp cần chuẩn bị 4 nhóm hồ sơ chính như sau:

• Tài liệu mua hàng: hóa đơn, hợp đồng, đơn đặt hàng, chứng từ đầu vào
• Tài liệu bán hàng: hóa đơn bán, chứng từ vận chuyển, đơn hàng xuất đi
• Tài liệu phụ lục hợp đồng: nếu có tham gia hợp đồng gia công, thuê gia công hoặc trung gian hợp tác
• Hồ sơ tuân thủ hóa chất (đối với chuẩn GRS): bao gồm MSDS, danh mục hóa chất chưa được sử dụng, kiểm soát tuân thủ với các yêu cầu GRS

Việc chuẩn bị đầy đủ và chính xác sẽ giúp rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ và tránh việc phải bổ sung, chỉnh sửa nhiều lần.

Thời gian xử lý chứng chỉ TC

Thời gian trung bình để hoàn tất việc cấp một chứng chỉ TC kể từ khi đầy đủ hồ sơ là:

• Khoảng 15 ngày làm việc

Tuy nhiên, tùy theo mức độ phức tạp của lô hàng, số lượng chứng từ và mức độ hợp tác từ doanh nghiệp mà thời gian này có thể thay đổi.

Chi phí cấp chứng chỉ TC

Mức phí cấp chứng chỉ TC thường được tổ chức chứng nhận công khai minh bạch với các cách tính như sau:

• Chứng chỉ TC đơn: 25 USD/lô hàng
• Chứng chỉ TC nhiều lô (Multiple shipment):
  • Lô hàng đầu tiên: 25 USD
  • Mỗi lô bổ sung tiếp theo: 6 USD/lô

Ví dụ: nếu doanh nghiệp xuất 10 lô sản phẩm thì tổng chi phí sẽ là: 25 USD + (9 lô x 6 USD) = 79 USD

Mức chi phí này được đánh giá là hợp lý so với lợi ích thương mại và độ tin cậy mà chứng chỉ TC mang lại.

Mẫu chứng chỉ giao dịch TC hợp lệ

Chứng chỉ hợp lệ cần đảm bảo các yếu tố sau:

• Cấu trúc rõ ràng: số TC, tên tiêu chuẩn, tổ chức cấp, người mua/bán, chi tiết sản phẩm
• Thông tin đối chiếu hóa đơn, trọng lượng, ngày tháng xuất hàng
• Cam kết từ tổ chức cấp: xác nhận việc tuân thủ, tính chính xác và cam kết trách nhiệm

Trên chứng chỉ, các bên liên quan cần đối chiếu với hóa đơn, vận đơn và các chứng từ thực tế đảm bảo tính tương đồng về số liệu và nội dung.

Ngoài ra, chứng chỉ điện tử phải kèm dòng chú thích xác thực: “Tài liệu được phát hành dưới dạng điện tử này là phiên bản gốc hợp lệ”.

Kết luận

Chứng chỉ TC là một phần quan trọng trong chuỗi chứng nhận sản phẩm bền vững theo tiêu chuẩn quốc tế, đặc biệt với các lĩnh vực liên quan đến dệt may, thời trang, dệt nhuộm và vật liệu tái chế. Việc hiểu rõ quy trình xin cấp, phân loại, yêu cầu hồ sơ và thời gian xử lý giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong quản lý chất lượng chuỗi cung ứng và giảm rủi ro bị từ chối đơn hàng từ đối tác quốc tế.

Nếu quý doanh nghiệp cần hỗ trợ chi tiết về quy trình chứng nhận và xin cấp Chứng chỉ TC, xin vui lòng liên hệ Viện Nghiên Cứu Phát Triển Chứng Nhận Toàn Cầu (GCDRI) qua Hotline: 0904.889.859 (Ms.Hoa) hoặc email: chungnhantoancau@gmail.com để được tư vấn chuyên sâu.