Chi phí dịch vụ mua ngoài là gì? Hiểu đúng theo khoản 8.4 của ISO 9001:2015

Trong môi trường kinh doanh hiện đại, việc quản lý và tối ưu chi phí đóng vai trò quyết định đến hiệu quả và năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp. Một trong những khoản mục chi phí quan trọng nhưng thường bị hiểu lầm là “chi phí dịch vụ mua ngoài”. Viện Nghiên Cứu Phát Triển Chứng Nhận Toàn Cầu (GCDRI) nhận thấy nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam còn chưa nắm rõ bản chất, cách hạch toán cũng như yêu cầu kiểm soát loại chi phí này theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015. Do đó, GCDRI biên soạn bài viết chuyên sâu dưới đây nhằm giúp bạn đọc hiểu đúng và áp dụng hiệu quả trong hệ thống quản lý của tổ chức mình.

Chi phí dịch vụ mua ngoài là gì?

Trong hoạt động vận hành, doanh nghiệp không thể tự thực hiện mọi công đoạn mà phải thuê ngoài một số dịch vụ chuyên môn nhằm phục vụ nhu cầu sản xuất, kinh doanh. Đó chính là khái niệm của “chi phí dịch vụ mua ngoài”.

Thông thường, chi phí này được hoạch toán trong nhóm chi phí quản lý doanh nghiệp. Nói cụ thể hơn, đây là các khoản chi trả cho các dịch vụ do bên ngoài cung cấp để hỗ trợ cho hoạt động thường nhật như:

• Điện, nước, điện thoại, fax
• Bảo hiểm tài sản, bảo hiểm cháy nổ
• Thuê tài sản cố định (văn phòng, phương tiện…)
• Chi phí dịch vụ truyền thông, quảng cáo
• Dịch vụ tư vấn, bảo trì, pháp lý,…

Như vậy, “chi phí dịch vụ mua ngoài” vừa đóng vai trò hỗ trợ về mặt vận hành vừa tạo điều kiện giúp doanh nghiệp tập trung nguồn lực cho các hoạt động cốt lõi.

Vị trí của chi phí này trong hệ thống chi phí quản lý doanh nghiệp

Để hiểu đúng vị trí của chi phí dịch vụ mua ngoài, trước tiên cần điểm qua các loại chi phí quản lý doanh nghiệp theo quy định kế toán hiện hành:

• Chi phí quản lý chung (lương, phụ cấp, bảo hiểm… của nhân sự hành chính, quản lý)
• Chi phí văn phòng (vật tư văn phòng phẩm, khấu hao tài sản dùng cho quản lý)
• Các loại thuế, phí và lệ phí: thuế môn bài, thuế sử dụng đất văn phòng
• Chi phí dịch vụ mua ngoài – đối tượng chính của bài viết
• Các khoản chi hỗn hợp khác: tiếp khách, hội họp, chi tổ chức hội nghị,…

Trong đó, chi phí dịch vụ mua ngoài là khoản phát sinh từ các nhà cung cấp dịch vụ bên ngoài mà tổ chức không trực tiếp thực hiện. Đặc thù của nhóm chi phí này là mang yếu tố “thuê ngoài”, thường khó kiểm soát chất lượng nếu doanh nghiệp không thiết lập quy trình đánh giá phù hợp.

Tài khoản 6427 – Hệ thống kế toán quy định như thế nào?

Trong hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp, chi phí dịch vụ mua ngoài được cập nhật vào tài khoản chi tiết 6427 thuộc nhóm tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp.

Tài khoản này có đặc điểm như sau:

• Phản ánh các khoản chi phí thuê ngoài phục vụ mục đích quản lý (không dùng cho sản xuất trực tiếp)
• Bao gồm tiền chi mua tài liệu kỹ thuật, quyền sử dụng, dịch vụ nghiên cứu không phải tài sản cố định
• Áp dụng phương pháp phân bổ dần vào chi phí quản lý kinh doanh

Kết cấu tài khoản 6427:

Lưu ý: Tài khoản 6427 cũng giống như các khoản mục khác trong nhóm 642 – không có số dư cuối kỳ.

Hướng dẫn hạch toán chi phí dịch vụ mua ngoài chính xác

Dưới đây là ví dụ về cách ghi sổ kế toán đối với chi phí phát sinh khi thuê dịch vụ như điện thoại, điện nước, hoặc chi phí sửa chữa nhỏ tài sản phục vụ hành chính:

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý kinh doanh
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có hóa đơn VAT)
Có TK 111/112 – Tiền mặt hoặc chuyển khoản
Hoặc
Có TK 331 – Phải trả nhà cung cấp

Trường hợp thuê ngoài các dịch vụ lớn hơn, sử dụng theo thời gian dài hoặc có tính chất đầu tư, kế toán cần phân loại lại cho phù hợp với nguyên tắc ghi nhận chi phí và phân bổ theo kỳ hạn sử dụng.

ISO 9001:2015 – Điều khoản 8.4 và yêu cầu kiểm soát dịch vụ thuê ngoài

Trong tiêu chuẩn ISO 9001:2015 – hệ thống quản lý chất lượng, điều khoản 8.4 được xem là nền tảng kiểm soát các hoạt động do bên thứ ba thực hiện. Cụ thể, tiêu chuẩn yêu cầu:

1. Doanh nghiệp phải xác định rõ các quá trình, sản phẩm và dịch vụ do bên ngoài cung cấp.
2. Đánh giá mức độ ảnh hưởng của các dịch vụ này đến chất lượng sản phẩm cuối cùng.
3. Thiết lập và ghi lại các tiêu chí lựa chọn nhà cung ứng dịch vụ.
4. Áp dụng các biện pháp kiểm soát phù hợp bao gồm:
   • Đàm phán yêu cầu rõ ràng
   • Phê duyệt phương pháp, năng lực, thiết bị liên quan
   • Hoạt động xác minh sản phẩm/dịch vụ cung cấp

ISO nhấn mạnh rằng mọi đầu ra từ dịch vụ bên ngoài đều phải đảm bảo sự phù hợp với yêu cầu của doanh nghiệp. Việc thuê ngoài không làm giảm trách nhiệm của tổ chức.

Do đó, việc kiểm soát chi phí dịch vụ mua ngoài không chỉ là câu chuyện kế toán, mà còn liên quan đến năng lực quản lý chất lượng, tính tuân thủ theo tiêu chuẩn quốc tế, đặc biệt khi doanh nghiệp thực hiện đánh giá hoặc duy trì hệ thống ISO 9001.

Tổng kết và khuyến nghị từ GCDRI

Chi phí dịch vụ mua ngoài là một thành phần quan trọng trong cơ cấu chi phí quản lý doanh nghiệp nhưng lại ẩn chứa nhiều rủi ro nếu không được giám sát chặt chẽ. Để quản lý hiệu quả khoản mục này, doanh nghiệp cần:

• Hiểu đúng về bản chất và ví dụ cụ thể của chi phí dịch vụ mua ngoài
• Tuân thủ quy định hạch toán tại tài khoản 6427
• Thiết lập quy trình đánh giá, giám sát theo yêu cầu của ISO 9001:2015
• Liên tục cập nhật và cải tiến quy trình thuê ngoài nhằm nâng cao hiệu quả chi phí và chất lượng nội bộ

Nếu tổ chức của bạn đang áp dụng ISO 9001 hoặc có kế hoạch hướng đến chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng, việc hiểu và kiểm soát các dịch vụ thuê ngoài chính là bước đi quan trọng.

Hãy liên hệ với GCDRI – Viện Nghiên Cứu Phát Triển Chứng Nhận Toàn Cầu qua Hotline: 0904.889.859 (Ms.Hoa) hoặc Email: chungnhantoancau@gmail.com để được tư vấn chuyên sâu về hệ thống ISO và các giải pháp tối ưu hoá chi phí doanh nghiệp.