Từ điển thuật ngữ tiêu chuẩn: Giải nghĩa dễ hiểu các khái niệm cốt lõi trong hệ thống quản lý chất lượng

Trong lĩnh vực chứng nhận và quản lý hệ thống theo tiêu chuẩn quốc tế, việc hiểu đúng và đầy đủ các thuật ngữ chuyên ngành đóng vai trò quan trọng nhằm đảm bảo áp dụng hiệu quả các tiêu chuẩn vào thực tiễn. Tuy nhiên, nhiều thuật ngữ vẫn khiến người làm nghề bối rối vì cách diễn đạt khô khan và khó hiểu.

Nhận thấy điều này, Viện Nghiên Cứu Phát Triển Chứng Nhận Toàn Cầu (GCDRI) chủ động biên soạn lại bảng giải nghĩa các thuật ngữ quan trọng, với cách diễn đạt dễ hiểu hơn nhưng vẫn giữ nguyên chuẩn mực về nội dung. Nội dung dưới đây không chỉ giúp người mới bắt đầu tiếp cận tiêu chuẩn dễ nắm bắt, mà còn là tài liệu tham khảo hữu ích cho các chuyên gia, doanh nghiệp Việt Nam đang trong lộ trình xây dựng và duy trì hệ thống quản lý chất lượng theo ISO và các chuẩn quốc tế khác.

Hành động khắc phục

Hành động khắc phục là các biện pháp được thực hiện nhằm loại bỏ tận gốc nguyên nhân gây ra sự không phù hợp, với mục tiêu ngăn chặn tình trạng đó tái diễn trong tương lai.

Ví dụ: Nếu một sản phẩm bị lỗi vì sử dụng vật liệu không đúng, hành động khắc phục sẽ bao gồm việc rà soát quy trình lựa chọn vật liệu và đào tạo lại nhân sự liên quan.

Hành động phòng ngừa

Đây là các biện pháp thực hiện trước khi sự không phù hợp hoặc sự cố xảy ra, nhằm loại bỏ các nguyên nhân tiềm ẩn có thể dẫn tới tình huống không mong muốn.

Ví dụ: Tổ chức lập lịch bảo trì định kỳ để ngăn tình trạng máy móc hỏng hóc gây gián đoạn sản xuất.

Đánh giá

Là quá trình có hệ thống, được thực hiện độc lập và được ghi chép bằng văn bản nhằm xác định mức độ tuân thủ theo các chuẩn mực quy định thông qua việc kiểm tra các minh chứng khách quan.

Giám định

Công việc so sánh, phân tích sản phẩm, thiết kế, quy trình hoặc thiết bị… để xác nhận tính phù hợp với các yêu cầu cụ thể, thường do chuyên gia đánh giá thực hiện.

Thử nghiệm

Quá trình sử dụng một quy trình kỹ thuật tiêu chuẩn để kiểm tra, đo lường và xác định đặc tính của đối tượng, từ đó đánh giá sự tuân thủ với yêu cầu.

Đánh giá sự phù hợp

Là việc xác định mức độ một đối tượng (sản phẩm, hệ thống, quy trình…) tuân thủ đúng các yêu cầu được quy định trong tiêu chuẩn hoặc quy chuẩn kỹ thuật tương ứng.

Hoạt động này bao gồm: thử nghiệm, hiệu chuẩn, giám định, chứng nhận hợp chuẩn, chứng nhận hợp quy, công bố hợp chuẩn/hợp quy…

Hệ thống quản lý chất lượng (QMS)

Là phần cốt lõi trong hệ thống quản lý tổng thể của doanh nghiệp, tập trung vào việc thiết lập chính sách và mục tiêu chất lượng, cùng các quy trình cần thiết để đạt và duy trì các mục tiêu đó.

Hệ thống này giúp tổ chức kiểm soát, cải tiến liên tục và tạo giá trị bền vững với khách hàng và các bên liên quan.

Chính sách chất lượng

Là cam kết bằng văn bản của lãnh đạo tổ chức về định hướng chất lượng, đóng vai trò dẫn dắt toàn bộ hoạt động liên quan đến chất lượng trong tổ chức.

Ví dụ: “Chúng tôi cam kết cung cấp sản phẩm đạt tiêu chuẩn quốc tế và cải tiến liên tục hệ thống quản lý.”

Sổ tay chất lượng

Tài liệu mô tả hệ thống quản lý chất lượng của tổ chức, bao gồm phạm vi áp dụng, các quy trình chính, và mô tả cách thức kiểm soát các yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng.

Quy trình hoặc Thủ tục

Là cách thức cụ thể để thực hiện một hoạt động hoặc chuỗi các hoạt động, thường được mô tả dưới dạng lưu đồ, văn bản hướng dẫn hoặc lệnh công việc.

Ví dụ: Quy trình xử lý khiếu nại khách hàng; Quy trình kiểm tra sản phẩm trước khi xuất xưởng…

Quá trình

Là tập hợp các hoạt động liên kết và tương tác lẫn nhau, có đầu vào và đầu ra dự kiến, tạo ra giá trị từ các nguồn lực đầu vào cụ thể.

Sự phù hợp

Chỉ tình trạng một kết quả hay sản phẩm thỏa mãn đúng các yêu cầu đặt ra (yêu cầu có thể là từ khách hàng, pháp lý hoặc tiêu chuẩn nội bộ).

Ví dụ: Sản phẩm đạt đúng kích thước, vật liệu và tính năng như khách hàng yêu cầu.

Sự không phù hợp

Là tình huống khi sản phẩm, dịch vụ hoặc quy trình không đáp ứng yêu cầu quy định, dẫn đến rủi ro trong kết quả đầu ra hoặc sự không hài lòng của khách hàng.

Yêu cầu

Là những nhu cầu, mong đợi có thể được quy định rõ, được ngầm hiểu hoặc bắt buộc phải tuân thủ từ phía khách hàng, pháp lý, hoặc tiêu chuẩn.

Ví dụ: Sản phẩm điện tử phải đáp ứng các yêu cầu về an toàn điện theo quy chuẩn quốc gia.

Chuẩn mực đánh giá

Là tập hợp chính sách, thủ tục hoặc tiêu chuẩn dùng để làm căn cứ đánh giá và so sánh sự phù hợp của các đối tượng với các yêu cầu đặt ra.

Sản phẩm

Là kết quả được tạo ra từ một quy trình, bao gồm cả sản phẩm hữu hình (như hàng tiêu dùng), sản phẩm vô hình (như phần mềm, tài liệu hướng dẫn), hoặc tổ hợp nhiều yếu tố.

Trong hệ thống quản lý, sản phẩm có thể là: hàng hóa, dịch vụ, phần mềm, tài liệu, giải pháp có giá trị với khách hàng.

Chứng nhận

Là hoạt động của bên thứ ba có thẩm quyền, xác nhận rằng sản phẩm, dịch vụ, hệ thống hoặc tổ chức phù hợp với các yêu cầu cụ thể, được thiết lập trong tiêu chuẩn.

Ví dụ: Tổ chức chứng nhận cấp ISO 9001 cho doanh nghiệp sau khi đánh giá hệ thống quản lý chất lượng.

Công bố

Là hành động tự tuyên bố của tổ chức hoặc cá nhân rằng đối tượng nào đó (sản phẩm, hệ thống…) của họ phù hợp với tiêu chuẩn hoặc các yêu cầu quy định liên quan (thường gọi là công bố hợp chuẩn hoặc hợp quy).

Công bố hợp chuẩn

Tổ chức, cá nhân tự xác nhận đối tượng phù hợp với tiêu chuẩn kỹ thuật liên quan – qua thử nghiệm, kiểm tra hoặc đánh giá của tổ chức bên ngoài nếu cần thiết.

Chứng nhận hợp chuẩn

Là xác nhận của tổ chức chứng nhận có thẩm quyền về sự phù hợp của sản phẩm hoặc hệ thống với tiêu chuẩn tương ứng.

Công bố hợp quy

Tương tự như việc công bố hợp chuẩn nhưng áp dụng đối với quy chuẩn kỹ thuật – các quy định mang tính bắt buộc do Nhà nước ban hành.

Chứng nhận hợp quy

Hoạt động xác nhận rằng sản phẩm, dịch vụ hoặc quá trình phù hợp với quy chuẩn kỹ thuật do cơ quan chức năng ban hành.

Thừa nhận

Là hành động công nhận hiệu lực của kết quả đánh giá do tổ chức hoặc cá nhân khác thực hiện – thường áp dụng trong đánh giá chéo hoặc công nhận kết quả của các tổ chức quốc tế.

Quy chuẩn kỹ thuật

Là văn bản quy định mức giới hạn đặc tính kỹ thuật và yêu cầu quản lý đối với sản phẩm, thiết bị, dịch vụ… bắt buộc phải tuân theo để đảm bảo an toàn, bảo vệ sức khỏe cộng đồng, môi trường và lợi ích quốc gia.

Quy chuẩn kỹ thuật do cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền ban hành và yêu cầu tổ chức, cá nhân phải áp dụng.

Hệ thống quản lý

Tập hợp các yếu tố liên hệ hoặc tương tác với nhau trong một tổ chức nhằm lập kế hoạch, triển khai và đạt mục tiêu nhất định như: chất lượng, môi trường, an toàn thông tin…

Một hệ thống quản lý có thể bao phủ toàn tổ chức hoặc chỉ tập trung vào một lĩnh vực (ví dụ: hệ thống quản lý môi trường ISO 14001).

Tổng kết

Hệ thống các khái niệm và thuật ngữ kỹ thuật liên quan đến tiêu chuẩn và quản lý chất lượng tuy đồ sộ nhưng khi được diễn giải đúng cách sẽ trở nên dễ hiểu và dễ áp dụng hơn rất nhiều. Việc nắm chắc các thuật ngữ sẽ giúp tổ chức tăng cường năng lực quản lý, cải tiến quy trình hiệu quả và đảm bảo tuân thủ các yêu cầu của tiêu chuẩn quốc tế.

Nếu bạn cần tìm hiểu chi tiết hoặc tư vấn chuyên sâu về hệ thống quản lý chất lượng, đánh giá sự phù hợp hay chứng nhận ISO, đừng ngần ngại liên hệ với Viện Nghiên Cứu Phát Triển Chứng Nhận Toàn Cầu (GCDRI) qua hotline: 0904.889.859 (Ms.Hoa) hoặc email: chungnhantoancau@gmail.com. Chúng tôi luôn sẵn sàng đồng hành, chia sẻ và hỗ trợ doanh nghiệp Việt trên hành trình hội nhập tiêu chuẩn quốc tế.