Ứng dụng mô hình con rùa (Turtle Diagram) trong ISO 9001:2015: Tối ưu quản lý quy trình và tài liệu

Trong việc triển khai hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015, khái niệm “tiếp cận theo quá trình” đóng vai trò then chốt. Để hiện thực hóa nguyên tắc này một cách hiệu quả, mô hình con rùa – hay còn gọi là Turtle Diagram – đã được phát triển như một công cụ trực quan, dễ hiểu và hữu ích trong việc thiết kế, quản lý và đánh giá quá trình.

Thông qua bài viết này, Viện Nghiên Cứu Phát Triển Chứng Nhận Toàn Cầu (GCDRI) sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn sâu sắc và toàn diện về cách sử dụng mô hình con rùa để thiết lập hệ thống tài liệu quản lý chất lượng phù hợp, tránh rập khuôn và giảm thiểu rủi ro từ việc sao chép mẫu không tương thích.

Mô hình con rùa là gì và tại sao lại quan trọng trong ISO 9001:2015?

Trong tiêu chuẩn ISO 9001:2015, nguyên tắc số 4 nhấn mạnh đến việc tiếp cận theo quá trình – nghĩa là xem mỗi hoạt động trong doanh nghiệp như một quá trình có đầu vào, đầu ra và sự liên kết chặt chẽ với các yếu tố nội bộ cũng như bên ngoài. Để quản lý hiệu quả các quá trình này, mô hình con rùa được sử dụng như một công cụ phân tích trực quan giúp trả lời các câu hỏi quan trọng:

• Đầu vào là gì?
• Đầu ra cần đạt được như thế nào?
• Ai thực hiện?
• Cần nguồn lực, điều kiện gì?
• Cách thực hiện ra sao?
• Mục tiêu, tiêu chuẩn đánh giá là gì?
• Các yếu tố, quy trình hỗ trợ liên quan là gì?

Chính nhờ điều này, mô hình con rùa giúp tổ chức nhận diện rõ ràng các mối tương quan giữa các quá trình, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi để thiết kế tài liệu quản lý chất lượng một cách sát thực và có giá trị thực tiễn.

Thực trạng xây dựng tài liệu hệ thống: Lỗi phổ biến và hệ quả

Hiện nay, không ít doanh nghiệp tại Việt Nam đang áp dụng hệ thống quản lý chất lượng dựa trên các “mẫu tài liệu có sẵn” – được sao chép hoàn toàn hoặc điều chỉnh sơ sài từ các tổ chức khác có ngành nghề tương đồng. Vấn đề ở đây là sự sao chép này thường không sát với thực tế vận hành cụ thể tại doanh nghiệp đang triển khai, dẫn đến:

• Sự không tương thích giữa tài liệu và thực tế hoạt động
• Nhân sự không hiểu nội dung quy trình đang áp dụng
• Lãnh đạo và chuyên gia hiểu sai về bản chất hệ thống ISO
• Nhầm tưởng tài liệu do chính tổ chức ISO quốc tế ban hành nên cứng nhắc không thể điều chỉnh

Đây chính là nguyên nhân khiến hệ thống ISO vận hành một cách hình thức, thiếu hiệu quả và không có khả năng cải tiến linh hoạt trong thực tế doanh nghiệp.

Vì vậy, hiểu đúng bản chất của “tiếp cận theo quá trình” và áp dụng mô hình con rùa chính là giải pháp giúp “cá nhân hóa” hệ thống quản lý chất lượng sao cho đúng với thực trạng và mục tiêu chiến lược của từng tổ chức.

Hướng dẫn áp dụng mô hình con rùa (Turtle Diagram) để thiết lập và đánh giá quá trình

Tuy không bắt buộc theo ISO 9001:2015, nhưng mô hình con rùa lại là một phương pháp được khuyến nghị và đã chứng minh tính hiệu quả trong việc thiết lập, mô tả và kiểm soát các quá trình chất lượng.

Tại điều khoản 4.4.1 của ISO 9001:2015 có yêu cầu: “Tổ chức phải xác định các quá trình cần thiết cho hệ thống quản lý chất lượng và xác định trình tự, sự tương tác giữa các quá trình đó”. Turtle Diagram sẽ giúp doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu này một cách trực quan bằng cách mô tả đầy đủ các yếu tố sau:

Inputs – Đầu vào của quá trình

Là những yêu cầu, nguyên vật liệu, thông tin văn bản hoặc điều kiện thiết yếu để quá trình bắt đầu. Ví dụ: Phiếu yêu cầu xuất kho, đơn đặt hàng nội bộ,…

Outputs – Đầu ra mong đợi

Là kết quả sau khi hoàn thành quá trình, như sản phẩm, báo cáo, tài liệu,… Ví dụ: Phiếu xuất kho, bảng tồn kho, dữ liệu nhập hệ thống.

With what – Sử dụng những gì?

Bao gồm máy móc, thiết bị, vật tư, vật liệu, phần mềm liên quan và cả điều kiện môi trường làm việc. Đây là cơ sở để đánh giá tính khả thi và nguồn lực cần thiết của quá trình.

Who – Ai thực hiện?

Là cá nhân hoặc bộ phận chịu trách nhiệm thực hiện quá trình, trình độ yêu cầu, chứng chỉ cần có, kỹ năng, kinh nghiệm cần thiết đi kèm.

How – Cách thực hiện ra sao?

Chi tiết từng bước thao tác, trình tự hành động, quy trình thực hiện để đảm bảo thống nhất và dễ đào tạo, kiểm soát đầu ra.

How much – Bao nhiêu là đủ?

Chính là các chỉ số KPI, tiêu chí đo lường hiệu suất của quá trình. Đây là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả và định hướng cải tiến.

Quá trình hỗ trợ có liên quan

Gồm các hoạt động liên đới như vận chuyển, lưu trữ, cấp phát, cập nhật dữ liệu,… nhằm đảm bảo quá trình chính được vận hành trơn tru, hiệu quả.

Thông tin này sau đó sẽ được tổng hợp và trình bày khoa học trong tài liệu quy trình – giúp người sử dụng hiểu rõ mục đích, cách triển khai, ai thực hiện và kết quả đạt được.

Cấu trúc chuẩn của một tài liệu mô tả quá trình theo Turtle Diagram

Khi thiết lập tài liệu cho từng quy trình trong hệ thống quản lý chất lượng, ngoài việc sử dụng mô hình con rùa để phân tích, tổ chức cần đảm bảo các nội dung sau:

1. Mục đích của quá trình: Giải thích lý do xây dựng quá trình, hướng tới kết quả mong đợi cụ thể.
2. Thuật ngữ và định nghĩa: Làm rõ từ viết tắt, khái niệm giúp thống nhất hiểu biết trong tổ chức.
3. Trách nhiệm thực hiện (Who): Ai thực hiện, trình độ và điều kiện đi kèm.
4. Diễn giải cách làm (How): Các bước công việc, sơ đồ, biểu mẫu sử dụng.
5. Đánh giá hiệu quả (How much): Mục tiêu, chỉ số KPI cụ thể cho từng quá trình.
6. Hồ sơ lưu và kiểm soát: Chứng cứ, biểu mẫu, cách thức và thời gian lưu trữ.
7. Tài liệu tham khảo: Các quy trình có liên quan, hướng dẫn nghiệp vụ, căn cứ pháp lý.

Việc chuẩn bị đầy đủ các thông tin này không chỉ giúp tổ chức điều hành hiệu quả mà còn dễ dàng trong việc đào tạo nhân sự mới và đánh giá nội bộ hoặc kiểm toán bên ngoài.

Tương thích giữa Mô hình con rùa và nguyên tắc 5M + 1E trong quản lý

Đối với những tổ chức quen thuộc với phương pháp 5M + 1E trong sản xuất và chất lượng, việc chuyển sang Turtle Diagram trở nên rất tự nhiên. Mối tương thích giữa hai mô hình như sau:

Sự tương thích này giúp doanh nghiệp dễ dàng tổng hợp và định hướng tiêu chuẩn hóa quy trình, tránh nhầm lẫn và hỗ trợ cải tiến liên tục.

Kết luận: Tối ưu tài liệu và kiểm soát chất lượng nhờ mô hình con rùa

Việc áp dụng mô hình con rùa trong thiết lập tài liệu hệ thống quản lý chất lượng không chỉ giúp bài bản hóa quy trình mà còn tạo điều kiện thuận lợi để kiểm tra, giám sát và cải tiến liên tục. Đặc biệt trong bối cảnh các doanh nghiệp ngày càng bị áp lực bởi hiệu suất và sự phù hợp trong hoạt động, thì việc xây dựng tài liệu đúng với thực tế nội bộ là vô cùng quan trọng.

Mô hình con rùa hiện đang được áp dụng rộng rãi không chỉ trong ISO 9001:2015 mà còn trong các hệ thống đặc thù như ISO/TS 16949 (ngành ô tô), AS9100 (hàng không vũ trụ), ISO 22000 (an toàn thực phẩm).

GCDRI khuyến nghị lãnh đạo và những người xây dựng hệ thống tài liệu ISO nên đầu tư đúng mức vào việc phân tích quá trình theo Turtle Diagram để xây dựng một hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả, sát thực và bền vững.

Hãy liên hệ với Viện Nghiên Cứu Phát Triển Chứng Nhận Toàn Cầu (GCDRI) để được tư vấn, đào tạo hoặc hỗ trợ xây dựng hệ thống ISO hiệu quả, thực tiễn theo đúng tinh thần của tiêu chuẩn quốc tế.

📞 Hotline: 0904.889.859 (Ms.Hoa)
📧 Email: chungnhantoancau@gmail.com