Đánh giá chứng nhận ISO từ xa: Giải pháp hiệu quả trong thời đại số và khủng hoảng y tế toàn cầu

Trong bối cảnh dịch bệnh COVID-19 vẫn còn tiềm ẩn nhiều nguy cơ và không thể dự đoán chắc chắn về tương lai, việc duy trì hoạt động đánh giá chứng nhận ISO theo hình thức truyền thống gặp rất nhiều thách thức. Trước yêu cầu cấp thiết phải vừa đảm bảo an toàn cho sức khỏe cộng đồng vừa duy trì hoạt động quản lý chất lượng, nhiều tổ chức chứng nhận đã triển khai hình thức đánh giá ISO từ xa như một phương án linh hoạt và hiệu quả.

Thông qua bài viết này, Viện Nghiên Cứu Phát Triển Chứng Nhận Toàn Cầu (GCDRI) sẽ cung cấp góc nhìn chuyên sâu về giải pháp đánh giá chứng nhận ISO từ xa – một xu thế mới trong lĩnh vực chứng nhận, không chỉ thích ứng tốt với tình hình dịch bệnh mà còn mở ra cơ hội nâng cao hiệu quả quản lý doanh nghiệp trong thời đại chuyển đổi số.

Bối cảnh triển khai đánh giá ISO từ xa: Cần thiết và kịp thời

Trong các báo cáo gần đây của WHO và nhiều tổ chức y tế, COVID-19 được cho là vẫn sẽ còn tồn tại và có thể tiếp tục biến chủng trong tương lai, làm gia tăng các mối đe dọa tiềm ẩn đến sức khỏe cộng đồng và sự ổn định kinh tế. Dù số ca bệnh nghiêm trọng đã giảm nhờ việc tiêm vaccine rộng rãi và sự phát triển của thuốc điều trị, nhiều quốc gia vẫn áp dụng mô hình “sống chung với dịch” thay vì khống chế triệt để.

Điều này buộc các tổ chức phải điều chỉnh cách thức làm việc, đặc biệt là trong các lĩnh vực có yêu cầu cao về chuẩn mực và kiểm soát chất lượng như đánh giá và chứng nhận ISO. Trong hoàn cảnh đó, hình thức đánh giá ISO từ xa không chỉ đơn thuần là giải pháp thay thế tạm thời, mà còn trở thành lựa chọn thông minh và bền vững trong quản trị vận hành doanh nghiệp.

Đánh giá chứng nhận ISO từ xa là gì?

Đánh giá ISO từ xa (Remote ISO Audit) là hình thức thực hiện đánh giá hệ thống quản lý chất lượng của doanh nghiệp thông qua các nền tảng công nghệ thông tin mà không cần trực tiếp đến hiện trường. Hình thức này còn được biết với tên gọi:

• Đánh giá chứng nhận ISO online
• Đánh giá ISO trực tuyến

Thông qua các công cụ như chia sẻ màn hình, hội họp qua video, chuyên gia đánh giá sẽ kiểm tra hồ sơ, quan sát quy trình, và phỏng vấn nhân sự một cách khách quan như khi đánh giá trực tiếp. Điều này giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và đồng thời đảm bảo an toàn sức khỏe cho cả hai bên.

Phạm vi áp dụng hình thức đánh giá ISO từ xa

Đánh giá ISO online được áp dụng rộng rãi trong nhiều mô hình doanh nghiệp, đặc biệt trong thời điểm có lệnh giãn cách xã hội hoặc khi doanh nghiệp hoạt động ở khu vực khó tiếp cận. Quy trình từ xa có thể áp dụng cho:

• Các kỳ đánh giá chứng nhận ban đầu
• Kiểm tra định kỳ đánh giá giám sát hàng năm
• Đánh giá tái chứng nhận hệ thống ISO

Hình thức này phù hợp với hầu hết các tiêu chuẩn ISO phổ biến như ISO 9001 (quản lý chất lượng), ISO 14001 (quản lý môi trường), ISO 45001 (an toàn và sức khỏe nghề nghiệp)…

Các nguyên tắc triển khai đánh giá ISO trực tuyến

Việc triển khai đánh giá ISO từ xa cần tuân thủ các hướng dẫn quốc tế để đảm bảo tính pháp lý và độ tin cậy. Quy trình này dựa trên các tài liệu quan trọng như:

• JAF ID3 về quản lý các tình huống đặc biệt và khẩn cấp
• IAF MD4:2018 – về việc sử dụng công nghệ thông tin trong đánh giá và kiểm tra
• IAF ID12:2015 – hướng dẫn dành riêng cho quy trình đánh giá từ xa

Một số nguyên tắc quan trọng cần đảm bảo:

• Thời lượng đánh giá từ xa tương đương như đánh giá trực tiếp
• Phải đảm bảo kết nối ổn định về âm thanh, hình ảnh và chia sẻ tài liệu
• Tuân thủ chính sách bảo mật tuyệt đối về dữ liệu của doanh nghiệp

Công nghệ hỗ trợ đánh giá chứng nhận từ xa

Để quá trình đánh giá diễn ra thuận lợi, các công cụ công nghệ đóng vai trò quan trọng. Một số công cụ hữu ích bao gồm:

• Nền tảng họp – hội nghị trực tuyến: Zoom, Skype, MS Teams, Zavi, Webex…
• Ứng dụng di động hỗ trợ call video: WhatsApp, Viber, Facetime…
• Chia sẻ tài liệu: Google Drive, Dropbox, email bảo mật…

Tùy theo điều kiện thực tế của doanh nghiệp, các đơn vị chứng nhận sẽ linh hoạt lựa chọn công cụ phù hợp để tối ưu trải nghiệm đánh giá.

5 bước cơ bản trong quy trình đánh giá từ xa

Quy trình thực hiện đánh giá ISO từ xa bao gồm:

Bước 1: Lập kế hoạch đánh giá online

Điều phối viên và doanh nghiệp thống nhất phương án đánh giá, lựa chọn công cụ công nghệ và gửi kế hoạch đánh giá chính thức ít nhất 3 ngày trước khi triển khai.

Bước 2: Tiến hành đánh giá trực tuyến

Chuyên gia và đại diện doanh nghiệp tương tác qua video call, chia sẻ màn hình tài liệu, phỏng vấn nhân sự và quan sát quá trình hoạt động thực tế.

Bước 3: Báo cáo kết quả

Kết thúc buổi đánh giá, chuyên gia lập báo cáo ghi nhận kết quả, các điểm phù hợp và chưa phù hợp, cũng như khuyến nghị cải tiến (nếu có).

Bước 4: Thẩm xét hồ sơ

Bộ hồ sơ bao gồm báo cáo đánh giá, tài liệu chứng minh và các tài liệu liên quan sẽ được thẩm xét nội bộ theo quy định của tổ chức chứng nhận.

Bước 5: Cấp giấy chứng nhận

Khi hồ sơ đã được thẩm định đầy đủ, doanh nghiệp sẽ được cấp chứng nhận ISO hợp lệ và có giá trị quốc tế, kèm theo các tài liệu hướng dẫn sử dụng.

Những điều cần chuẩn bị cho doanh nghiệp

Để cuộc đánh giá ISO từ xa diễn ra suôn sẻ, doanh nghiệp cần chuẩn bị kỹ lưỡng:

• Chuẩn bị đội ngũ nhân sự sẵn sàng, bao gồm người chịu trách nhiệm, đại diện lãnh đạo và các trưởng bộ phận liên quan.
• Thống kê, sắp xếp đầy đủ tất cả tài liệu, quy trình, hồ sơ cần kiểm tra.
• Chuẩn bị điều kiện kỹ thuật: máy tính có kết nối internet ổn định, webcam, micro, chỗ ngồi yên tĩnh.
• Đối với tiêu chuẩn có yêu cầu tham quan hiện trường (site tour), doanh nghiệp cần chuẩn bị thiết bị ghi hình hoặc kết nối tương tác trực tiếp để chuyên gia có thể quan sát thực tế.

Lý do nên chọn đánh giá ISO từ xa của KNA CERT

Dưới đây là những lợi thế khiến doanh nghiệp nên cân nhắc lựa chọn hình thức đánh giá từ xa của KNA CERT:

• Kinh nghiệm phong phú trong hàng trăm dự án kiểm chứng từ xa
• Đội ngũ chuyên gia kiểm toán đạt chuẩn quốc tế, thiện chiến và thích ứng tốt với công nghệ
• Tuân thủ nghiêm ngặt các tiêu chuẩn quốc tế về đánh giá ISO
• Chứng chỉ được công nhận toàn cầu – uy tín cao, hỗ trợ mở rộng thị trường
• Tiết kiệm chi phí, linh hoạt thời gian, không ảnh hưởng đến tiến độ hoạt động nội bộ

Tổng kết

Đánh giá chứng nhận ISO từ xa là một bước tiến linh hoạt và kịp thời đáp ứng nhu cầu của các doanh nghiệp trong bối cảnh hiện đại. Không chỉ giúp đảm bảo tiến độ chứng nhận ngay cả khi có các hạn chế di chuyển, phương pháp này còn tiết kiệm nguồn lực và mở ra một tương lai mới cho hoạt động kiểm soát chất lượng doanh nghiệp.

Nếu quý doanh nghiệp đang có nhu cầu đánh giá ISO từ xa hoặc muốn tìm hiểu kỹ hơn về các phương án chứng nhận trong thời kỳ chuyển đổi số, hãy liên hệ với Viện Nghiên Cứu Phát Triển Chứng Nhận Toàn Cầu (GCDRI) để được tư vấn miễn phí và đồng hành cùng các chuyên gia hàng đầu trong lĩnh vực.

Liên hệ tư vấn ngay hôm nay qua Hotline: 0904.889.859 (Ms.Hoa) hoặc Email: chungnhantoancau@gmail.com để nhận giải pháp phù hợp nhất cho doanh nghiệp của bạn.