Giấy chứng nhận xuất xứ CO trong xuất nhập khẩu: Bản chất, lợi ích và thủ tục xin cấp

Trong thương mại quốc tế, Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (CO – Certificate of Origin) đóng vai trò quan trọng không chỉ giúp xác nhận nguồn gốc hợp pháp của hàng hóa mà còn trực tiếp ảnh hưởng đến quyền lợi về thuế và khả năng lưu thông sản phẩm trên thị trường toàn cầu. Viện Nghiên Cứu Phát Triển Chứng Nhận Toàn Cầu (GCDRI) chia sẻ bài viết dưới đây nhằm giúp doanh nghiệp Việt Nam hiểu rõ bản chất, lợi ích, cách phân loại và thủ tục xin cấp CO, từ đó chủ động trong các hoạt động xuất nhập khẩu, gia tăng năng lực cạnh tranh.

CO là gì và tại sao nó quan trọng trong xuất nhập khẩu?

CO là viết tắt của cụm từ tiếng Anh “Certificate of Origin”, tức là Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa. Tài liệu này chứng minh rằng sản phẩm được sản xuất, chế tạo hoặc chế biến tại một quốc gia hay vùng lãnh thổ cụ thể.

Việc xác định nguồn gốc xuất xứ là yếu tố bắt buộc trong nhiều hiệp định thương mại, đồng thời là cơ sở để cơ quan hải quan của nước nhập khẩu xem xét cho hưởng ưu đãi thuế hoặc áp dụng các hạn ngạch/quy định kỹ thuật phù hợp. Do đó, CO không đơn thuần là một giấy tờ hành chính, mà là minh chứng pháp lý có ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi tài chính và tính hợp pháp của hàng hóa trên thị trường quốc tế.

Lợi ích của giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (CO)

Việc sở hữu Giấy chứng nhận CO mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp xuất nhập khẩu:

• ✅ Xác định đúng xuất xứ hàng hóa giúp người nhập khẩu hiểu rõ hàng có được hưởng ưu đãi thuế quan theo các FTA (Hiệp định thương mại tự do) hay không. Ví dụ: hàng hóa có CO form D xuất xứ ASEAN được giảm thuế nhập khẩu theo cam kết trong khối này.
• ✅ Hỗ trợ doanh nghiệp tuân thủ các quy định kỹ thuật và rào cản phi thuế của từng thị trường nhập khẩu. Có những sản phẩm muốn nhập khẩu vào một nước bắt buộc phải có CO chứng minh không có nguồn gốc từ vùng bị cấm.
• ✅ Gia tăng độ tin cậy và năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp xuất khẩu khi chứng minh được tính hợp pháp và minh bạch của sản phẩm.

Chẳng hạn, từ năm 2014, Việt Nam không cho phép nhập khẩu máy móc, thiết bị đã qua sử dụng nếu có xuất xứ từ Trung Quốc, dựa theo văn bản 3016/BKHCN-ĐTG do Bộ Khoa học và Công nghệ ban hành. Trong trường hợp này, CO chính là bằng chứng quyết định khả năng thông quan của lô hàng.

Các loại giấy chứng nhận xuất xứ phổ biến hiện nay

Tùy thuộc vào đối tác thương mại và hiệp định, CO được phân loại theo từng form mẫu cụ thể. Dưới đây là một số loại CO phổ biến mà doanh nghiệp Việt Nam thường sử dụng:

• C/O Form A: Được sử dụng để xin ưu đãi cho hàng xuất khẩu sang các nước phát triển cấp quyền GSP cho Việt Nam.
• C/O Form B: Dành cho hàng xuất khẩu theo chế độ không được ưu đãi.
• C/O Form D: Áp dụng cho hàng hóa trao đổi trong khối ASEAN theo Hiệp định CEPT.
• C/O Form E: Dành cho hàng hóa xuất khẩu giữa ASEAN và Trung Quốc.
• C/O Form AK / Form KV: Sử dụng cho xuất – nhập khẩu giữa Việt Nam – Hàn Quốc.
• C/O Form AJ / VJ: Dành cho hàng hóa trao đổi giữa ASEAN – Nhật Bản hoặc Việt Nam – Nhật Bản.
• C/O Form AI: ASEAN – Ấn Độ.
• C/O Form AANZ: ASEAN – Australia – New Zealand.
• C/O Form VC: Việt Nam – Chile.
• C/O Form S: Sử dụng trong thương mại giữa Việt Nam với Lào và Campuchia.
• C/O Form EAV: Áp dụng theo hiệp định thương mại Việt Nam – Liên minh Kinh tế Á – Âu.

Mỗi loại CO đều tương ứng với các hiệp định thương mại và thể hiện cam kết của các thành viên nhằm thúc đẩy hàng hóa luân chuyển tự do, ưu đãi thuế quan và dễ dàng tiếp cận thị trường.

Thủ tục xin cấp giấy chứng nhận xuất xứ CO

Quy trình xin cấp CO tại Việt Nam bao gồm hai loại hồ sơ chính: hồ sơ thương nhân và hồ sơ xin cấp CO cho từng lô hàng cụ thể. Việc chuẩn bị đầy đủ và đúng định dạng là điều kiện tiên quyết để được cấp CO hợp lệ.

Hồ sơ thương nhân

Trước khi xin CO, doanh nghiệp cần hoàn tất hồ sơ thương nhân, bao gồm:

• Đơn đăng ký cấp CO
• Mẫu chữ ký và con dấu người đại diện/người được ủy quyền ký CO
• Đăng ký mã số thuế và giấy phép kinh doanh (bản sao có chứng thực)
• Danh mục các cơ sở sản xuất của doanh nghiệp
• Đơn xin cấp CO theo mẫu chuẩn (có thể tải tại trang: covcci.com.vn)

Đây là bước đăng ký “một lần”, doanh nghiệp sẽ không cần nộp lại cho các lần đề nghị cấp CO tiếp theo nếu thông tin không thay đổi.

Hồ sơ xin cấp CO lô hàng

Mỗi lần xuất khẩu, doanh nghiệp cần nộp bộ hồ sơ xin cấp riêng cho từng lô hàng, gồm:

• Đơn đề nghị cấp CO đã khai hoàn chỉnh theo quy định
• Mẫu CO được điền đầy đủ gồm 01 bản gốc và 03 bản sao
• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): bản gốc do doanh nghiệp phát hành
• Phiếu đóng gói (Packing List): bản gốc
• Vận đơn (Bill of Lading): bản sao có đóng dấu và ký xác nhận của doanh nghiệp
• Tờ khai hải quan xuất khẩu: bản sao có dấu xác nhận “sao y bản chính”
• Trình bày quy trình sản xuất: áp dụng khi xin CO lần đầu hoặc cho mặt hàng chưa từng xin CO
• Hóa đơn giá trị gia tăng chứng minh nguồn nguyên vật liệu mua trong nước (nếu có)
• Các giấy tờ bổ sung khác tùy yêu cầu: giấy phép xuất khẩu, hợp đồng mua bán, mẫu nguyên vật liệu, chứng từ nhập khẩu nguyên phụ liệu, v.v.

Doanh nghiệp cần sắp xếp và nộp hồ sơ đúng trình tự để tránh tình trạng hồ sơ bị từ chối hoặc kéo dài thời gian xử lý.

Thời gian xử lý và lưu ý khi xin cấp CO

Sau khi cơ quan chức năng nhận đủ hồ sơ hợp lệ, thời gian cấp CO thông thường không quá 03 ngày làm việc tính từ ngày nộp. Một số trường hợp đặc biệt cần kiểm tra thực tế tại cơ sở sản xuất, thời gian xử lý có thể kéo dài đến 05 ngày làm việc.

Tuy nhiên, sự chậm trễ trong việc xác minh không được làm ảnh hưởng đến tiến độ giao hàng hoặc thanh toán của doanh nghiệp, trừ khi lỗi phát sinh từ phía doanh nghiệp xin cấp.

Ngoài ra, CO phải được cấp trong khoảng thời gian không quá 30 ngày kể từ ngày lô hàng hoàn tất thủ tục xuất khẩu. Quá thời hạn này, hồ sơ sẽ không được chấp thuận.

Lệ phí và chi phí xử lý

Cơ quan cấp CO có quyền thu lệ phí theo biểu phí do Bộ Tài chính ban hành. Mức lệ phí được công bố công khai và niêm yết tại địa điểm cấp CO, giúp doanh nghiệp dễ dàng tra cứu và chuẩn bị đầy đủ chi phí.

Lưu ý: Nếu doanh nghiệp phát hiện sai sót sau khi được cấp CO, chỉ có thể xin điều chỉnh trong thời gian hiệu lực và phải bổ sung hồ sơ chứng minh. Vì vậy, việc khai báo chính xác từ đầu là yêu cầu bắt buộc.

Bản mẫu giấy chứng nhận xuất xứ (CO Form)

Dưới đây là hình ảnh minh họa một mẫu CO được sử dụng phổ biến:

Mẫu giấy chứng nhận xuất xứ CO

Mẫu CO bao gồm thông tin chi tiết về người xuất khẩu, người nhập khẩu, mô tả hàng hóa, mã HS, xuất xứ và các thông tin liên quan đến vận chuyển hàng hóa. Đây là chứng từ có giá trị pháp lý quốc tế nên cần được điền đầy đủ, trung thực và được xác nhận bởi đơn vị có thẩm quyền.

Kết luận

Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (CO) là giấy tờ không thể thiếu trong hoạt động xuất nhập khẩu, góp phần bảo vệ lợi ích thương mại và giúp hàng hóa của doanh nghiệp Việt Nam dễ dàng vươn ra thị trường quốc tế. Doanh nghiệp cần nắm rõ phân loại, lợi ích và thủ tục xin cấp CO để tối ưu hiệu quả kinh doanh và tuân thủ các quy định hiện hành.

Trong bối cảnh hội nhập sâu rộng, việc hiểu và sử dụng đúng CO càng trở nên quan trọng. Nếu quý doanh nghiệp cần hỗ trợ tư vấn thủ tục, hồ sơ hoặc đào tạo liên quan đến xuất xứ hàng hóa hoặc chứng nhận liên quan, vui lòng liên hệ với Viện Nghiên Cứu Phát Triển Chứng Nhận Toàn Cầu (GCDRI) qua:

📞 Hotline: 0904.889.859 (Ms.Hoa)
📧 Email: chungnhantoancau@gmail.com

GCDRI luôn sẵn sàng đồng hành để gia tăng năng lực hội nhập quốc tế của doanh nghiệp Việt Nam.