5 Hiểu Lầm Phổ Biến Về Công Việc Linh Hoạt: Chuyên Gia GCDRI Phân Tích Và Làm Rõ

Cách mạng 4.0, đại dịch COVID-19 và làn sóng chuyển đổi số đã góp phần đẩy mạnh xu hướng làm việc linh hoạt trên toàn cầu. Tại Việt Nam, nhiều doanh nghiệp vẫn còn nghi ngại với mô hình này bởi các lo ngại về hiệu quả, kiểm soát và văn hóa doanh nghiệp. Nhằm làm sáng tỏ những hiểu lầm xoay quanh chủ đề này, Viện Nghiên Cứu Phát Triển Chứng Nhận Toàn Cầu (GCDRI) cung cấp góc nhìn chuyên sâu và phân tích thực tiễn trong bài viết dưới đây.

Là một tổ chức hàng đầu đồng hành cùng doanh nghiệp trong quá trình xây dựng chính sách nội bộ và hướng đến các chuẩn mực quốc tế, GCDRI tin rằng sự hiểu rõ đúng bản chất của “tính linh hoạt” sẽ giúp công ty tận dụng hiệu quả nguồn lực, nâng cao năng suất và giữ chân nhân tài trong kỷ nguyên mới của quản trị nhân sự.

Linh Hoạt Không Đồng Nghĩa Với Thiếu Kiểm Soát

Một trong những nỗi lo hàng đầu của các lãnh đạo doanh nghiệp là mất quyền kiểm soát khi cho phép nhân viên làm việc linh hoạt, đặc biệt làm việc từ xa. Sự lo sợ này thường đến từ cảm giác hụt hẫng khi không còn thấy sự “hiện diện vật lý” của nhân viên tại văn phòng.

Tuy nhiên, một chính sách linh hoạt không đồng nghĩa với lỏng lẻo hay thiếu minh bạch. Vấn đề nằm ở cách thiết kế, vận hành và giám sát chính sách. Những tổ chức áp dụng thành công mô hình linh hoạt đều có điểm chung là:

• Thiết lập quy trình rõ ràng: minh bạch về thời gian làm việc, trách nhiệm, và chỉ tiêu đánh giá.
• Áp dụng công cụ quản lý: lịch làm việc chung, phần mềm giám sát tiến độ công việc và nền tảng họp trực tuyến giúp minh bạch hóa kết quả, thay vì thời gian hiện diện.
• Đào tạo toàn diện: nhân sự cũng như cấp quản lý cần hiểu và kỹ năng hóa cách thức làm việc linh hoạt. Điều này giúp xóa bỏ “thiên kiến linh hoạt” (flexibility stigma) – định kiến cho rằng linh hoạt đồng nghĩa với thiếu cống hiến.

Do đó, nếu có chiến lược quản lý đúng đắn, doanh nghiệp không những không mất quyền kiểm soát, mà còn đạt hiệu suất tối ưu hơn nhờ sự chủ động và tin tưởng giữa các bên.

Văn Hóa Doanh Nghiệp Không Bị Xói Mòn Khi Làm Việc Linh Hoạt

Nhiều người mặc định rằng chỉ những môi trường làm việc trực tiếp mới có thể nuôi dưỡng văn hóa doanh nghiệp. Thực tế, văn hóa không phụ thuộc chủ yếu vào mặt địa lý, mà đến từ sự kết nối – cả trong không gian vật lý lẫn số hóa.

Các doanh nghiệp tiên phong đã giữ vững văn hóa bằng nhiều hoạt động sáng tạo trong giai đoạn giãn cách:

• Tổ chức các sự kiện online mang tính gắn kết như sinh hoạt nội bộ, lớp học kỹ năng hay thậm chí lớp yoga trực tuyến.
• Duy trì các cuộc họp định kỳ (trực tuyến hoặc hybrid) với mục tiêu kết nối, chia sẻ thay vì chỉ kiểm tra.
• Áp dụng phương pháp “onboarding kết hợp” đối với nhân sự mới để duy trì cảm giác thuộc về.

Quan trọng nhất, lãnh đạo doanh nghiệp cần xác định rõ: “Văn hóa doanh nghiệp của tôi là gì?”, từ đó triển khai các chiến lược điều chỉnh nhằm bảo toàn linh hồn tổ chức – ngay cả khi đội ngũ không còn làm việc cùng một địa điểm.

Hợp Tác Nhóm Vẫn Mạnh Mẽ Trong Mô Hình Linh Hoạt

“Mất khả năng phối hợp” là nỗi sợ điển hình khi các nhóm không chia sẻ không gian làm việc vật lý. Thực chất, hợp tác không nằm ở khoảng cách địa lý mà ở cách nhóm vận hành.

Để duy trì hiệu quả làm việc nhóm:

• Luôn dựa vào giao tiếp liên tục và minh bạch. Kênh trao đổi cần thuận tiện, đồng bộ và có cơ chế phản hồi rõ ràng.
• Sử dụng công nghệ cộng tác: các nền tảng như Zoom, Google Workspace, Trello, Slack… có thể mô phỏng đầy đủ quy trình làm việc nhóm.
• Tổ chức các “cuộc họp kết nối ảo” định kỳ để củng cố sự đoàn kết, hỗ trợ pha trộn giữa trao đổi công việc và tương tác xã hội.

Đặc biệt, đừng đặt kỳ vọng cao hơn cho người “làm từ xa” so với người “làm tại chỗ”. Tiêu chí đánh giá công bằng là điều kiện tiên quyết để nâng cao hiệu quả hợp tác trong cả hai mô hình.

Đóng Góp Không Phải Đánh Giá Qua Sự Có Mặt

Không ít nhà quản lý vẫn tin rằng chỉ khi một nhân viên ngồi tại bàn làm việc, họ mới thực sự hoạt động hiệu quả. Tuy nhiên, thực tế chứng minh điều ngược lại.

Dù ở đâu, nhân viên vẫn có thể phân tán sự tập trung bởi các yếu tố ngoài công việc như mạng xã hội, tạp âm văn phòng hoặc thậm chí… đang tìm việc mới.

Điều quan trọng là xây dựng một hệ quy chiếu đánh giá hiệu suất dựa trên:

• Kết quả đạt được
• Tiến độ hoàn thành công việc
• Sự chủ động trong phối hợp và giải quyết vấn đề.

Bằng cách loại bỏ tư duy “đồng hồ chấm công” và chuyển sang “đánh giá theo đầu ra”, doanh nghiệp không chỉ giữ được sự công bằng mà còn truyền cảm hứng chủ động cho từng cá nhân. Đây là nền tảng để xây dựng đội ngũ hiệu suất cao trong tương lai.

Kết Nối Luôn Có Thể Được Duy Trì – Dù Trực Tuyến Hay Ngoại Tuyến

Một trong những mối băn khoăn lớn của tổ chức là sự “mất kết nối giữa con người” khi không còn gặp nhau thường xuyên. Tuy nhiên, với những công cụ số hóa ngày càng phát triển, giữ liên lạc chưa bao giờ dễ dàng hơn thế:

• Lên lịch trao đổi theo nhóm hoặc cá nhân qua các nền tảng chia sẻ lịch
• Tạo các không gian trò chuyện thường xuyên như “giờ café ảo” hoặc “teambuilding zoom”
• Thực hiện khảo sát nội bộ để nắm bắt mong muốn kết nối của từng nhân viên – ưu tiên sự linh hoạt, kết hợp giữa trực tiếp và online.

Các khảo sát toàn cầu, như từ BNI và KPMG, đều cho thấy xu hướng nổi bật: mô hình kết hợp (hybrid) – vừa họp trực tiếp, vừa trực tuyến – đang chiếm ưu thế và được mong đợi tiếp tục phát triển hậu COVID-19. Điều này mở ra khả năng kết nối đa chiều, tiết kiệm chi phí, đồng thời nâng cao trải nghiệm nhân sự.

Kết Luận: Linh Hoạt Không Phải Là Rủi Ro – Đó Là Cơ Hội Tái Tạo Doanh Nghiệp

Từ kiểm soát, văn hóa đến kết nối – tất cả đều có thể được duy trì và phát huy trong mô hình làm việc linh hoạt, nếu doanh nghiệp có chiến lược quản trị đúng đắn và công cụ phù hợp.

Quan trọng hơn, sự linh hoạt không chỉ phục vụ nhu cầu vận hành, mà còn tạo lợi thế cạnh tranh dài hạn nhờ nâng cao năng suất, giữ chân người tài và thích nghi với các biến động tương lai.

GCDRI khuyến nghị các tổ chức nên xem xét nghiêm túc và có kế hoạch cụ thể để áp dụng mô hình làm việc linh hoạt theo từng cấp độ, phù hợp với ngành nghề, mô hình hoạt động và tính chất công việc.

Nếu bạn cần tư vấn chuyên sâu về xây dựng chính sách làm việc linh hoạt, duy trì văn hóa doanh nghiệp trong thời đại số, hoặc tiếp cận các mô hình nhân sự theo tiêu chuẩn quốc tế, hãy liên hệ với GCDRI qua Hotline: 0904.889.859 (Ms.Hoa) hoặc email: chungnhantoancau@gmail.com để được hỗ trợ.