Quản lý rủi ro trong ISO 9001:2025 – Cách tiếp cận thiết thực và hiệu quả

Trong môi trường cạnh tranh ngày càng gay gắt, năng lực quản lý rủi ro trở thành yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp duy trì sự ổn định và từng bước phát triển bền vững. Tiêu chuẩn ISO 9001:2015 không yêu cầu tổ chức phải có một “quy trình quản lý rủi ro” được soạn thảo thành văn bản, nhưng đòi hỏi rõ ràng về việc tổ chức phải xây dựng “tư duy dựa trên rủi ro” như một phần xuyên suốt trong hệ thống quản lý chất lượng (QMS). Trong bài viết sau, Viện Nghiên Cứu Phát Triển Chứng Nhận Toàn Cầu (GCDRI) sẽ giúp bạn hiểu toàn diện và đúng đắn về quản lý rủi ro và cơ hội theo ISO 9001, đồng thời đưa ra phương pháp thực hành phù hợp với bối cảnh của doanh nghiệp tại Việt Nam.

Tư duy dựa trên rủi ro là gì?

Khái niệm “tư duy dựa trên rủi ro” được giới thiệu rõ ràng trong ISO 9001:2015 như một yếu tố xuyên suốt hệ thống quản lý chất lượng. Trên thực tế, tiêu chuẩn không đơn thuần yêu cầu doanh nghiệp phải “phản ứng” với rủi ro, mà phải xác định, phân tích và ứng phó một cách chủ động nhằm hạn chế tác động tiêu cực và tận dụng cơ hội cải tiến.

Rủi ro là khả năng xảy ra một sự kiện ngoài dự kiến gây ảnh hưởng tiêu cực đến mục tiêu của tổ chức. Cơ hội là khoảnh khắc hoặc điều kiện có thể được khai thác để đạt được kết quả thuận lợi hơn. Cần hiểu rằng rủi ro và cơ hội không hoàn toàn đối lập – đôi khi, cơ hội tiềm ẩn trong chính những rủi ro lớn nhất.

Quản lý rủi ro có bắt buộc phải có tài liệu bằng văn bản?

Theo ISO 9001:2015, tổ chức không bắt buộc phải có tài liệu riêng biệt dùng cho quản lý rủi ro. Tuy nhiên, việc ghi nhận và duy trì hồ sơ rủi ro đóng vai trò quan trọng trong việc bảo đảm tính minh bạch, theo dõi và cải tiến liên tục.

Một số tổ chức xây dựng sổ đăng ký rủi ro và cơ hội, có thể ở định dạng bảng tính, phần mềm quản lý nội bộ hoặc thậm chí tài liệu Word tổng hợp. Mục tiêu là ghi lại đầy đủ các nội dung:

• Mô tả rủi ro
• Xác suất xảy ra và hậu quả
• Hành động kiểm soát đã thực hiện hoặc cần thực hiện
• Trách nhiệm
• Tình trạng hiện tại
• Biện pháp cải thiện

Quản lý rủi ro trong từng điều khoản của ISO 9001

Trong nội dung tiêu chuẩn ISO 9001:2015, có một số điều khoản quan trọng liên quan đến tư duy rủi ro:

• Điều khoản 4 – Bối cảnh tổ chức: Yêu cầu xác định các yếu tố nội bộ, bên ngoài ảnh hưởng đến khả năng đạt mục tiêu. Từ đó, xác định các rủi ro và cơ hội cần quản lý.
• Điều khoản 5 – Lãnh đạo: Ban lãnh đạo phải thúc đẩy tư duy dựa trên rủi ro, xác định và theo dõi các yếu tố ảnh hưởng đến kết quả cung cấp sản phẩm/dịch vụ.
• Điều khoản 6 – Hoạch định: Đây là trọng tâm của quản lý rủi ro, yêu cầu tổ chức thực hiện quy trình đánh giá rủi ro và cơ hội liên quan đến hệ thống quản lý chất lượng. Đồng thời xác định hành động cần thiết để kiểm soát, khai thác hoặc giảm thiểu.
• Điều khoản 8 – Điều hành: Tổ chức cần triển khai kế hoạch sản xuất, cung ứng dịch vụ phù hợp với các rủi ro đã xác định.
• Điều khoản 9 – Đánh giá hiệu suất: Liên tục theo dõi, đo lường và phân tích kết quả của các biện pháp kiểm soát rủi ro.
• Điều khoản 10 – Cải tiến: Áp dụng hành động khắc phục và liên tục cải tiến hệ thống dựa trên thực trạng rủi ro/cơ hội.

Trình tự xây dựng phương pháp quản lý rủi ro theo ISO 9001

Quá trình quản lý rủi ro cần đi qua một chu trình logic và liên tục, thường được thiết kế theo vòng lặp PDCA như sau:

1. Xác định rủi ro và cơ hội

Bắt đầu với việc đặt câu hỏi như: “Điều gì có thể xảy ra sai?”, “Hậu quả nếu vấn đề đó xảy ra là gì?”. Hãy đánh giá lại toàn bộ bối cảnh tổ chức, bao gồm cả khách hàng, nhà cung cấp, quy trình nội bộ và môi trường pháp lý…

Ví dụ: Một rủi ro cần xem xét là việc phụ thuộc vào một nhà cung cấp duy nhất cho nguyên vật liệu quan trọng. Việc đánh giá không chỉ dừng lại ở tính “có thể xảy ra” mà còn cả mức độ ảnh hưởng nếu xảy ra.

2. Phân tích và đánh giá mức độ rủi ro

Áp dụng ma trận đánh giá dựa trên hai yếu tố:

• Khả năng xảy ra (Probability)
• Mức độ tác động (Impact)

Từ đó, xác định cấp độ rủi ro: cao – trung bình – thấp và quyết định thứ tự ưu tiên hành động.

Ví dụ:

• Rủi ro mất nhà cung cấp chính có xác suất thấp nhưng ảnh hưởng lớn ⇒ Rủi ro cao
• Rủi ro thiết bị bị lỗi nhẹ với tỉ lệ cao nhưng ít tác động ⇒ Rủi ro trung bình

3. Hoạch định hành động ứng phó

Tùy theo bản chất và cấp độ rủi ro, tổ chức có thể lựa chọn chiến lược xử lý phù hợp:

• Né tránh rủi ro hoàn toàn (thay đổi quy trình, dừng sản phẩm…)
• Giảm thiểu mức độ (đa dạng hóa nhà cung cấp, đầu tư thiết bị tốt hơn…)
• Chia sẻ (mua bảo hiểm, thuê chuyên gia…)
• Chấp nhận rủi ro (khi lợi ích lớn hơn chi phí)

Đồng thời, xem cơ hội có thể khai thác là gì trong khi giảm thiểu rủi ro.

4. Theo dõi và đo lường hiệu quả

Quản lý rủi ro không dừng lại ở việc lập kế hoạch. Cần giám sát, đánh giá kết quả trong thực tế để đảm bảo biện pháp đưa ra là hiệu quả. Nếu chưa đạt, phải kịp thời điều chỉnh và cải thiện.

5. Cập nhật hồ sơ rủi ro định kỳ

Các rủi ro mới có thể phát sinh do thay đổi về sản phẩm, công nghệ, thị trường, nên cần cập nhật định kỳ sổ đăng ký rủi ro để phản ánh tình hình thực chiến.

Vì sao quản lý rủi ro là yêu cầu quan trọng?

Việc tích hợp quản lý rủi ro vào hệ thống ISO 9001:

• Tăng khả năng ra quyết định chính xác và dự đoán được mối nguy
• Nâng cao tính ổn định và nhất quán của quy trình, sản phẩm/dịch vụ
• Tạo nền văn hóa cải tiến chủ động thay vì phản ứng bị động sau khi có lỗi
• Tăng sự tin tưởng từ khách hàng và các bên liên quan
• Củng cố khả năng phục hồi, đổi mới và cạnh tranh

Tất cả những điều này góp phần quan trọng giúp tổ chức đạt được mục tiêu chất lượng, nâng cao uy tín thương hiệu và vận hành bền vững trong thời đại biến động liên tục.

Có nên xây dựng thủ tục quản lý rủi ro & cơ hội không?

Mặc dù không bắt buộc, GCDRI khuyến khích doanh nghiệp nên có một quy trình hoặc thủ tục quản lý rủi ro & cơ hội rõ ràng, giúp:

• Phân công trách nhiệm cụ thể
• Chuẩn hóa hoạt động đánh giá và hành động xử lý
• Phù hợp khi tham gia đánh giá chứng nhận ISO bởi bên thứ ba

Quy trình này cần gồm:

• Xác định rủi ro/cơ hội
• Đánh giá và lượng hóa
• Gán ưu tiên và quyết định hành động
• Ghi nhận vào biểu mẫu/sổ đăng ký
• Giám sát và cải tiến

Kết luận

Quản lý rủi ro không chỉ là một yêu cầu của ISO 9001:2015 – mà còn là một năng lực thiết yếu giúp tổ chức Việt Nam vượt qua khó khăn, biến động và vươn tới thành công dài hạn. Áp dụng tư duy dựa trên rủi ro không đòi hỏi đầu tư phức tạp mà chỉ cần một cách tiếp cận có hệ thống, thực tế và phù hợp với từng doanh nghiệp.

Hãy bắt đầu từ những quy trình cốt lõi, những điểm dễ phát sinh biến động để áp dụng và cải tiến dần. GCDRI cam kết đồng hành cùng doanh nghiệp trong quá trình thiết lập, vận hành và cải tiến toàn diện hệ thống quản lý rủi ro và cơ hội theo chuẩn quốc tế.

Nếu bạn cần tư vấn xây dựng hệ thống ISO 9001 hoặc giải pháp quản lý rủi ro phù hợp cho doanh nghiệp, vui lòng liên hệ:

📞 Hotline: 0904.889.859 (Ms. Hoa)
📧 Email: chungnhantoancau@gmail.com

—
Viện Nghiên Cứu Phát Triển Chứng Nhận Toàn Cầu (GCDRI)
Đồng hành xây dựng năng lực quản lý chuyên nghiệp & đạt chuẩn quốc tế.