Chuẩn URSA là gì? Hướng dẫn toàn diện về đánh giá nguồn cung ứng có trách nhiệm

Trong bối cảnh toàn cầu hoá và yêu cầu ngày càng cao về trách nhiệm xã hội doanh nghiệp, việc xây dựng một chuỗi cung ứng minh bạch, tuân thủ pháp luật và bảo vệ quyền lợi người lao động đang trở thành tiêu chuẩn bắt buộc với mọi doanh nghiệp, đặc biệt là những đơn vị muốn hợp tác với các tập đoàn hàng đầu thế giới như Unilever. Vì vậy, Viện Nghiên Cứu Phát Triển Chứng Nhận Toàn Cầu (GCDRI) chia sẻ bài viết chuyên sâu sau nhằm giúp các doanh nghiệp tại Việt Nam hiểu rõ hơn về chuẩn URSA – chuẩn đánh giá nguồn cung ứng có trách nhiệm.

Chuẩn URSA không chỉ là một yêu cầu tuân thủ, mà còn là công cụ định hướng giúp doanh nghiệp phát triển bền vững, nâng cao uy tín và đủ điều kiện tham gia các chuỗi cung ứng toàn cầu có yêu cầu cao.

URSA – Chuẩn đánh giá nguồn cung ứng có trách nhiệm là gì?

URSA là viết tắt của “Understanding Responsible Sourcing Audit”, tạm dịch là “Hiểu rõ đánh giá nguồn cung ứng có trách nhiệm”. Chuẩn URSA được phát triển nhằm giúp đánh giá tính minh bạch, tuân thủ và trách nhiệm của các nhà cung cấp dựa theo các nội dung quan trọng như:

• Tiêu chuẩn lao động và điều kiện làm việc;
• Sức khỏe, an toàn và quyền lợi người lao động;
• Quản lý môi trường;
• Đạo đức kinh doanh;
• Quyền sử dụng đất và bảo vệ cộng đồng bản địa.

Hệ thống URSA được Unilever áp dụng với mục tiêu đảm bảo mọi nhà cung cấp trong chuỗi đều tuân thủ Chính sách Tìm nguồn cung ứng có trách nhiệm (RSP) và các quy định pháp lý hiện hành.

Doanh nghiệp nào cần áp dụng tiêu chuẩn URSA?

Tiêu chuẩn URSA chủ yếu áp dụng cho:

• Các doanh nghiệp muốn trở thành hoặc duy trì nhà cung cấp cho Unilever;
• Các nhà cung cấp hoạt động tại vùng địa lý được xác định là có nguy cơ tuân thủ thấp;
• Đơn vị cần chứng minh năng lực tuân thủ Chính sách RSP;
• Doanh nghiệp nông nghiệp, sản xuất, chế biến, xuất khẩu, trung gian… có mong muốn đạt uy tín trong chuỗi cung ứng toàn cầu.

Áp dụng URSA đặc biệt có lợi với các trang trại, hợp tác xã, doanh nghiệp chế biến nông sản, doanh nghiệp xuất khẩu hoặc các đơn vị ngheo backend logistics.

Vì sao doanh nghiệp cần chứng nhận URSA?

Chứng nhận URSA không chỉ giúp doanh nghiệp vượt qua “cửa kiểm soát” của các tập đoàn lớn mà còn mang lại nhiều giá trị thực tế:

• Minh chứng chuỗi cung ứng có trách nhiệm, thúc đẩy thương hiệu phát triển bền vững;
• Phát hiện và xử lý rủi ro trong chuỗi cung ứng, giảm tổn thất và tăng hiệu quả quản lý;
• Tiết kiệm chi phí quản lý khủng hoảng nhờ hệ thống kiểm soát phòng ngừa tốt hơn;
• Tạo dựng niềm tin với khách hàng, nhà đầu tư, đối tác và cơ quan quản lý;
• Tăng khả năng cạnh tranh và mở rộng hợp tác quốc tế.

URSA giúp nâng cao sự minh bạch và cải thiện hình ảnh doanh nghiệp trong mắt đối tác đa quốc gia – yếu tố then chốt trong bối cảnh chuỗi cung ứng đang bị giám sát chặt chẽ bởi các yêu cầu về ESG (môi trường, xã hội, quản trị).

Quy trình đánh giá URSA gồm những bước nào?

Một cuộc đánh giá URSA được tiến hành tuần tự theo các giai đoạn logic và chặt chẽ nhằm đảm bảo tính khách quan, đầy đủ và minh bạch:

Bước 1: Chuẩn bị đánh giá

Công ty kiểm toán sẽ liên hệ và thu thập thông tin sơ bộ về:

• Số lượng cơ sở sản xuất;
• Quy mô nhân sự;
• Loại hình sản phẩm, dịch vụ.

Nhằm lập kế hoạch và chi phí đánh giá phù hợp. Doanh nghiệp sẽ được thông báo tối thiểu 15 ngày trước thời gian đánh giá chính thức để chuẩn bị đầy đủ thông tin, tài liệu và bố trí nhân lực tham gia.

Bước 2: Đánh giá tài liệu

Công ty kiểm toán sẽ rà soát hồ sơ, chính sách, quy trình, hợp đồng… liên quan đến:

• Lao động, học việc và quyền lợi công nhân;
• Chính sách môi trường, an toàn, phòng cháy chữa cháy;
• Quy định nội bộ về đạo đức kinh doanh, trách nhiệm xã hội;
• Các chứng nhận, nhật ký kiểm tra, báo cáo lương, hóa chất…

Thông tin có thể được giao nộp ở dạng giấy hoặc điện tử (qua email, phần mềm, cloud…).

Bước 3: Đánh giá hiện trường (onsite)

Nhân sự của tổ chức kiểm toán sẽ trực tiếp đến nhà máy/điểm sản xuất để:

• Quan sát điều kiện lao động, an toàn sinh học, môi trường;
• Phỏng vấn công nhân viên (lựa chọn ngẫu nhiên);
• Kiểm tra công tác đào tạo, thực thi chính sách tại hiện trường.

Đặc biệt, phỏng vấn người lao động là yếu tố quan trọng đảm bảo tính khách quan. Các cuộc phỏng vấn được thực hiện dưới hình thức riêng tư, không có sự tham gia của lãnh đạo và đảm bảo bảo mật danh tính.

Thời gian đánh giá tùy thuộc quy mô doanh nghiệp. Ví dụ:

• Cơ sở có dưới 100 công nhân: ~2,5 ngày;
• Cơ sở 100 – 500 công nhân: ~3,5 ngày.

Bước 4: Báo cáo kết quả đánh giá

Sau khi kết thúc đánh giá, công ty kiểm toán lập báo cáo URSA bằng tiếng Anh và tải lên hệ thống USQS của Unilever. Báo cáo tổng hợp các điểm:

• Tuân thủ tốt;
• Vi phạm nghiêm trọng (nếu có);
• Các lĩnh vực cần cải thiện.

Ba mức độ lỗi không tuân thủ gồm:

• Sự cố chính: ảnh hưởng đến tính mạng, quyền con người nghiêm trọng;
• Vấn đề nghiêm trọng: ảnh hưởng lớn đến sức khỏe, an toàn;
• Vấn đề nhỏ: ảnh hưởng nhẹ nhưng vẫn cần khắc phục.

Doanh nghiệp cần khắc phục các điểm không tuân thủ trong 90 ngày kể từ ngày đánh giá. Nếu cần, một cuộc đánh giá lại sẽ được tổ chức để xác nhận việc cải thiện.

Bước 5: Kiểm tra lại và cấp chứng nhận

Công ty kiểm toán sẽ xác nhận công việc khắc phục đã hoàn thành, nếu đạt, doanh nghiệp sẽ được tính là đã tuân thủ Chính sách Nguồn cung ứng có trách nhiệm (RSP) của Unilever.

Hướng dẫn đăng ký kiểm toán URSA

Để đăng ký đánh giá URSA, doanh nghiệp thực hiện tuần tự các bước:

Bước 1: Chuẩn bị chuỗi cung ứng có trách nhiệm

Doanh nghiệp cần xây dựng hệ thống quản lý tuân theo 12 Nguyên tắc của chính sách RSP như:

• Tôn trọng pháp luật;
• Tuyển dụng văn minh và tự nguyện;
• Không lao động trẻ em;
• Chế độ lương thưởng minh bạch;
• Tuân thủ giờ làm hợp lý;
• Quyền tham gia công đoàn tự do;
• Tuân thủ chính sách bảo vệ môi trường…

Bước 2: Tự đánh giá nội bộ

Trước khi mời bên thứ ba kiểm toán, doanh nghiệp nên tự rà soát nội bộ các chính sách và hiện trạng để đảm bảo đủ cơ sở đáp ứng.

Bước 3: Chọn tổ chức kiểm toán

Unilever chỉ công nhận kết quả từ 5 tổ chức kiểm toán độc lập:

• Bureau Veritas
• Control Union
• DNV
• Intertek
• SGS

Doanh nghiệp lựa chọn một trong các đơn vị trên làm đối tác thực hiện đánh giá URSA.

Bước 4: Gửi hồ sơ đánh giá URSA

Doanh nghiệp cần cung cấp đầy đủ hồ sơ như:

• Đơn đăng ký đánh giá;
• Giấy phép kinh doanh;
• Sơ đồ nhà máy;
• Quy chế lao động, hợp đồng, sổ tay nhân viên;
• Hồ sơ an toàn, đào tạo, máy móc;
• Báo cáo kiểm tra sức khỏe, phòng cháy chữa cháy…

Bước 5 – Bước 8: Đánh giá – Khắc phục – Xác nhận – Chứng nhận

Tổ chức kiểm toán sẽ tiến hành đánh giá tài liệu và thực địa, gửi báo cáo và đề xuất cải tiến (nếu có), sau đó kiểm tra lại và xác nhận kết quả đạt được. Doanh nghiệp đạt chuẩn sẽ được công nhận là nhà cung cấp có trách nhiệm.

Kết luận

Chứng nhận URSA giúp doanh nghiệp Việt Nam tiếp cận chuỗi cung ứng toàn cầu với năng lực cạnh tranh tốt và uy tín cao. Việc đáp ứng đúng và đủ yêu cầu URSA không chỉ là trách nhiệm, mà còn là cam kết phát triển bền vững.

Nếu doanh nghiệp của bạn mong muốn:

• Hiểu rõ hơn về URSA,
• Cần hỗ trợ đào tạo, xây dựng hệ thống RSP,
• Hoặc tìm kiếm đối tác đánh giá uy tín,

Hãy liên hệ với bộ phận chuyên môn của GCDRI để được tư vấn chi tiết và đồng hành từ A-Z trong quy trình đạt chứng nhận URSA.

📞 Hotline tư vấn miễn phí: 0904.889.859 (Ms. Hoa)
📩 Email liên hệ: chungnhantoancau@gmail.com

Viện Nghiên Cứu Phát Triển Chứng Nhận Toàn Cầu (GCDRI) – Nơi hội tụ kiến thức chuyên sâu, giải pháp chuyên nghiệp và là đối tác tin cậy đồng hành cùng doanh nghiệp Việt trên hành trình phát triển bền vững và hội nhập quốc tế.