Điều khoản 8.4 của ISO 9001:2015 – Kiểm soát các hoạt động được bên ngoài cung cấp

Trong bối cảnh toàn cầu hóa và chuỗi cung ứng ngày càng phức tạp, việc kiểm soát chất lượng không còn giới hạn trong tổ chức nội bộ mà cần mở rộng ra các hoạt động do bên ngoài cung cấp. Hiểu và áp dụng hiệu quả Điều khoản 8.4 của tiêu chuẩn ISO 9001:2015 là chìa khóa để doanh nghiệp không chỉ đảm bảo chất lượng đầu ra mà còn duy trì tính nhất quán, uy tín trước đối tác và khách hàng.

Với vai trò là tổ chức tư vấn và đào tạo đi đầu trong lĩnh vực tiêu chuẩn quốc tế tại Việt Nam, Viện Nghiên Cứu Phát Triển Chứng Nhận Toàn Cầu (GCDRI) chia sẻ bài viết sau giúp doanh nghiệp có cái nhìn toàn diện và ứng dụng thành công điều khoản 8.4 của ISO 9001:2015.

Điều khoản 8.4 trong ISO 9001:2015 là gì?

Điều khoản 8.4 nằm trong mục 8 – Thực hiện, của tiêu chuẩn ISO 9001:2015, có tên gọi đầy đủ là Kiểm soát các quy trình, sản phẩm và dịch vụ cung cấp bởi bên ngoài.

Đây là một trong những nội dung quan trọng phản ánh cách thức tổ chức quản lý các yếu tố đầu vào đến từ đơn vị bên ngoài, như: nhà cung cấp vật tư, dịch vụ gia công, đối tác giao hàng, hoặc nhà thầu phụ. Mục đích là đảm bảo sản phẩm hoặc dịch vụ của tổ chức không bị ảnh hưởng tiêu cực về chất lượng do yếu tố bên ngoài gây ra.

Theo quan điểm của chuyên gia W. Edwards Deming – một trong những người đặt nền móng cho tư duy chất lượng hiện đại – các nhà cung cấp không phải là rào cản mà là đối tác cần được hỗ trợ để cùng phát triển. Điều khoản 8.4 chính là cơ chế hiện thực hóa điều đó, thông qua các yêu cầu kiểm soát chặt chẽ nhưng hợp lý.

Ba nội dung cốt lõi của Điều khoản 8.4

Điều khoản này được chia thành ba phần nhỏ (sub-clauses):

1. 8.4.1 – Đánh giá nhà cung cấp tiềm năng
2. 8.4.2 – Kiểm soát hoạt động của nhà cung cấp
3. 8.4.3 – Thông tin chia sẻ với nhà cung cấp

Cùng GCDRI tìm hiểu từng nội dung một cách cụ thể giúp doanh nghiệp dễ dàng áp dụng.

1. Đánh giá nhà cung cấp tiềm năng (8.4.1)

Tổ chức cần xác định các quy trình, sản phẩm hoặc dịch vụ nào sẽ được bên ngoài thực hiện và đánh giá những nhà cung cấp có khả năng đáp ứng yêu cầu một cách khách quan, minh bạch. Đánh giá có thể áp dụng khi:

• Sản phẩm/dịch vụ của nhà cung cấp sẽ trở thành một phần của sản phẩm/dịch vụ của tổ chức
• Nhà cung cấp cung cấp trực tiếp cho khách hàng thay mặt tổ chức
• Một phần quy trình vận hành được thuê ngoài do tổ chức quyết định

Bên cạnh việc lựa chọn nhà cung ứng dựa trên tiêu chí kỹ thuật và chất lượng, tổ chức cũng cần lưu trữ các hồ sơ đánh giá và tái đánh giá, nhằm đảm bảo tính truy vết và có căn cứ đưa ra quyết định hợp tác lâu dài.

Các tiêu chí đánh giá nhà cung cấp tiềm năng

Một số tiêu chí thường dùng trong đánh giá như:

• Công nghệ & thiết bị sản xuất
• Hệ thống quản lý chất lượng (ví dụ đạt chứng nhận ISO 9001)
• Khả năng tài chính & năng lực vận hành
• Hiệu quả và đúng hạn trong giao hàng
• Chi phí và dịch vụ hậu mãi
• Cam kết với bảo vệ môi trường và đạo đức trong kinh doanh

Việc định kỳ giám sát hiệu quả hoạt động của nhà cung cấp thông qua các chỉ số đo lường như tỷ lệ lỗi, thời gian giao hàng, chất lượng đáp ứng… là yêu cầu tiếp theo đảm bảo tính liên tục trong cải tiến chất lượng.

2. Kiểm soát hoạt động của nhà cung cấp (8.4.2)

Sau khi lựa chọn được nhà cung cấp phù hợp, tổ chức cần xây dựng các biện pháp kiểm soát tương ứng, giúp đảm bảo sản phẩm hoặc dịch vụ được cung cấp vẫn tuân thủ đúng yêu cầu về:

• Chất lượng
• Thời gian
• Các yếu tố pháp lý
• Khả năng tích hợp trong hệ thống QMS (Quality Management System)

Nội dung kiểm soát cần thiết

• Xác định các hoạt động cụ thể do bên ngoài thực hiện sẽ nằm trong phạm vi của hệ thống quản lý chất lượng hiện có
• Thiết lập các yếu tố kiểm soát như: Thử nghiệm sản phẩm, yêu cầu tài liệu chứng nhận, biên bản nghiệm thu, điều kiện hậu kiểm, đánh giá rủi ro cung ứng,…
• Đánh giá khả năng ảnh hưởng của quá trình/cung cấp từ nhà cung cấp đến sản phẩm cuối và khách hàng

Doanh nghiệp cần lưu ý rằng không có một biện pháp kiểm soát áp dụng chung cho mọi nhà cung ứng, mà cần phân loại dựa theo mức độ rủi ro và tầm ảnh hưởng.

Ví dụ minh họa

• Đối với nhà cung cấp chịu trách nhiệm in bao bì cho sản phẩm có quy định pháp lý về nhãn mác, tổ chức cần yêu cầu bản in mẫu, báo cáo thử nghiệm hoặc nghiệm thu thực tế.
• Nếu nhà cung cấp là đơn vị giao hàng bên thứ ba (logistics), tổ chức phải kiểm soát chất lượng giao hàng và thời gian khách hàng phản hồi.

3. Trao đổi và chia sẻ thông tin rõ ràng với nhà cung cấp (8.4.3)

Giao tiếp minh bạch là yếu tố cốt lõi trong hợp tác hiệu quả. Mọi yêu cầu kỹ thuật, chất lượng, kiểm tra và chế độ hậu kiểm cần được trình bày rõ ràng cho nhà cung cấp trước khi đi vào hợp đồng.

Các yêu cầu có thể được đưa vào:

• Thỏa thuận, hợp đồng kinh tế
• Lệnh sản xuất
• Đơn đặt hàng chính thức
• Quy cách kỹ thuật hàng hóa

Tổ chức cũng có thể yêu cầu nhà cung cấp báo cáo tiến độ thực hiện, kế hoạch kiểm tra, hoặc cho phép đánh giá thực tế tại địa điểm hoạt động để xác minh tính tuân thủ, thay vì chỉ dựa vào hồ sơ.

Thách thức khi áp dụng Điều khoản 8.4

Dù vai trò quan trọng, nhưng việc áp dụng Điều khoản 8.4 trong thực tiễn quản lý chất lượng có thể gặp không ít khó khăn:

1. Phương pháp kiểm tra kém hiệu quả

Nếu tổ chức không xây dựng quy trình đánh giá rõ ràng, rất dễ dẫn đến đánh giá cảm tính, thiếu tiêu chí và không phát hiện kịp thời sai sót trong cung cấp bên ngoài.

Giải pháp: Thiết lập tiêu chí đánh giá chuẩn, biểu mẫu kiểm tra có hệ thống và đào tạo nhân sự làm đánh giá.

2. Thiếu nguồn lực

Nhiều doanh nghiệp thiếu nhân sự đủ năng lực, không có ngân sách cho công nghệ tiêu chuẩn, hoặc không bố trí được hệ thống theo dõi nhà cung cấp – điều này khiến quy trình kiểm soát bên ngoài kém hiệu quả.

Giải pháp: Lên kế hoạch phân bổ nguồn lực hợp lý, đào tạo nhân sự đảm nhận kiểm tra đánh giá nhà cung cấp, sử dụng đơn vị tư vấn bên ngoài có chuyên môn.

3. Hạn chế về kỹ năng chuyên môn của nhân sự

Nếu người phụ trách đánh giá, kiểm tra không nắm rõ về yêu cầu kỹ thuật, tiêu chuẩn ngành, hoặc thiếu kinh nghiệm thực địa, sẽ rất khó đánh giá đúng thực trạng nhà cung ứng.

Giải pháp: Đào tạo chuyên sâu về tiêu chuẩn ISO và quản lý chất lượng, kết hợp chia sẻ kiến thức thực tế từ các chuyên gia.

4. Giao tiếp thiếu hiệu quả

Ngôn ngữ, văn hóa, cách truyền đạt không rõ ràng là rào cản lớn khiến yêu cầu không được hiểu đúng dẫn đến không thể kiểm soát chất lượng đầu vào từ nhà cung cấp.

Giải pháp: Soạn thảo tài liệu giao tiếp chuẩn, sử dụng bảng tiêu chuẩn rõ ràng, tổ chức họp thống nhất đầu kỳ và kiểm tra định kỳ.

Kết luận

Trong hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001:2015, Điều khoản 8.4 đóng vai trò then chốt nhằm đảm bảo các hoạt động được bên ngoài cung cấp đáp ứng chính xác các yêu cầu đầu vào và không gây ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm, dịch vụ của tổ chức.

Việc triển khai hiệu quả yêu cầu này đòi hỏi doanh nghiệp cần có hệ thống đánh giá, kiểm soát và giao tiếp khoa học, minh bạch, phù hợp với mức độ rủi ro và năng lực của nhà cung cấp.

Nếu tổ chức của bạn cần tư vấn hoặc đào tạo chuyên sâu về ISO 9001:2015 và quản lý nhà cung cấp theo tiêu chuẩn quốc tế, hãy liên hệ với GCDRI qua Hotline: 0904.889.859 (Ms. Hoa) hoặc email: chungnhantoancau@gmail.com để được hỗ trợ.