Đánh giá nội bộ trong ISO: Vai trò, lợi ích và quy trình thực hiện

Trong mọi nỗ lực hướng đến chuẩn hóa và nâng cao chất lượng hoạt động, các tổ chức và doanh nghiệp bắt buộc phải đảm bảo hệ thống quản lý được vận hành hiệu quả và phù hợp với yêu cầu tiêu chuẩn. Một trong những công cụ cốt lõi được các tiêu chuẩn quốc tế như ISO 9001:2015 yêu cầu, đó là hoạt động đánh giá nội bộ. Viện Nghiên Cứu Phát Triển Chứng Nhận Toàn Cầu (GCDRI) nhận thấy rằng, mặc dù đánh giá nội bộ là một yếu tố bắt buộc trong các hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn ISO, nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam vẫn còn nhầm lẫn về vai trò và cách thức triển khai hoạt động này một cách hiệu quả. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cái nhìn tổng quan và sâu sắc về đánh giá nội bộ từ góc nhìn chuyên gia GCDRI.

Đánh giá nội bộ là gì?

Đánh giá nội bộ (internal audit), hay còn được biết đến như đánh giá bên thứ nhất, là quá trình kiểm tra và đo lường tính hiệu lực và mức độ tuân thủ của hệ thống quản lý trong nội bộ tổ chức. Mục tiêu của đánh giá này là xác định các điểm mạnh, điểm chưa phù hợp và các cơ hội cải tiến để hệ thống quản lý hoạt động tốt hơn.

Khác với đánh giá chứng nhận được thực hiện bởi các cơ quan bên ngoài, đánh giá nội bộ do chính doanh nghiệp chủ động tổ chức và tiến hành – thông thường bởi các nhân sự đã được đào tạo chuyên môn hoặc các chuyên gia có kinh nghiệm.

Trong tiêu chuẩn ISO 9001:2015 và các hệ thống ISO khác, đánh giá nội bộ là một yêu cầu bắt buộc, đi kèm quy định về định kỳ và trách nhiệm thực thi. Tuy đánh giá nội bộ không mang ý nghĩa tương đương với chứng chỉ ISO, nhưng nó là một bước quan trọng để chuẩn bị cho các cuộc đánh giá chính thức, đồng thời bảo đảm tính bền vững của hệ thống quản lý trong dài hạn.

Tầm quan trọng và lợi ích của đánh giá nội bộ

Một số doanh nghiệp cho rằng đánh giá nội bộ là hình thức kiểm tra “mang tính hình thức”, trùng lặp hoặc tiêu tốn nguồn lực không đáng có. Điều này thường phát sinh do hiểu sai mục đích thực sự của hoạt động này hoặc việc tổ chức đánh giá nội bộ không đảm bảo khách quan, minh bạch.

Trên thực tế, hoạt động đánh giá nội bộ mang lại nhiều giá trị thiết thực, bao gồm:

• Đáp ứng yêu cầu của tiêu chuẩn ISO.
• Đánh giá mức độ tuân thủ của hệ thống quản lý theo chính sách, quy trình nội bộ và tiêu chuẩn quốc tế.
• Phát hiện sai lệch hoặc rủi ro đang tồn tại, từ đó đưa ra phương án xử lý trước khi bị bên ngoài phát hiện.
• Tạo cơ hội cải tiến hệ thống liên tục, củng cố hiệu quả vận hành.
• Cung cấp thông tin khách quan cho ban lãnh đạo để đưa ra quyết sách chiến lược.
• Tăng tỷ lệ thành công trong các cuộc đánh giá chứng nhận hoặc giám sát hằng năm từ bên ngoài.

Đánh giá nội bộ không mang mục đích “truy lỗi” hay tìm người chịu trách nhiệm mà đóng vai trò là một công cụ cải tiến nội tại hỗ trợ doanh nghiệp phát triển bền vững.

Các loại đánh giá nội bộ phổ biến

Tùy thuộc vào phạm vi và mục đích triển khai, đánh giá nội bộ có thể được phân thành ba dạng chính:

1. Đánh giá hệ thống

Quá trình này tập trung vào toàn bộ hệ thống quản lý đã xây dựng theo tiêu chuẩn ISO, từ chính sách, mục tiêu chất lượng đến quy trình vận hành. Đây là cách để rà soát tổng thể và đánh giá tính hiệu lực chung của cơ cấu quản lý.

2. Đánh giá theo quy trình

Hình thức này tập trung vào các quy trình cụ thể – ví dụ như kiểm soát chất lượng, quản lý nhân sự hoặc quy trình bán hàng. Đánh giá giúp xác định liệu các bước thực hiện có phù hợp và hiệu quả hay không.

3. Đánh giá sản phẩm/dịch vụ

Phân tích sản phẩm hoặc dịch vụ đầu ra so với yêu cầu kỹ thuật, tiêu chuẩn chất lượng đã thiết lập. Thường bao gồm việc kiểm tra thiết kế, đóng gói, tính năng hoặc cách ghi nhãn.

Chọn lựa đánh giá viên phù hợp

Một yếu tố then chốt quyết định chất lượng cuộc đánh giá nội bộ chính là người thực hiện – đánh giá viên (auditor). Do đánh giá nội bộ là quá trình độc lập và khách quan, người thực hiện cần được chọn lựa kỹ lưỡng theo các tiêu chí:

• Có kiến thức chuyên môn về lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp
• Am hiểu các tiêu chuẩn liên quan như ISO 9001, ISO 14001, v.v.
• Có khả năng giao tiếp, đặt câu hỏi khai thác thông tin và xử lý quan sát khéo léo
• Giữ vững tính trung thực, công bằng và bảo mật thông tin

Đánh giá nội bộ thường không yêu cầu đánh giá viên phải có chứng chỉ được công nhận quốc tế, nhưng doanh nghiệp nên tổ chức các khóa đào tạo nội bộ để đảm bảo chất lượng đội ngũ đánh giá.

Tùy vào quy mô, đánh giá viên có thể là nhân sự nội bộ hoặc thuê ngoài. Thông thường, tỷ lệ đánh giá viên dao động khoảng 10% tổng số nhân sự trong tổ chức.

Nguyên tắc cơ bản trong thực hiện đánh giá nội bộ

Để đánh giá nội bộ mang lại hiệu quả, GCDRI nhấn mạnh các nguyên tắc không thể thiếu sau:

1. Khách quan: Mọi nhận định phải dựa trên bằng chứng xác thực, không bị chi phối bởi quan điểm cá nhân hay mối quan hệ cá nhân.

2. Bảo mật: Mọi thông tin tiếp cận trong quá trình đánh giá phải được bảo vệ, không được tiết lộ gây ảnh hưởng đến tổ chức hoặc cá nhân liên quan.

3. Trung thực: Báo cáo kết quả cần phản ánh đúng thực trạng, không thêm bớt, điều chỉnh để “làm đẹp số liệu”.

4. Dựa trên bằng chứng: Kết luận đánh giá phải được minh chứng bằng hồ sơ, tài liệu hoặc quan sát cụ thể.

Quy trình đánh giá nội bộ từ A–Z theo chuẩn ISO

Một cuộc đánh giá hiệu quả đòi hỏi thực hiện đầy đủ các bước theo quy trình thống nhất. GCDRI khuyến nghị quy trình đánh giá nội bộ như sau:

Bước 1: Chuẩn bị trước đánh giá

• Thành lập hoặc xác định nhóm đánh giá và trưởng nhóm phụ trách
• Thu thập chính sách, quy trình, hướng dẫn công việc liên quan
• Xây dựng bảng câu hỏi kiểm tra và biểu mẫu đánh giá

Bước 2: Lập kế hoạch đánh giá

• Phân công đối tượng, phạm vi, thời gian, hình thức đánh giá rõ ràng
• Gửi kế hoạch đến các phòng ban để chuẩn bị trước
• Thống nhất mục tiêu và quy trình đánh giá với toàn đội đánh giá viên

Bước 3: Thực hiện đánh giá

• Tổ chức cuộc họp khai mạc với bên được đánh giá
• Tiến hành phỏng vấn, kiểm tra thực tế, kiểm tra hồ sơ để thu thập minh chứng
• Ghi chép lại kết quả vào biểu mẫu đánh giá

Bước 4: Họp tổng kết và báo cáo đánh giá

• Đánh giá viên họp thống nhất lại kết luận
• Tổ chức họp tổng kết với lãnh đạo để trình bày: điểm mạnh – điểm yếu – cơ hội cải tiến
• Lập báo cáo chính thức bao gồm đề xuất khắc phục và thời hạn hoàn thành

Bước 5: Theo dõi sau đánh giá

• Giám sát việc khắc phục các điểm không phù hợp
• Đảm bảo các hành động cải tiến thực hiện đúng tiến độ
• Bảo quản hồ sơ đánh giá để phục vụ lần đánh giá tiếp theo

Kết luận

Đánh giá nội bộ không chỉ là thủ tục bắt buộc theo tiêu chuẩn ISO mà còn là đòn bẩy quan trọng giúp doanh nghiệp cải tiến hệ thống quản lý, phát hiện sớm rủi ro và nâng cao hiệu quả hoạt động. Với quy trình triển khai bài bản, đánh giá nội bộ sẽ trở thành công cụ hỗ trợ đắc lực cho chiến lược phát triển bền vững của doanh nghiệp.

Viện GCDRI khuyến nghị các doanh nghiệp nên xây dựng đội ngũ đánh giá viên có năng lực, thường xuyên tổ chức các buổi đào tạo cập nhật kỹ năng đánh giá theo tiêu chuẩn ISO, cũng như đầu tư cho công tác chuẩn bị và phân tích dữ liệu sau đánh giá để tối ưu giá trị đạt được.

Nếu bạn cần tư vấn chi tiết hoặc hỗ trợ triển khai đánh giá nội bộ, hãy liên hệ ngay với GCDRI qua Hotline: 0904.889.859 (Ms. Hoa) hoặc email: chungnhantoancau@gmail.com để được hỗ trợ từ chuyên gia hàng đầu trong lĩnh vực đánh giá và chứng nhận tiêu chuẩn quốc tế tại Việt Nam.