Kiểm soát sự không phù hợp theo ISO 45001:2018: Hướng dẫn chi tiết cho tổ chức

Việc quản lý và kiểm soát các rủi ro liên quan đến an toàn và sức khỏe nghề nghiệp luôn là một ưu tiên hàng đầu với mọi tổ chức. Đặc biệt trong bối cảnh chuẩn hóa đang trở thành xu hướng toàn cầu, việc áp dụng hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn ISO 45001:2018 ngày càng được nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam quan tâm. Trong khuôn khổ chia sẻ kiến thức chuyên sâu về tiêu chuẩn quốc tế, Viện Nghiên Cứu Phát Triển Chứng Nhận Toàn Cầu (GCDRI) giới thiệu tới bạn đọc quy trình kiểm soát sự không phù hợp – một yêu cầu quan trọng được nêu rõ tại điều khoản 10.2 của tiêu chuẩn ISO 45001:2018.

Hãy cùng GCDRI tìm hiểu sâu hơn về tầm quan trọng, các bước tiến hành và cách thức xây dựng quy trình giúp tổ chức kiểm soát hiệu quả sự không phù hợp, đảm bảo môi trường làm việc an toàn và liên tục cải tiến hệ thống quản lý.

Tại sao cần kiểm soát sự không phù hợp trong ISO 45001?

Trong khuôn khổ tiêu chuẩn ISO 45001:2018, việc kiểm soát sự không phù hợp nhằm mục tiêu chủ động phòng ngừa và loại bỏ những yếu tố tiềm ẩn có thể gây ảnh hưởng đến hiệu quả hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp (OH&S).

Một sự không phù hợp có thể bao gồm các vấn đề như:

• Thiết bị bảo hộ không hoạt động đúng chức năng;
• Không tuân thủ quy định pháp luật về an toàn lao động;
• Sự cố gây tai nạn hoặc nguy cơ mất an toàn cho người lao động.

Khi những sự cố như vậy không được kiểm soát kịp thời, chúng có thể để lại hậu quả nghiêm trọng cả về nhân lực, tài sản và uy tín doanh nghiệp. Do đó, việc xác định – phân tích – hành động để khắc phục sự không phù hợp là yếu tố cốt lõi giúp hệ thống vận hành ổn định, liên tục cải tiến và ngăn ngừa lặp lại sai sót.

Các nội dung cốt lõi trong kiểm soát sự không phù hợp

Để tuân thủ đúng yêu cầu của điều khoản 10.2 – ISO 45001, tổ chức cần xây dựng và triển khai một quy trình có hệ thống và minh bạch. Cụ thể bao gồm:

• Xem xét chi tiết các sự không phù hợp đã xảy ra nhằm hiểu rõ tác động và phạm vi ảnh hưởng.
• Xác định nguyên nhân gốc rễ gây ra sự cố, tránh chỉ xử lý bề nổi.
• Đánh giá khả năng tái diễn của sự việc, không chỉ tại nơi xảy ra mà còn tại các vị trí tương tự trong tổ chức.
• Lên kế hoạch và thực hiện hành động khắc phục rõ ràng, cụ thể, có sự tham gia của người lao động và các bên liên quan.
• Duy trì hồ sơ bằng văn bản để theo dõi và xác minh hiệu quả của các hành động đã thực hiện.

Thông qua quy trình này, tổ chức không chỉ xử lý tốt các sự cố đang tồn tại mà còn phòng ngừa hiệu quả các rủi ro tương lai, đảm bảo tính ổn định cho hệ thống quản lý OH&S.

Các bước xây dựng quy trình kiểm soát sự không phù hợp

Để triển khai kiểm soát sự không phù hợp một cách bài bản, GCDRI khuyến nghị áp dụng ba bước trọng tâm xuyên suốt quá trình thực hiện như sau:

Bước 1: Phân tích nguyên nhân gốc rễ (Root Cause Analysis)

Phân tích nguyên nhân gốc rễ là bước khởi điểm quan trọng, giúp làm rõ điều gì đã xảy ra, lý do tại sao và xảy ra như thế nào. Qua đó, tổ chức có thể:

• Xác định chính xác nguyên nhân trực tiếp và gián tiếp của sự cố;
• Phân lập các yếu tố liên quan như con người, thiết bị, máy móc, quy trình hoặc môi trường làm việc;
• Thu thập dữ liệu để phục vụ lựa chọn những phương pháp hành động phù hợp khắc phục tận gốc vấn đề.

Áp dụng các công cụ như 5 Why, biểu đồ xương cá (Ishikawa), hoặc FMEA để phân tích nguyên nhân là các phương pháp phổ biến hiện nay.

Bước 2: Đề xuất hành động khắc phục và phòng ngừa

Sau khi đã hiểu rõ nguyên nhân gốc rễ, tổ chức cần:

• Lập kế hoạch hành động ngắn hạn (sửa chữa tức thời) và dài hạn (khắc phục tận gốc, cải tiến hệ thống);
• Xác định trách nhiệm thực hiện cụ thể cho từng cá nhân hoặc bộ phận;
• Ưu tiên các biện pháp thay thế, đào tạo lại, cải tiến thủ tục, thay đổi thiết bị hoặc nâng cao năng lực;

Mục tiêu của bước này là không chỉ khắc phục sự không phù hợp hiện tại, mà còn ngăn chặn sự cố tương tự trong tương lai một cách triệt để.

Bước 3: Ghi nhận kết quả dạng văn bản và truyền thông nội bộ

Tất cả các bước thực hiện cần được lập hồ sơ bằng văn bản, bao gồm:

• Mô tả chi tiết sự không phù hợp đã xảy ra;
• Các hành động đã triển khai để xử lý và khắc phục;
• Đánh giá hiệu lực của các giải pháp đã áp dụng;

Thông tin này cần được truyền đạt đến người lao động liên quan, đại diện công đoàn và các bên quan tâm có liên quan, đảm bảo tính minh bạch và nâng cao nhận thức về an toàn trong tổ chức.

Ai chịu trách nhiệm xây dựng và phê duyệt quy trình?

Quy trình kiểm soát sự không phù hợp cần được xây dựng, kiểm tra và phê duyệt bởi các bộ phận chức năng chuyên trách:

• Bộ phận ISO nội bộ có trách nhiệm soạn thảo quy trình chi tiết;
• Trưởng ban ISO trực tiếp kiểm tra tính phù hợp, đảm bảo đúng chuẩn mực do ISO 45001 yêu cầu;
• Lãnh đạo cao nhất của tổ chức sẽ là người phê duyệt và ban hành chính thức quy trình, thể hiện cam kết mạnh mẽ về OH&S.

Việc phân công rõ ràng vai trò, trách nhiệm trong tổ chức sẽ giúp đảm bảo tính khả thi và hiệu quả cao trong quá trình triển khai thực tế.

Áp dụng kiểm soát sự không phù hợp trong thực tế

Để kiểm soát sự không phù hợp đạt hiệu quả, việc truyền thông và huấn luyện cho toàn bộ nhân sự đóng vai trò then chốt. Tổ chức cần:

• Phổ biến quy trình tới toàn thể người lao động;
• Tổ chức tập huấn định kỳ về phân tích nguyên nhân – phòng ngừa rủi ro;
• Khuyến khích người lao động báo cáo sớm các sự cố hoặc hành vi không an toàn nhằm xử lý kịp thời trước khi sự cố lan rộng;
• Tăng cường giám sát chéo và đánh giá nội bộ định kỳ.

Khi mỗi người lao động ý thức rõ về mục tiêu và phương pháp kiểm soát sự không phù hợp, hệ thống ISO 45001:2018 sẽ được vận hành hiệu quả và bền vững hơn.

Kết luận: Đảm bảo hệ thống ISO 45001 hoạt động liên tục và cải tiến với quy trình kiểm soát chặt chẽ

Kiểm soát sự không phù hợp không chỉ đơn thuần là xử lý các lỗi đã phát sinh, mà còn là cánh tay nối dài của cải tiến liên tục (continual improvement) trong ISO 45001. Một hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp bền vững là hệ thống có khả năng tự phát hiện, tự khắc phục và không ngừng nâng cấp chính mình.

Vì thế, xây dựng một quy trình chặt chẽ, khoa học và thực tiễn trong việc kiểm soát sự không phù hợp chính là nền tảng để doanh nghiệp:

• Nâng cao hiệu quả quản lý OH&S;
• Tuân thủ nghiêm ngặt tiêu chuẩn quốc tế;
• Tạo lập môi trường làm việc an toàn và bền vững cho toàn bộ nhân sự.

Nếu tổ chức của bạn đang tìm kiếm giải pháp tối ưu để triển khai hoặc cải tiến hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn ISO 45001:2018, đừng ngần ngại liên hệ với GCDRI để được hỗ trợ chuyên sâu và toàn diện.

Liên hệ ngay Hotline: 0904.889.859 (Ms.Hoa) hoặc email: chungnhantoancau@gmail.com để nhận tư vấn miễn phí và các tài liệu mẫu giúp triển khai hiệu quả.