Hệ thống Quản lý An toàn và Sức khỏe Nghề nghiệp theo ISO 45001:2018 – Cách tiếp cận hiệu quả theo chu trình PDCA

ISO 45001:2018 là tiêu chuẩn quốc tế đầu tiên được phát triển nhằm xây dựng một hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp (OH&S) có cấu trúc rõ ràng và hiệu quả. Trong bối cảnh các doanh nghiệp ngày càng chú trọng đến việc bảo vệ người lao động, tiêu chuẩn này trở thành “kim chỉ nam” giúp tổ chức chủ động nhận diện rủi ro, kiểm soát mối nguy và liên tục cải tiến hiệu quả hoạt động. Bài viết dưới đây sẽ được Viện Nghiên Cứu Phát Triển Chứng Nhận Toàn Cầu (GCDRI) trình bày theo chu trình PDCA – nền tảng xuyên suốt của ISO 45001, giúp doanh nghiệp nắm bắt cách triển khai cụ thể và hiệu quả hệ thống này.

Lập kế hoạch – Đặt nền móng vững chắc cho hệ thống OH&S

Giai đoạn “Plan” trong chu trình PDCA yêu cầu tổ chức xây dựng một hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp dựa trên sự hiểu biết toàn diện về bối cảnh nội bộ – bên ngoài, các yêu cầu pháp lý cũng như mong đợi từ người lao động và các bên liên quan khác.

Xác định bối cảnh và các yếu tố ảnh hưởng đến OH&S

Ban lãnh đạo cần phân tích môi trường hoạt động kinh doanh, đánh giá các yếu tố bên trong (văn hóa an toàn, mô hình tổ chức, cơ cấu nhân sự,…) và yếu tố bên ngoài (quy định pháp luật, xu hướng ngành, các rủi ro kinh tế – xã hội,…) ảnh hưởng đến hoạt động OH&S. Từ đó, có cái nhìn đúng đắn để xây dựng hệ thống phù hợp và thích ứng tốt.

Nhận diện mối nguy và đánh giá rủi ro – nền tảng của kiểm soát an toàn

Các phòng ban phải chủ động rà soát môi trường làm việc, phân tích các mối nguy (máy móc nguy hiểm, điều kiện lao động độc hại, thao tác không an toàn,…) và đánh giá rủi ro gắn liền với từng hoạt động cụ thể. Một trong những phương pháp phổ biến là sử dụng ma trận đánh giá rủi ro để xác định mức độ nghiêm trọng và khả năng xảy ra.

Quan trọng hơn, mọi quyết định phải dựa trên yêu cầu pháp lý hiện hành và các nghĩa vụ bắt buộc với bên liên quan (ví dụ: cơ quan quản lý nhà nước, khách hàng quốc tế…). Đây là cách đảm bảo hệ thống phù hợp và không bỏ sót các ràng buộc pháp lý nghiêm ngặt.

Thiết lập mục tiêu và chương trình cụ thể

Từ kết quả phân tích ở trên, doanh nghiệp cần đưa ra mục tiêu OH&S rõ ràng, có thể đo lường và đạt được. Ví dụ: “Giảm 30% số ca tai nạn lao động hằng năm”, hoặc “100% nhân viên được đào tạo an toàn định kỳ hàng quý”. Đồng thời, xây dựng các chương trình hành động, biện pháp kiểm soát (PPE, biển báo cảnh báo, cải tạo mặt bằng…) nhằm giảm thiểu rủi ro và đảm bảo an toàn lao động.

Thực hiện – Triển khai hệ thống OH&S một cách hiệu quả

Khi kế hoạch đã sẵn sàng, giai đoạn “Do” là lúc doanh nghiệp hành động nghiêm túc và có hệ thống theo đúng định hướng đã đặt ra.

Cơ cấu tổ chức và nguồn lực rõ ràng

Doanh nghiệp cần thiết lập bộ máy quản lý OH&S phù hợp, phân công cụ thể trách nhiệm và quyền hạn cho các cá nhân hoặc đơn vị phụ trách (ví dụ: trưởng phòng an toàn, nhóm sơ cứu…). Song song, phải đảm bảo có đủ nguồn lực cả về nhân lực, tài chính, cơ sở hạ tầng – như trang thiết bị bảo hộ, thiết bị phát hiện cháy nổ,… – để vận hành hiệu quả các chương trình đã đề ra.

Đào tạo và nâng cao nhận thức người lao động

Một hệ thống an toàn không thể thành công nếu không có sự hiểu biết và hợp tác từ chính người lao động. Các khóa đào tạo về an toàn – sức khỏe nghề nghiệp, hướng dẫn sử dụng thiết bị bảo hộ, kỹ năng ứng phó sự cố… phải được tổ chức định kỳ cho toàn bộ nhân viên và nhà thầu làm việc trong doanh nghiệp. Điều này không chỉ nâng cao kỹ năng mà còn tăng cường ý thức phòng ngừa.

Truyền thông nội bộ và ngoại vi hiệu quả

Doanh nghiệp cần duy trì cơ chế truyền thông hai chiều minh bạch và liên tục về các vấn đề OH&S – từ bảng thông báo nội bộ, email, hội thảo chuyên đề đến trao đổi trực tiếp. Bên cạnh đó, đảm bảo thông tin đến với các bên liên quan bên ngoài như khách hàng, nhà cung cấp khi có yêu cầu liên quan đến OH&S.

Quy trình kiểm soát chặt chẽ và có sự tham gia

Tham vấn người lao động là yêu cầu quan trọng trong ISO 45001:2018. Doanh nghiệp cần thiết lập kênh phản hồi, họp mặt định kỳ để người lao động tham gia vào giao tiếp, nhận diện mối nguy, điều tra tai nạn hoặc bệnh nghề nghiệp. Ngoài ra, quy trình kiểm soát hoạt động tác nghiệp cũng cần được thiết lập đồng bộ: từ việc sử dụng công cụ máy móc, phương án kiểm tra, bảo trì kỹ thuật đến phản ứng trong tình huống khẩn cấp (cháy nổ, hóa chất rò rỉ…).

Kiểm tra – Đo lường và giám sát hiệu quả hệ thống

Đây là giai đoạn “Check” trong chu trình PDCA, giúp doanh nghiệp xác thực rằng mọi hoạt động liên quan đến OH&S đang đi đúng hướng và phát huy hiệu quả.

Giám sát định kỳ và đánh giá sự tuân thủ

Tổ chức cần đo lường hiệu suất các chương trình kiểm soát, ghi nhận dữ liệu tai nạn – sự cố, thống kê bệnh nghề nghiệp để phân tích xu hướng và điểm yếu tiềm ẩn. Song song, thực hiện đánh giá định kỳ nội bộ để đảm bảo sự tuân thủ theo tiêu chuẩn ISO 45001, pháp luật hiện hành và cam kết nội bộ.

Thiết lập quy trình xử lý không phù hợp kịp thời

Khi phát hiện bất kỳ hành vi không tuân thủ hoặc rủi ro tiềm ẩn, doanh nghiệp nên có cơ chế báo cáo, phân tích nguyên nhân gốc rễ, triển khai hành động khắc phục và phòng ngừa. Tất cả hồ sơ, biên bản và quyết định này cần được lưu trữ bài bản để phục vụ kiểm tra, đánh giá sau này.

Xem xét và cải thiện quy trình giám sát

Việc rà soát hệ thống hồ sơ quản lý OH&S là cơ sở quan trọng để đảm bảo rằng cơ chế giám sát được cập nhật, đầy đủ, nhằm hỗ trợ doanh nghiệp đưa ra cải tiến thực tế và tức thời.

Hành động – Liên tục cải tiến để hoàn thiện

Giai đoạn “Action” nhấn mạnh đến việc tái cấu trúc hoặc điều chỉnh hệ thống dựa trên kết quả đánh giá và giám sát ở bước trước, từ đó đảm bảo hệ thống OH&S luôn phù hợp, hiệu quả và thích ứng tốt.

Xem xét của lãnh đạo và cải tiến chiến lược

Ban điều hành cần định kỳ tổ chức họp xem xét hệ thống quản lý OH&S, phân tích dữ liệu thu thập được để đưa ra quyết định cấp cao. Các nội dung cần được thảo luận gồm: mức độ phù hợp của chính sách, kết quả thực hiện mục tiêu OH&S, mức độ đóng góp của hệ thống vào chiến lược phát triển bền vững của doanh nghiệp.

Hành động cải tiến liên tục

Các cải tiến có thể xuất phát từ việc cập nhật công nghệ, thay đổi quy trình, đào tạo lại lực lượng lao động hoặc thiết lập phương thức phản ứng nhanh khi xảy ra tai nạn. Việc duy trì và phổ biến văn hóa cải tiến sẽ giúp hệ thống luôn mới mẻ, sát thực tế và giải quyết được các rủi ro phát sinh trong bối cảnh doanh nghiệp phát triển.

Những điểm nổi bật của ISO 45001:2018 so với OHSAS 18001

So với tiêu chuẩn OHSAS 18001 trước đây, ISO 45001:2018 mang đến cách tiếp cận toàn diện và thực tiễn hơn cho công tác quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp:

• Áp dụng cấu trúc HLS (High-Level Structure) giúp dễ dàng tích hợp với các hệ thống ISO khác như ISO 9001, ISO 14001.
• Chuyển từ tiếp cận kiểm soát mối nguy sang quản lý rủi ro – cơ hội hướng đến phòng ngừa chủ động.
• Nâng cao vai trò và trách nhiệm trực tiếp của lãnh đạo doanh nghiệp trong toàn bộ hệ thống.
• Mở rộng yêu cầu tham vấn người lao động và khuyến khích sự tham gia tích cực trong quá trình cải tiến OH&S.
• Chú trọng yếu tố bối cảnh nội bộ – bên ngoài, chiến lược tổ chức và các ảnh hưởng chuỗi cung ứng.
• Tăng cường kiểm soát rủi ro liên quan đến nhà thầu và nhà cung cấp qua toàn bộ chuỗi cung ứng.

Kết luận

ISO 45001:2018 không đơn thuần là một tiêu chuẩn – đó là phương thức quản trị hiện đại giúp doanh nghiệp chủ động tạo ra một môi trường làm việc an toàn và góp phần vào chiến lược phát triển bền vững. Việc triển khai theo chu trình PDCA không chỉ thúc đẩy hiệu quả kiểm soát rủi ro mà còn xây dựng văn hóa an toàn lâu dài cho tổ chức.

Nếu bạn là doanh nghiệp mong muốn triển khai ISO 45001:2018 một cách bài bản, liên hệ ngay với chuyên gia của Viện Nghiên Cứu Phát Triển Chứng Nhận Toàn Cầu (GCDRI) để nhận được tư vấn chuyên sâu và giải pháp cụ thể.

Hotline: 0904.889.859 (Ms.Hoa)
Email: chungnhantoancau@gmail.com