7 Nhóm Lãng Phí Trong Sản Xuất: Nhận Diện Và Loại Bỏ Hiệu Quả

Việc loại bỏ lãng phí trong sản xuất không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí vận hành mà còn góp phần nâng cao chất lượng sản phẩm và sự hài lòng từ khách hàng. Với vai trò là tổ chức tiên phong trong tư vấn và đào tạo về tiêu chuẩn quốc tế, Viện Nghiên Cứu Phát Triển Chứng Nhận Toàn Cầu (GCDRI) xin chia sẻ các nội dung chuyên sâu về 7 loại lãng phí phổ biến trong doanh nghiệp cùng giải pháp cải tiến hiệu quả – đây là chủ đề thiết thực giúp tổ chức nâng cao hiệu suất và phát triển văn hóa chất lượng bền vững.

Lợi ích của việc loại bỏ lãng phí sản xuất

Loại bỏ lãng phí không đơn thuần là cắt giảm chi phí, mà còn tạo ra những lợi thế cạnh tranh lâu dài cho doanh nghiệp. Khi tổ chức nhận diện và giảm thiểu lãng phí một cách hệ thống:

• Doanh nghiệp có thể tiết kiệm đáng kể nguồn lực và giảm chi phí sản xuất, từ đó cải thiện biên lợi nhuận.
• Tăng tốc độ sản xuất và rút ngắn thời gian chu trình, giúp rút ngắn thời gian giao hàng cho khách.
• Nâng cao sự hài lòng của khách hàng nhờ sản phẩm đáp ứng yêu cầu chất lượng, đúng tiến độ.
• Khuyến khích tinh thần cải tiến liên tục trong đội ngũ bằng cách trao quyền chủ động cho người lao động, từ đó xây dựng văn hóa chất lượng vững mạnh toàn tổ chức.

Thông qua việc tiêu chuẩn hóa các cải tiến và chia sẻ tri thức nội bộ, tổ chức sẽ tăng cường được sự gắn kết giữa các bộ phận, hình thành nên hệ sinh thái chất lượng vận hành hiệu quả.

7 Nhóm lãng phí chính cần loại bỏ trong doanh nghiệp

Dưới đây là những nhóm lãng phí thường gặp nhất theo mô hình Lean Manufacturing – đây cũng là trọng tâm cần được các doanh nghiệp chú trọng nhận diện, đo lường và loại bỏ:

1. Lãng phí trong vận chuyển (Transportation)

Mỗi lần sản phẩm, nguyên vật liệu hay linh kiện được di chuyển – dù là chuyển từ kho đến phân xưởng hay giữa các công đoạn – đều tiềm ẩn rủi ro: hư hỏng, mất mát, chậm trễ. Đáng chú ý, khách hàng sẽ không chi trả bất kỳ khoản nào cho hoạt động này. Do đó, vận chuyển không cần thiết chính là một dạng lãng phí thầm lặng, ảnh hưởng đến năng suất và chi phí chung.

Ví dụ: Việc chuyển nhiều lần linh kiện từ khu vực chứa đến từng công đoạn lắp ráp mà không có quy hoạch khoa học khiến mất thời gian của công nhân và gia tăng chi phí logistics nội bộ.

2. Lãng phí tồn kho (Inventory)

Nguyên liệu dư thừa, bán thành phẩm không sử dụng đến, hoặc thành phẩm chưa giao hàng – tất cả điều này làm tăng lượng vốn bị “giam giữ” mà không sinh lời. Tồn kho quá mức cần thiết không chỉ chiếm diện tích kho bãi mà còn gây ra chi phí bảo quản, rủi ro hao hụt và lão hóa sản phẩm.

Điều cần lưu ý là tồn kho không bao giờ là tài sản có thể sinh lợi nếu sản phẩm không được tiêu thụ đúng thời điểm.

3. Lãng phí do thao tác dư thừa (Motion)

Khác với lãng phí vận chuyển, lãng phí thao tác xảy ra ngay tại nơi làm việc – thường là các chuyển động không cần thiết của người lao động như đi lại tìm dụng cụ, hoặc các tư thế thao tác bất hợp lý như vươn cao, cúi thấp liên tục. Nguyên nhân thường đến từ các thiết kế khu vực làm việc chưa tối ưu hoặc thiếu quy chuẩn bố trí.

Lãng phí thao tác làm giảm nhịp sản xuất và khiến thời gian chu trình bị kéo dài, đồng thời còn ảnh hưởng đến sức khỏe và hiệu suất làm việc của công nhân.

4. Lãng phí thời gian chờ đợi (Waiting)

Chờ vật tư, chờ máy, chờ người – đều là những gián đoạn trong luồng sản xuất khiến máy móc và nhân sự rơi vào trạng thái nhàn rỗi. Trong khi đó, chi phí cho khấu hao thiết bị và nhân công vẫn đang tiếp tục phát sinh mỗi phút trôi qua.

Cần lưu ý rằng: Không có gì lãng phí hơn một dây chuyền sản xuất đứng im mà vẫn phát sinh chi phí vận hành.

5. Lãng phí do gia công vượt mức (Overprocessing)

Khi sản phẩm được gia công vượt quá mức mà khách hàng yêu cầu – như sử dụng vật liệu cao cấp không cần thiết, đánh bóng đến mức tinh xảo ở khu vực không ảnh hưởng đến công năng – thì doanh nghiệp đang chi tiêu cho những thứ khách hàng không muốn và không cần trả tiền.

Điều này không chỉ làm tăng chi phí sản xuất mà còn khiến công đoạn cồng kềnh và lãng phí nguồn lực kỹ thuật quý giá.

6. Lãng phí do sản xuất thừa (Overproduction)

Sản xuất sớm hơn, hoặc nhiều hơn nhu cầu thực tế gần như luôn dẫn đến lượng tồn kho không cần thiết – kéo theo chi phí lưu kho, bảo quản, nhân lực không được tính toán tối ưu. Sản xuất thừa khiến doanh nghiệp dự trữ rủi ro thay vì hướng đến linh hoạt đáp ứng thị trường.

Đây là loại lãng phí nghiêm trọng nhất vì nó làm phát sinh nhiều dạng lãng phí khác như tồn kho, vận chuyển, và xử lý thừa thãi.

7. Lãng phí do sản phẩm lỗi (Defects)

Mỗi khi một sản phẩm lỗi xuất hiện, hàng loạt chi phí khác sẽ kéo theo: kiểm tra lại, sửa chữa, sản xuất lại, thay đổi lịch sản xuất, thậm chí ảnh hưởng đến danh tiếng thương hiệu.

Lỗi không chỉ đến từ yếu tố vật lý (sản phẩm bị nứt, sai kích cỡ…) mà bao gồm cả lỗi thông tin như sai bao bì, thông số in ấn nhầm, tài liệu kỹ thuật không nhất quán…

Trong nhiều trường hợp, chi phí tạo ra từ lỗi có thể khiến giá vốn sản phẩm tăng gấp đôi.

Quy trình giảm thiểu lãng phí trong doanh nghiệp

Để kiểm soát và loại bỏ lãng phí một cách có hệ thống, doanh nghiệp nên thực hiện theo các bước sau:

1. Nhận diện và phân loại các loại lãng phí

Xác định các sai lệch trong luồng giá trị, từ đó gắn mỗi sai lệch vào một trong 7 nhóm lãng phí điển hình. Quá trình này nên được thực hiện bởi các nhóm cải tiến liên phòng ban với sự hỗ trợ của data thực tế.

2. Đưa ra tiêu chuẩn nhận diện thống nhất

Mỗi người trong tổ chức cần được đào tạo để có chung một hiểu biết về dấu hiệu của lãng phí. Điều này sẽ đẩy mạnh sự chủ động cải tiến ở tuyến đầu sản xuất.

3. Phân định rõ trách nhiệm xử lý

Phân bổ trách nhiệm cụ thể cho từng cá nhân, bộ phận liên quan đến loại lãng phí nhất định – tránh trường hợp chung chung không ai chịu trách nhiệm.

4. Đo lường và tính toán chi phí lãng phí

Cần lượng hóa kết quả để dễ dàng đưa ra thứ tự ưu tiên hành động. Hãy trả lời các câu hỏi: Tổn thất này trị giá bao nhiêu? Bao nhiêu sản phẩm bị ảnh hưởng? Mức độ lãng phí ra sao?

5. Triển khai loại bỏ và kiểm soát duy trì

Bước cuối cùng là thiết lập giải pháp cụ thể để loại bỏ hoặc giảm thiểu từng loại lãng phí đã xác định, kết hợp cải tiến liên tục (Kaizen), tiêu chuẩn hóa quy trình và tự động hóa thông qua công nghệ để duy trì hiệu quả lâu dài.

Kết luận

Lãng phí có thể tồn tại ở mọi khâu trong sản xuất nếu doanh nghiệp không chủ động nhìn nhận và xử lý kịp thời. Việc giảm thiểu lãng phí không những giúp giảm chi phí mà còn cải thiện chất lượng, tăng độ tin cậy và khả năng phản ứng linh hoạt trước thay đổi thị trường.

Tại GCDRI, chúng tôi tin rằng loại bỏ lãng phí là bước đầu tiên để doanh nghiệp hướng đến sản xuất tinh gọn, chất lượng bền vững và đổi mới liên tục. Nếu tổ chức của bạn đang cần hỗ trợ trong việc phân tích, đào tạo hoặc xây dựng hệ thống cải tiến chất lượng, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi qua Hotline: 0904.889.859 (Ms.Hoa) hoặc email: chungnhantoancau@gmail.com để được tư vấn chi tiết.