Ứng phó tình huống khẩn cấp về an toàn thực phẩm: Các yêu cầu cần thiết theo tiêu chuẩn ISO 22000:2018

Trong bối cảnh ngành thực phẩm ngày càng đối mặt với nhiều rủi ro và thách thức tiềm ẩn, việc chủ động chuẩn bị để ứng phó với các tình huống khẩn cấp là điều tối quan trọng. Những sự cố bất ngờ ảnh hưởng đến an toàn thực phẩm không những đe dọa đến sức khỏe cộng đồng mà còn gây tổn hại nghiêm trọng đến danh tiếng, hoạt động kinh doanh và chuỗi cung ứng của tổ chức.

Chính vì vậy, Viện Nghiên Cứu Phát Triển Chứng Nhận Toàn Cầu (GCDRI) mang đến bài viết chuyên sâu nhằm giúp các doanh nghiệp nhận thức đầy đủ và xây dựng hiệu quả kế hoạch quản lý sự cố và ứng phó khẩn cấp theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 22000:2018 – nền tảng quan trọng trong quản trị an toàn thực phẩm toàn diện.

Tổng quan về yêu cầu ứng phó sự cố khẩn cấp theo ISO 22000:2018

Dưới góc nhìn của tiêu chuẩn ISO 22000:2018, mọi tổ chức trong chuỗi thực phẩm cần thiết lập và duy trì các thủ tục để phản ứng kịp thời với các sự việc khẩn cấp có thể ảnh hưởng đến an toàn thực phẩm. Các hoạt động này bao gồm nhưng không giới hạn:

• Nhận diện, đánh giá và tuân thủ đầy đủ các yêu cầu pháp luật và quy định hiện hành.
• Thiết lập quy trình truyền đạt thông tin rõ ràng trong nội bộ và với các bên liên quan bên ngoài như: nhà cung ứng, khách hàng, cơ quan chức năng.
• Triển khai các hành động can thiệp nhằm hạn chế tối đa tác động của sự cố, theo đúng mức độ nghiêm trọng và rủi ro liên quan.
• Định kỳ tổ chức các hoạt động thử nghiệm và diễn tập để đảm bảo sẵn sàng ứng phó khi cần thiết.

Các tình huống khẩn cấp có thể xảy ra một cách âm thầm or bất ngờ – nếu không chuẩn bị đầy đủ, chúng có thể nhanh chóng leo thang thành khủng hoảng toàn diện.

Vì sao doanh nghiệp cần lập kế hoạch ứng phó khẩn cấp về an toàn thực phẩm?

Việc xây dựng kế hoạch phòng ngừa và ứng phó sự cố không chỉ đơn thuần là yêu cầu tuân thủ, mà còn mang ý nghĩa chiến lược quan trọng:

• Ngăn chặn hoặc giảm thiểu tổn thất từ các sự cố ô nhiễm thực phẩm cố ý hoặc vô ý.
• Bảo vệ sức khỏe cộng đồng và duy trì lòng tin của người tiêu dùng.
• Đảm bảo liên tục hoạt động kinh doanh, tránh gián đoạn hoặc thiệt hại về pháp lý và tài chính.
• Hài hòa và phối hợp hiệu quả với các cơ quan chính phủ, lực lượng phản ứng đầu tiên và các tổ chức hỗ trợ nhân đạo trong trường hợp ảnh hưởng lan rộng.
• Gia tăng năng lực quản trị rủi ro chuỗi cung ứng trong môi trường ngày càng bất định.

Không chỉ các tổ chức nhà nước mà cả khu vực tư nhân, doanh nghiệp sản xuất, phân phối và bán lẻ thực phẩm đều cần tích hợp chức năng phòng ngừa và ứng phó khẩn cấp rõ ràng, có trách nhiệm và có kế hoạch.

Những nội dung chính của chương trình quản lý sự cố và ứng phó khẩn cấp

Xác định phạm vi tình huống khẩn cấp

Lưu ý rằng, tình huống khẩn cấp không chỉ giới hạn trong các vấn đề liên quan trực tiếp đến thực phẩm, mà còn bao gồm các yếu tố bên ngoài ảnh hưởng gián tiếp:

• Liên quan đến thực phẩm: ô nhiễm nguyên liệu, dị ứng, bệnh truyền qua thực phẩm, bao bì sai thông tin, gián đoạn chuỗi cung ứng…
• Không liên quan trực tiếp: động đất, lũ lụt, mất điện, chiến tranh, bạo loạn, khủng bố, thảm họa sinh học/phóng xạ…

Thiết lập quy trình phản ứng khẩn cấp

Mỗi tổ chức nên xây dựng một hệ thống quy trình bài bản và phù hợp với tình huống tiềm ẩn mà mình có thể gặp phải. Các yếu tố cơ bản bao gồm:

• Danh sách các tình huống khẩn cấp trọng yếu được xác định thông qua phân tích rủi ro.
• Vai trò và trách nhiệm rõ ràng cho từng bộ phận và chức danh trong hệ thống.
• Phương pháp cảnh báo hiệu quả: còi khẩn cấp, hệ thống tin nhắn nội bộ, thiết bị phát thanh, cảnh báo bằng tay trong trường hợp mất điện…
• Tuyến sơ tán, nơi tập kết an toàn được đánh dấu và huấn luyện rõ ràng cho mọi nhân viên.
• Quy trình rà soát, tổng hợp thông tin nhân sự và xác minh người còn thiếu tại điểm tập trung.
• Chính sách quản lý và tiếp sức đối với khách tham quan, nhà thầu, đối tác hiện diện tại thời điểm sự cố.

Thực hiện diễn tập và kiểm tra tính hiệu quả

Một quy trình ứng phó dù hoàn hảo trên giấy tờ nhưng không được diễn tập thực tế sẽ không bao giờ phát huy tác dụng khi có khủng hoảng xảy ra. Do đó, tiêu chuẩn ISO 22000 khuyến khích mạnh mẽ việc:

• Kiểm nghiệm thực địa định kỳ các kế hoạch khẩn cấp.
• Diễn tập thực hành toàn diện với sự tham gia của các tổ phản ứng nội bộ và kết hợp với đơn vị chức năng tại địa phương khi cần.
• Đánh giá lại các lỗ hổng sau khi diễn tập và cập nhật kế hoạch khẩn cấp kịp thời.

Theo dõi và cải tiến hệ thống phản ứng

Sau mỗi lần diễn ra sự cố thật hoặc diễn tập kiểm tra, doanh nghiệp cần thực hiện:

• Phân tích nguyên nhân gốc và rút kinh nghiệm.
• Soạn thảo báo cáo chi tiết, cập nhật vào hệ thống quản lý.
• Định kỳ đo lường hiệu quả của hệ thống phản ứng khẩn cấp theo các chỉ số đánh giá hiệu suất chính (KPI).
• Triển khai các hành động khắc phục phòng ngừa nhằm cải tiến kế hoạch ứng phó.

Trách nhiệm xây dựng và phê duyệt kế hoạch ứng phó khẩn cấp

Việc triển khai chương trình ứng phó khẩn cấp đòi hỏi sự tham gia của toàn bộ tổ chức. Trong đó, phân định vai trò rõ ràng là yếu tố then chốt:

• Lãnh đạo cao nhất: Chịu trách nhiệm chỉ đạo xây dựng nền tảng quản trị khẩn cấp, phê duyệt hệ thống tài liệu và đảm bảo nguồn lực cho triển khai.
• Giám đốc quản lý khẩn cấp / An toàn thực phẩm: Phát triển và quản lý toàn bộ kế hoạch khẩn cấp.
• Các trưởng bộ phận / quản lý tuyến: Chỉ đạo thực hiện kịch bản ứng phó trong khu vực phụ trách.
• Tổ an toàn – phản ứng đầu tiên: Thực hiện cứu hộ, hướng dẫn sơ tán, hỗ trợ đảm bảo an toàn trong vụ việc khẩn cấp.
• Tất cả nhân viên: Hiểu, thực hành và tuân thủ quy định, tham gia đầy đủ các đợt diễn tập theo kế hoạch.

Quan trọng không kém là vai trò của bộ phận truyền thông nội bộ và quan hệ công chúng trong việc quản trị thông tin truyền thông ra bên ngoài, tránh gây hoang mang hoặc tổn hại đến thương hiệu không cần thiết.

Thực tiễn áp dụng: Doanh nghiệp tương thích với ISO 22000:2018 sao cho hiệu quả?

Việc triển khai hiệu quả kế hoạch ứng phó khẩn cấp cần gắn chặt với việc áp dụng hệ thống quản lý an toàn thực phẩm FSMS toàn diện theo ISO 22000. Gợi ý quy trình gồm các bước:

1. Đánh giá rủi ro và mức độ ảnh hưởng của từng tình huống tiềm tàng.
2. Xây dựng Kế hoạch phản ứng chi tiết theo nguyên tắc PDCA (Lập kế hoạch – Thực hiện – Kiểm tra – Cải tiến).
3. Truyền thông và huấn luyện nhân viên toàn hệ thống.
4. Tổ chức kiểm tra và cải tiến thông qua các cuộc đánh giá nội bộ và bên ngoài.

Đây chính là cách giúp công ty nâng chuẩn hệ thống phòng ngừa rủi ro, tối ưu thời gian phản ứng và duy trì được sự bền vững trong các tình huống xấu nhất.

Kết luận

Vai trò của hệ thống ứng phó khẩn cấp về an toàn thực phẩm là không thể thiếu trong bất kỳ tổ chức nào thuộc chuỗi cung ứng thực phẩm. Một kế hoạch bài bản, thực tiễn và được kiểm chứng đầy đủ không chỉ giúp doanh nghiệp vượt qua khủng hoảng mà còn tạo lợi thế cạnh tranh trong mắt thị trường và nhà quản lý.

GCDRI khuyến khích các doanh nghiệp tiếp cận tiêu chuẩn ISO 22000:2018 một cách nghiêm túc, bắt đầu từ việc xây dựng kế hoạch phản ứng khẩn cấp có cấu trúc. Chúng tôi sẵn sàng đồng hành tư vấn, đào tạo và hỗ trợ triển khai các hệ thống quản lý an toàn thực phẩm theo tiêu chuẩn quốc tế.

Liên hệ GCDRI qua Hotline: 0904.889.859 (Ms.Hoa) hoặc email: chungnhantoancau@gmail.com để được chuyên gia của chúng tôi hỗ trợ tư vấn xây dựng hệ thống ứng phó khẩn cấp về an toàn thực phẩm phù hợp nhất với doanh nghiệp bạn.