Giám định tổn thất hàng hóa: Quy trình, ý nghĩa pháp lý và lựa chọn đơn vị uy tín

Khi hàng hóa bị hư hại hoặc mất mát trong quá trình vận chuyển, việc xác định nguyên nhân và mức độ tổn thất không chỉ là điều bắt buộc để đòi bồi thường mà còn có ý nghĩa pháp lý quan trọng. Với kinh nghiệm chuyên sâu trong lĩnh vực chứng nhận và tiếp cận hệ thống tiêu chuẩn quốc tế, Viện Nghiên Cứu Phát Triển Chứng Nhận Toàn Cầu (GCDRI) sẽ cung cấp cái nhìn toàn diện và chuyên sâu về hoạt động giám định tổn thất hàng hóa cũng như vai trò không thể thay thế của các chứng thư giám định trong giải quyết tranh chấp thương mại.

Giám định tổn thất hàng hóa là gì?

Giám định tổn thất hàng hóa là hoạt động chuyên môn nhằm kiểm tra và phân tích mức độ hư hỏng hoặc mất mát hàng hóa trong các quá trình như vận chuyển, lưu trữ, xếp dỡ. Hoạt động này thường được thực hiện bởi các giám định viên độc lập hoặc đơn vị giám định được ủy quyền bởi doanh nghiệp, bên mua, bảo hiểm hoặc các bên thứ ba có liên quan.

Trong quá trình giám định, giám định viên sẽ:

• Kiểm tra hiện trạng thực tế của hàng hóa và phương tiện vận chuyển.
• Đánh giá mức độ tổn thất về mặt số lượng, chất lượng, ngoại quan, quy cách hoặc bao bì.
• Phân tích nguyên nhân tổn thất, để xác định trách nhiệm của các bên liên quan.
• Đề xuất hướng xử lý sự cố để hạn chế tổn thất tiếp theo nếu có.

Điểm cần lưu ý: Các trường hợp mất hàng, giao thiếu hoặc không giao hàng không thể thực hiện giám định mà cần giải quyết bằng các công cụ pháp lý và thương mại khác.

Mục đích và ý nghĩa của việc giám định tổn thất hàng hóa

Việc giám định tổn thất không chỉ đơn thuần là để “xác nhận thiệt hại”, mà phục vụ những mục tiêu quan trọng sau:

• Xác định tình trạng thực tế của hàng hóa tổn thất: như chất lượng còn lại, khối lượng, số lượng và mức độ thiệt hại.
• Xác định nguyên nhân gây tổn thất, bao gồm cả yếu tố chủ quan và khách quan.
• Đề xuất biện pháp ngăn ngừa tổn thất lan rộng, phân bổ trách nhiệm giữa các bên nếu xảy ra tổn thất chung.
• Cung cấp chứng cứ pháp lý chính xác để phục vụ mục tiêu giải quyết khiếu nại, đòi bồi thường từ bảo hiểm hoặc các bên liên đới.

Một trong những sản phẩm quan trọng nhất là chứng thư giám định, tài liệu có giá trị pháp lý cao để:

• Ràng buộc trách nhiệm giữa các bên trong hợp đồng.
• Làm cơ sở bồi thường hoặc khởi kiện khi có tranh chấp.
• Giúp chứng minh rõ ràng bên có lỗi.

Khi nào cần tiến hành giám định tổn thất?

Doanh nghiệp hoặc chủ hàng nên thực hiện giám định tổn thất trong những tình huống sau:

• Phát hiện hàng hóa hư hỏng, móp méo, rách bao bì, ẩm mốc tại cảng đến hoặc kho nhận hàng.
• Trong quá trình giao nhận xuất hiện dấu hiệu nghi ngờ về tình trạng hàng: kiện có dấu hiệu thay đổi, tụt khối lượng, phản ứng bất thường bên ngoài gói hàng.
• Khi kiện hàng có dấu hiệu đã bị tác động: thiếu seal, xếp sai kỹ thuật, tàu/container có dấu hiệu rò rỉ, thông hơi bất thường…

Việc giám định cần được yêu cầu ngay khi phát hiện tổn thất, tại nơi tiếp nhận hàng hóa, nhằm đảm bảo tính khách quan và chính xác thông tin. Thời điểm và địa điểm giám định sẽ quyết định giá trị pháp lý của kết quả về sau.

Quy trình giám định tổn thất hàng hóa chi tiết

Việc giám định tổn thất thường được tổ chức theo quy trình chuyên nghiệp gồm 4 bước chính:

Bước 1: Gửi yêu cầu giám định

Ngay khi phát hiện hoặc nghi ngờ có tổn thất, chủ hàng hoặc bên có quyền lợi bảo hiểm phải:

• Thông báo tổn thất bằng văn bản cho công ty bảo hiểm, đơn vị vận chuyển hoặc đại lý.
• Phân loại tổn thất:
  • Tổn thất rõ ràng (apparent): Nhìn thấy được bằng mắt thường ⇒ Lập biên bản hiện trường có đầy đủ chữ ký xác nhận.
  • Tổn thất không rõ ràng (non-apparent): Không thấy bằng mắt thường nhưng có cơ sở nghi ngờ ⇒ Dùng thư dự kháng (“Letter of reservation”) để ghi nhận hiện tượng và gửi đồng thời đến các bên liên quan.

Như vậy, hành động đầu tiên là cực kỳ quan trọng không chỉ về mặt nghiệp vụ mà còn xác định quyền và nghĩa vụ pháp lý sau này.

Bước 2: Tiến hành giám định thực tế

Giám định viên được cử đến tiến hành:

• Kiểm tra phương tiện vận chuyển, niêm phong (seal), và điều kiện xếp dỡ hàng.
• Tiến hành mở kiện, lấy mẫu để phân tích (khi cần thiết).
• Đo đạc, kiểm đếm, xác định thiệt hại về khối lượng và chất lượng.
• Chụp ảnh, ghi hình, và lập biên bản chi tiết hiện trạng hàng hóa.
• Đánh giá nguyên nhân và ước lượng mức tổn thất về kinh tế.

Tài liệu cần cung cấp cho giám định viên bao gồm:

• Giấy tờ vận chuyển (B/L, vận đơn).
• Bảo hiểm (Policy, Certificate).
• Hóa đơn, hợp đồng mua bán.
• Packing list, manifest.
• Các biên bản thiệt hại/dỡ hàng, nhật ký hàng hải, giấy kiểm tra trước/sau hành trình…
• Các giấy uy quyền, biên bản giao nhận…

Tùy vào tính chất lô hàng và đặc điểm tổn thất, giám định viên có thể đề nghị mở rộng phạm vi kiểm tra, đối chiếu để đảm bảo kết quả khách quan.

Bước 3: Lập biên bản giám định và hồ sơ giám định

Sau khi hoàn tất kiểm tra, giám định viên sẽ:

• Lập biên bản giám định chi tiết ngay tại hiện trường, nêu rõ:
  • Nguyên nhân tổn thất
  • Tổng mức tổn thất
  • Tình trạng bao bì, số lượng hàng
  • Vị trí, thời điểm tổn thất xảy ra
• Tài liệu này bắt buộc phải có chữ ký từ đại diện các bên liên quan nhằm xác thực tính khách quan và chấp nhận kết quả.

Bước 4: Phát hành chứng thư giám định

Trên cơ sở biên bản thực tế đã lập, đơn vị giám định cấp chứng thư giám định tổn thất chính thức, có giá trị làm cơ sở pháp lý quan trọng trong các thủ tục:

• Bồi thường bảo hiểm
• Khiếu nại trách nhiệm từ bên bán, vận chuyển hoặc các bên liên quan
• Giải quyết tranh chấp thương mại lên toà án nếu cần

Chứng thư này thường là văn bản cuối cùng, mang tính ràng buộc cao, giúp phân bổ trách nhiệm, định lượng tổn thất và hỗ trợ ra quyết định bồi hoàn nhanh chóng.

Phân biệt Công ty giám định và Công ty bảo hiểm trong hoạt động giám định

Rất nhiều người nhầm lẫn vai trò của công ty bảo hiểm và công ty giám định. Trên thực tế:

Vì vậy, trong nhiều tình huống tổn thất không nằm trong phạm vi bảo hiểm hay không rõ ràng trách nhiệm, việc lựa chọn đơn vị giám định độc lập sẽ giúp mang lại kết quả trung lập và khách quan hơn.

Lưu ý quan trọng khi tiến hành giám định

Để việc giám định mang lại hiệu quả cao, bên yêu cầu cần:

• Thực hiện giám định càng sớm càng tốt, lý tưởng nhất là tại thời điểm hàng hóa được dỡ khỏi phương tiện vận chuyển hoặc tại kho nhận cuối cùng.
• Không tự ý xử lý hàng hóa có hiện tượng tổn thất trước khi giám định: tránh làm biến đổi hiện trường, ảnh hưởng kết quả giám định.
• Ghi nhận đầy đủ hiện trạng bằng hình ảnh hoặc video ngay khi phát hiện tổn thất.
• Lưu giữ kỹ tài liệu vận chuyển và mua bán: đây là cơ sở để thực hiện giám định và phân chia trách nhiệm.

Giải pháp giám định tổn thất hàng hóa chuyên nghiệp và đáng tin cậy từ GCDRI

Viện Nghiên Cứu Phát Triển Chứng Nhận Toàn Cầu (GCDRI), với thế mạnh trong nghiên cứu và triển khai các tiêu chuẩn quốc tế về quả lý rủi ro và chất lượng logistics, sẵn sàng hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện hoạt động giám định tổn thất hàng hóa minh bạch, chính xác theo đúng quy định quốc tế.

Chúng tôi cung cấp dịch vụ:

• Giám định tổn thất hàng hóa, vật tư, thiết bị.
• Giám định độc lập với đầy đủ năng lực cấp chứng thư pháp lý.
• Phối hợp bảo hiểm và đối tác trong nước & quốc tế.
• Hỗ trợ doanh nghiệp phân bổ trách nhiệm tổn thất nhanh chóng.

Đội ngũ giám định viên của GCDRI có mặt thường trực tại các đầu cảng lớn, sẵn sàng điều phối xử lý nhanh các sự cố phát sinh.

Bạn đang cần kiểm tra, xử lý hoặc định giá các tổn thất hàng hóa cho lô hàng nhập khẩu hoặc nội địa? Hãy liên hệ ngay với chúng tôi – Viện Nghiên Cứu Phát Triển Chứng Nhận Toàn Cầu (GCDRI) để được tư vấn đầy đủ và hỗ trợ thực hiện giám định nhanh gọn, uy tín.

Liên hệ:
Hotline: 0904.889.859 (Ms. Hoa)
Email: chungnhantoancau@gmail.com

GCDRI – Đối tác uy tín trong giám định và chứng nhận toàn cầu!