Hướng dẫn chuẩn hóa trình bày và mã hóa tài liệu trong hệ thống quản lý chất lượng

  • Tác giả: Hoa Linh.
    • ★★★★★
    sao
    4.9 trên 5 (2,104 Đánh giá bài viết✅)

Trong việc xây dựng và duy trì hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế như ISO, việc thống nhất cách trình bày và mã hóa tài liệu đóng vai trò nền tảng quan trọng giúp đảm bảo tính minh bạch, dễ truy xuất và hiệu quả trong quy trình quản lý. Nhằm hỗ trợ các doanh nghiệp Việt Nam nâng cao tính chuyên nghiệp và chuẩn mực trong công tác kiểm soát tài liệu nội bộ, Viện Nghiên Cứu Phát Triển Chứng Nhận Toàn Cầu (GCDRI) chia sẻ chi tiết các hướng dẫn trình bày và mã hóa tài liệu theo thông lệ chuẩn mực quốc tế được áp dụng trong hệ thống ISO.

Dưới đây là nội dung hướng dẫn do GCDRI biên soạn – giúp doanh nghiệp thiết lập quy chuẩn thống nhất trong soạn thảo, lưu trữ và kiểm soát toàn bộ tài liệu có liên quan đến hệ thống quản lý chất lượng của tổ chức.

Ảnh minh họa

Mục đích áp dụng

Hướng dẫn trình bày và mã hóa tài liệu được xây dựng nhằm:

  • Đảm bảo tính đồng bộ và chuẩn hóa trong cách trình bày, mã hóa và ban hành tài liệu.
  • Tăng cường hiệu lực quản lý và kiểm soát thông tin nội bộ, giúp tra cứu, phân loại nhanh chóng.
  • Hỗ trợ cải thiện tính chuyên nghiệp và tin cậy trong giao tiếp nội bộ cũng như với đối tác bên ngoài.
  • Phù hợp với yêu cầu của các hệ thống quản lý chất lượng như ISO 9001, giúp quá trình đánh giá, duy trì và cải tiến hệ thống diễn ra thuận lợi hơn.

Đối tượng và phạm vi áp dụng

Hướng dẫn này được áp dụng cho:

  • Toàn bộ tài liệu, văn bản quản lý thuộc hệ thống quản lý chất lượng của tổ chức.
  • Bao gồm quy trình, hướng dẫn công việc, biểu mẫu, chính sách, quy định nội bộ và tài liệu liên quan trong các phòng ban, bộ phận chuyên môn.

Giải thích từ ngữ và chữ viết tắt

  • BM: Biểu mẫu
  • CBCNV: Cán bộ, công nhân viên

Tài liệu tham khảo

Phân công trách nhiệm

  • Ban ISO: Là đầu mối chịu trách nhiệm phổ biến và hướng dẫn triển khai quy định này đến toàn bộ các bộ phận trong tổ chức.

Hướng dẫn mã hóa tài liệu trong hệ thống

Để quản lý hiệu quả khối lượng lớn tài liệu, hệ thống sử dụng chuẩn mã hóa theo cấu trúc sau:

1. Mã hóa tài liệu chính

Cấu trúc chuẩn:
AA.BB.xx

Trong đó:

  • AA: Mã ký hiệu loại tài liệu
  • BB: Mã phòng ban phát hành
  • xx: Số thứ tự của tài liệu (bắt đầu từ 01 và tăng dần không lặp lại trong cùng bộ phận)

Ví dụ:
Tài liệu “Quy trình kiểm soát tài liệu” do Ban ISO phát hành có mã là: QT.ISO.01

2. Mã hóa biểu mẫu đi kèm tài liệu

Cấu trúc chuẩn:
BMtt/AA.BB.xx

Trong đó:

  • BMtt: Biểu mẫu thứ tự trong tài liệu (tt: số thứ tự, ví dụ BM01, BM02…)
  • AA.BB.xx: Mã tài liệu gốc

Ví dụ:
Biểu mẫu yêu cầu tài liệu là biểu mẫu số 01 của “Quy trình kiểm soát tài liệu“, mã được trình bày là: BM01/QT.ISO.01

3. Mã hóa biểu mẫu độc lập (không thuộc tài liệu nào)

Cấu trúc chuẩn:
BMtt/BB

Trong đó:

  • BMtt: Số thứ tự biểu mẫu trong phòng ban
  • BB: Mã phòng ban ban hành

Ví dụ:
Biểu mẫu số 03 của phòng Hành chính Nhân sự (mã HR): BM03/HR

4. Bảng quy định mã hóa loại tài liệu (AA)

Loại Tài LiệuKý hiệu
Quy trìnhQT
Hướng dẫnHD
Quy địnhQĐ
Chính sáchCS
Sổ tayST
Mô tả công việcMTCV

5. Bảng quy định mã hóa tên phòng ban (BB)

Phòng banMã hóa
Ban ISOISO
Quản lý chất lượngQC
Phòng Kinh doanhKD
Hành chính – Nhân sựHR
Phòng Sản xuấtSX
Phòng Thu mua, vật tưVT
Phòng Dự án – Kỹ thuậtDA
KhoKHO

Hướng dẫn quản lý lần ban hành tài liệu

  • Khi tài liệu được ban hành lần đầu tiên (không có thay đổi), số lần ban hành là “01”. Thông tin này cần được thể hiện rõ tại mỗi trang văn bản.
  • Trường hợp tài liệu có sự điều chỉnh nhỏ không ảnh hưởng nội dung chính (như lỗi chính tả, format), người chỉnh sửa có thể sửa tay và ký xác nhận tại vị trí sửa.
  • Nếu có thay đổi nội dung tài liệu, cần thực hiện ban hành lại tài liệu, và cập nhật tăng số lần ban hành lên mức tiếp theo (02, 03, …).
  • Ngày hiệu lực được xác định là ngày tài liệu chính thức được áp dụng nội bộ.

Thẩm quyền ký duyệt tài liệu

Giai đoạnNgười chịu trách nhiệmThẩm quyền ký duyệt
Soạn thảoNgười được phân công / Trưởng bộ phậnKhông yêu cầu ký duyệt
Xem xétBan ISO hoặc Người được Giám đốc ủy quyềnKhông yêu cầu ký duyệt
Phê duyệtBan Giám đốcCấp I: Sổ tay, Chính sách, Mục tiêu – Giám đốc phê duyệt.
                                            Cấp II: Quy trình, nội quy – Giám đốc hoặc Giám đốc sản xuất phê duyệt.  
                                            Cấp III & IV: Hướng dẫn công việc, mô tả công việc, biểu mẫu – Giám đốc sản xuất phê duyệt. |

Quy định về định dạng văn bản

  • Font chữ: Times New Roman
  • Cỡ chữ: 11pt
  • Trong trường hợp đoạn văn bản ngắn vượt qua trang giấy mới, có thể điều chỉnh nhẹ về kích thước font (xuống tối đa cỡ 10) hoặc căn chỉnh lề để gộp văn bản vào một trang.

Kết luận

Việc chuẩn hóa cách trình bày và mã hóa tài liệu không chỉ hỗ trợ tổ chức nâng cao hiệu quả quản lý hồ sơ mà còn là một bước tiến quan trọng trong quá trình triển khai hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế. Đặc biệt trong quá trình đánh giá nội bộ hoặc đánh giá bên thứ ba, việc tài liệu được trình bày đồng bộ theo tiêu chuẩn mã hóa giúp chứng minh năng lực hệ thống và giảm thiểu rủi ro.

Nếu doanh nghiệp của bạn mong muốn xây dựng hoặc cải tiến hệ thống tài liệu theo chuẩn ISO, đội ngũ chuyên gia của Viện GCDRI sẵn sàng đồng hành cùng bạn với các dịch vụ đào tạo, tư vấn và đánh giá chuyên sâu.

Liên hệ ngay với GCDRI qua số Hotline: 0904.889.859 (Ms. Hoa) hoặc email: [email protected] để được tư vấn hoàn toàn miễn phí.

Chuyên Gia at Viện Nghiên Cứu Phát Triển Chứng Nhận Toàn Cầu – [email protected] – Web

Hoa Linh là chuyên gia tư vấn và triển khai hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn quốc tế ISO với hơn 8 năm kinh nghiệm hỗ trợ doanh nghiệp Việt Nam đạt chứng nhận ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 22000, ISO 27001 và ISO 50001. Với nền tảng kiến thức chuyên sâu về quản lý chất lượng, quản lý môi trường, an toàn lao động và an toàn thông tin, Hoa Linh đã đồng hành cùng hàng trăm doanh nghiệp trong đa dạng lĩnh vực như sản xuất, thực phẩm, logistics, xây dựng, dịch vụ thương mại và công nghệ. Khả năng phân tích hệ thống hiện tại của doanh nghiệp, tư vấn các giải pháp cải tiến phù hợp, xây dựng tài liệu ISO chuyên nghiệp, đào tạo đội ngũ nhân sự, đánh giá nội bộ và hỗ trợ doanh nghiệp làm việc với tổ chức chứng nhận quốc tế.
Hiện tại, Hoa Linh là chuyên gia của Viện Nghiên Cứu Phát Triển Chứng Nhận Toàn Cầu (GCDRI) và trực tiếp tham gia tư vấn - đào tạo - hỗ trợ doanh nghiệp đạt chứng nhận ISO theo yêu cầu của khách hàng và đối tác quốc tế.

Liên hệ với chúng tôi

VIỆN NGHIÊN CỨU PHÁT TRIỂN CHỨNG NHẬN TOÀN CẦU

⭐ Chứng nhận đạt chuẩn quốc tếViện Nghiên Cứu Phát Triển Chứng Nhận Toàn Cầu cung cấp chứng nhận có giá trị toàn cầu, đáp ứng tiêu chuẩn quốc tế.
✅ Thủ tục đăng ký nhanh gọnVới đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm, chúng tôi đảm bảo quy trình đăng ký chứng nhận đơn giản và nhanh chóng.
✅ Chính sách hậu mãi sau chứng nhậnHỗ trợ khách hàng lâu dài sau chứng nhận, đồng hành cùng sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
⭐ Liên hệ📞 0904.889.859
Bạn thấy nội dung này thực sự hữu ích?
✅ Cảm ơn bạn đã nhận xét!
Like fanpage GCDRI để nhận tin mới mỗi ngày!