QMR là gì? Vai trò trọng yếu của Đại diện quản lý chất lượng trong ISO 9001

Trong bối cảnh ngày càng nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 để nâng cao năng lực quản lý và cải thiện hiệu suất hoạt động, việc xác lập một vị trí chịu trách nhiệm duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng (QMS) là điều bắt buộc. Đó chính là vai trò của Đại diện quản lý chất lượng – người thường được gọi là QMR (Quality Management Representative).

Với kinh nghiệm tư vấn và đào tạo chuyên sâu trong lĩnh vực tiêu chuẩn quốc tế, Viện Nghiên Cứu Phát Triển Chứng Nhận Toàn Cầu (GCDRI) nhận thấy rằng nhiều tổ chức vẫn chưa hiểu rõ vai trò, chức năng cũng như tầm quan trọng của vị trí QMR trong việc triển khai và duy trì hiệu quả ISO 9001. Bài viết sau sẽ giúp người đọc hình dung rõ hơn về QMR dưới góc nhìn chuyên môn cập nhật và khách quan nhất từ GCDRI.

QMR là ai và vì sao doanh nghiệp cần có?

Trong tiêu chuẩn ISO 9001:2015, vai trò QMR không còn được đề cập rõ như ở phiên bản trước. Tuy nhiên, trách nhiệm cốt lõi của vị trí này vẫn được giao cho một hoặc nhiều cá nhân trong tổ chức, đóng vai trò then chốt giúp hệ thống quản lý chất lượng vận hành trơn tru.

QMR là người được lãnh đạo cấp cao ủy quyền để đại diện cho tổ chức trong mọi vấn đề liên quan đến quản lý chất lượng, bao gồm:

• Thiết lập, thực hiện và duy trì hiệu quả các quy trình QMS
• Báo cáo lên lãnh đạo về tình trạng hoạt động của hệ thống
• Đảm bảo sự nhận thức đầy đủ về các yêu cầu của khách hàng trong toàn tổ chức

Tại các quốc gia có phong trào ISO phát triển mạnh, QMR có thể được gắn với chức danh Giám đốc chất lượng, phản ánh mức độ chiến lược và tầm ảnh hưởng của họ trong hệ thống vận hành doanh nghiệp.

Không có QMR, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong việc triển khai ISO 9001 một cách hiệu quả và bền vững – cả về mặt nghiệp vụ lẫn khía cạnh tuân thủ các yêu cầu chứng nhận tiêu chuẩn.

Các trách nhiệm chính của QMR theo ISO 9001:2015

Dưới đây là ba nhiệm vụ cốt lõi cùng một số lưu ý đi kèm mà tiêu chuẩn ISO 9001:2015 kỳ vọng QMR (hoặc người được chỉ định tương đương) cần thực hiện. Thực hiện tốt những trách nhiệm này sẽ giúp đảm bảo rằng hệ thống quản lý chất lượng không dừng lại ở hình thức mà thực sự mang lại giá trị cho tổ chức.

Duy trì và giám sát vận hành hệ thống quản lý chất lượng (QMS)

Một trong những nhiệm vụ trọng yếu của QMR là đảm bảo hệ thống quản lý chất lượng được xây dựng, duy trì và vận hành một cách hiệu quả. Trách nhiệm này bao gồm:

• Giám sát các quy trình chính trong tổ chức
• Phối hợp thực hiện các hoạt động kiểm soát, đánh giá nội bộ
• Đảm bảo sự tương thích giữa các quy trình và chính sách chất lượng

Một trong những rủi ro phổ biến trong vận hành QMS là thiếu sự đồng bộ giữa các quy trình, dẫn tới tình trạng không ai thực sự chịu trách nhiệm chính. Với vai trò là đầu mối tổng thể, QMR chịu trách nhiệm phối hợp và theo dõi để quá trình hoạt động trở nên thống nhất và hiệu quả, đồng thời hỗ trợ chủ sở hữu quy trình chủ động cải tiến khi cần thiết.

Chính sự hiện diện và theo dõi sát sao của QMR giúp tổ chức không chỉ duy trì hệ thống ISO 9001 ở mức tuân thủ, mà còn từng bước đưa hệ thống phát triển theo chiều sâu.

Đánh giá và báo cáo hiệu quả QMS lên lãnh đạo cấp cao

QMR có trách nhiệm trực tiếp gọi tên những vấn đề đang tồn tại trong hệ thống quản lý chất lượng của tổ chức trước lãnh đạo cấp cao, đồng thời đề xuất các biện pháp cải tiến.

Một tổ chức chỉ có thể tối ưu hóa hệ thống QMS nếu nhà quản lý hiểu rõ mức độ hiệu quả thực tế của QMS trong hoạt động vận hành. Lúc này, QMR đóng vai trò như một cầu nối thông tin chiến lược, thực hiện các hành động:

• Tổng hợp dữ liệu từ hoạt động đo lường, giám sát, kiểm toán nội bộ
• Báo cáo định kỳ về kết quả vận hành hệ thống
• Đề xuất yêu cầu cải tiến cụ thể trên cơ sở nhu cầu thực tế và mục tiêu của tổ chức

Một trong những chỉ số được lãnh đạo quan tâm là lợi ích đầu tư (ROI) của hệ thống QMS. QMR chính là người truyền đạt thông tin để lãnh đạo hiểu rõ hệ thống ISO 9001 đóng góp thế nào vào hiệu quả tổng thể của doanh nghiệp.

Truyền tải yêu cầu của khách hàng vào toàn tổ chức

Sự hài lòng của khách hàng là nguyên tắc cốt lõi trong tiêu chuẩn ISO 9001. QMR đảm bảo rằng không chỉ bộ phận kinh doanh hay chăm sóc khách hàng quan tâm đến khách hàng, mà toàn bộ tổ chức phải hiểu và hành động dựa trên mong đợi của khách hàng.

Trách nhiệm này thể hiện qua các hành động:

• Tư duy khách hàng làm trung tâm – “customer-centric”
• Đảm bảo luồng thông tin phản hồi từ khách hàng đến hết chuỗi vận hành
• Hướng dẫn các phòng ban xây dựng quy trình dựa trên nhu cầu khách hàng

Một doanh nghiệp không thể hướng tới tiêu chuẩn quốc tế chỉ với một vài cải tiến rời rạc – cần có một người dẫn dắt tư duy chất lượng lấy khách hàng làm trung tâm trong toàn thể đội ngũ. QMR là người đảm nhiệm vai trò đó.

Kết nối với các bên liên quan – từ nhà chứng nhận tới khách hàng

Trong nhiều tình huống, QMR còn là đại diện chính thức của doanh nghiệp khi làm việc với các tổ chức chứng nhận, hoặc khi xử lý các khiếu nại từ khách hàng.

Mặc dù không bắt buộc, nhưng QMR đóng vai trò đầu mối trong các buổi đánh giá chứng nhận hoặc tái chứng nhận ISO 9001. Họ là người:

• Giải thích hệ thống QMS cho đội đánh giá bên ngoài
• Phối hợp cung cấp tài liệu, bằng chứng đánh giá
• Thúc đẩy phản hồi khách hàng một cách xây dựng

Bằng việc là đầu mối đáng tin cậy trong quá trình giao tiếp với bên ngoài, QMR giúp doanh nghiệp nâng cao uy tín và xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp, cam kết với chất lượng.

Kết luận: QMR – nhân tố sống còn trong xây dựng và duy trì hệ thống ISO

Việc triển khai hiệu quả ISO 9001 không chỉ phụ thuộc vào việc tổ chức có chứng nhận hay không, mà cốt lõi nằm ở chỗ doanh nghiệp có duy trì và cải tiến liên tục hệ thống quản lý chất lượng hay không. Và để điều này trở thành hiện thực, cần có một QMR đủ năng lực, tâm huyết và được lãnh đạo hỗ trợ mạnh mẽ.

Tại GCDRI, chúng tôi nhận thấy rằng các tổ chức có QMR được đào tạo bài bản và được trao quyền thường có hệ thống QMS hoạt động bền vững hơn, tỷ lệ tái chứng nhận ISO cao hơn và sự hài lòng khách hàng cũng vượt trội hơn.

Nếu tổ chức của bạn đang cần tư vấn xây dựng ISO 9001 hoặc đào tạo đội ngũ đảm nhiệm vai trò QMR hiệu quả, hãy liên hệ ngay với GCDRI để được hỗ trợ bởi đội ngũ chuyên gia hàng đầu.

Hotline liên hệ: 0904.889.859 (Ms.Hoa)
Email: chungnhantoancau@gmail.com

Viện Nghiên Cứu Phát Triển Chứng Nhận Toàn Cầu – GCDRI luôn đồng hành cùng doanh nghiệp Việt Nam tiến bước vững vàng trên hành trình chuẩn hóa và hội nhập quốc tế.