Hướng dẫn thực hiện phương pháp 5S hàng ngày: Tạo nền tảng vững chắc cho doanh nghiệp thành công

Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng khốc liệt, doanh nghiệp muốn phát triển bền vững cần xây dựng một môi trường làm việc chuyên nghiệp, hiệu quả và chuẩn hóa. Phương pháp 5S – xuất phát từ triết lý quản lý của Nhật Bản – là một trong những công cụ nền tảng hàng đầu giúp cải tiến liên tục và nâng cao năng suất tại nơi làm việc.

Trong bài viết này, Viện Nghiên Cứu Phát Triển Chứng Nhận Toàn Cầu (GCDRI) sẽ đồng hành cùng quý doanh nghiệp trong việc hiểu rõ cách triển khai 5S ở cấp độ thực hành hàng ngày, tập trung vào 5 bước: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu và Shitsuke. Bài viết nhằm cung cấp hướng dẫn chi tiết và có tính ứng dụng thực tiễn cao, giúp doanh nghiệp từng bước xây dựng được văn hóa làm việc chuyên nghiệp và hiệu quả bền vững.

Seiri – Phân loại và loại bỏ những thứ không cần thiết

Seiri (整理) là bước đầu tiên trong phương pháp 5S và cũng là nền tảng căn bản bắt buộc cần thực hiện hiệu quả. Mục tiêu của Seiri là phân loại, lựa chọn và loại bỏ các vật dụng không thực sự cần thiết tại nơi làm việc. Thực hiện tốt bước này giúp giải phóng không gian, tối ưu hóa quy trình và tránh lãng phí tài nguyên.

Cách thực hiện Seiri hiệu quả

Đầu tiên, hãy rà soát tất cả những gì đang tồn tại trong không gian làm việc (gemba): vật tư, nguyên liệu, máy móc, tài liệu, thiết bị văn phòng,… và đặt các câu hỏi:

• Đây có phải vật dụng cần thiết không?
• Sử dụng bao lâu một lần?
• Có đang chiếm chỗ không cần thiết?

Những vật dụng đã quá hạn sử dụng, hư hại, ít hoặc không còn sử dụng trong vòng 12 tháng nên được xử lý dứt điểm. Sau đó, doanh nghiệp nên lập danh sách thiết bị/dụng cụ bị loại bỏ và thông báo công khai nhằm tăng tính minh bạch. Danh sách này cũng nên được gửi đến phòng kế toán để kiểm toán tài sản và lượng hóa hiệu quả.

Một số ví dụ về đồ vật nên loại bỏ

• Thiết bị/máy móc không sử dụng trong 1 năm trở lại
• Nguyên vật liệu lỗi thời hoặc không còn giá trị sử dụng
• Tài liệu, tài sản cá nhân không thuộc phạm vi công việc
• Bản photo bị dư thừa, tạp chí và catalog lạc hậu
• Bao bì, vật liệu đóng gói không cần thiết

Việc loại bỏ vật dụng không cần thiết là bước quan trọng để chuẩn hóa môi trường làm việc và cải thiện hiệu quả sản xuất.

Seiton – Sắp xếp hợp lý để dễ dàng tìm kiếm và sử dụng

Sau khi đã loại bỏ các yếu tố thừa thãi, bước tiếp theo là Seiton (整頓) – sắp xếp mọi thứ còn lại một cách khoa học, logic để đảm bảo dễ nhận biết, dễ tiếp cận, tiết kiệm thời gian và đảm bảo an toàn.

Nguyên tắc sắp xếp hiệu quả theo Seiton

Việc sắp xếp hợp lý sẽ giảm tối đa thời gian lãng phí cho việc tìm kiếm và sử dụng vật dụng. Hãy tuân thủ các nguyên tắc sau:

• Tuân thủ nguyên tắc FIFO (Nhập trước – Xuất trước)
• Mỗi vật dụng có một vị trí riêng biệt
• Có nhãn rõ ràng, đồng bộ, dễ nhận biết
• Đặt vật dụng thường xuyên sử dụng gần nơi làm việc
• Công cụ đa năng và chuyên dụng cần được bố trí riêng
• Vị trí lưu trữ được tối ưu hóa về không gian và thao tác

Doanh nghiệp có thể xây dựng sơ đồ vị trí các khu vực lưu vật dụng. Việc trực quan hóa các vị trí lưu trữ không chỉ giúp thao tác nhanh hơn mà còn giúp phát hiện dễ dàng khi có sự sai lệch so với chuẩn.

Hình dung Seiton trong văn phòng

Ví dụ: Hộc tủ dành riêng cho tài liệu kế toán, hộp đựng văn phòng phẩm được chia ngăn theo loại bút, kéo, ghim,… kệ để hồ sơ được phân chia theo dự án hoặc năm – tất cả đều được gắn nhãn và đánh mã màu theo quy ước.

Việc sắp xếp rõ ràng không chỉ giúp gọn gàng mà còn tạo cảm giác chuyên nghiệp, thuận tiện trong mọi thao tác hằng ngày.

Seiso – Duy trì vệ sinh, phát hiện sớm các vấn đề

Seiso (清掃) đề cập đến bước làm sạch toàn diện – không chỉ là vệ sinh bề mặt mà còn là kiểm tra kỹ lưỡng và duy trì điều kiện tốt nhất cho thiết bị, dụng cụ và môi trường xung quanh.

Mục tiêu của Seiso

• Cải thiện hình ảnh nơi làm việc
• Duy trì sự an toàn lao động
• Nâng cao khả năng phát hiện nguy cơ lỗi kỹ thuật
• Tăng mức độ tận tâm và sự tinh tế trong công việc

Seiso khuyến khích nhân viên chủ động vệ sinh khu vực và thiết bị cá nhân. Trong quá trình đó, người vận hành dễ dàng phát hiện các dấu hiệu bất thường: rò rỉ dầu, vít lỏng, hao mòn thiết bị,… để xử lý sớm, ngăn ngừa hỏng hóc và tai nạn.

Triển khai Seiso bài bản

Doanh nghiệp cần xác định:

• Ai chịu trách nhiệm vệ sinh khu vực nào?
• Những gì cần làm sạch?
• Bao lâu làm một lần?
• Công cụ và phương pháp vệ sinh phù hợp

Lịch vệ sinh hàng ngày/tuần/tháng kèm báo cáo là cơ sở để duy trì tiêu chuẩn. Ở môi trường văn phòng: lau bàn, vệ sinh máy tính, thiết bị văn phòng và không gian chung (tủ hồ sơ, máy in, phòng họp…) là một phần trong kế hoạch Seiso hiệu quả.

Seiketsu – Duy trì và chuẩn hóa các hoạt động 5S

Seiketsu (清潔) là giai đoạn giúp biến 3 bước đầu của 5S (Seiri, Seiton, Seiso) thành một chu trình liên tục thông qua tiêu chuẩn hóa. Mục tiêu là đảm bảo các hoạt động được duy trì hiệu quả và không bị mai một theo thời gian.

Cách thực hiện Seiketsu

Để chuẩn hóa hoạt động 5S, doanh nghiệp cần xây dựng hệ thống tài liệu và quy trình bài bản bao gồm:

• Chính sách và mục tiêu 5S toàn công ty
• Kế hoạch thực hiện 5S chi tiết từng khu vực
• Sơ đồ phân công trách nhiệm thực thi
• Lịch kiểm tra định kỳ
• Tiêu chí đánh giá chất lượng thực hiện (Seiri, Seiton, Seiso)
• Mẫu biểu, bảng tin, hình ảnh hướng dẫn
• Bộ nhận diện 5S qua màu sắc, tem nhãn, chỉ dẫn trực quan

Ban lãnh đạo đóng vai trò then chốt trong việc duy trì Seiketsu bằng cách lồng ghép 5S vào hoạt động điều hành, chính sách nội bộ và thiết lập hệ thống khen thưởng, kiểm tra định kỳ gắn với mục tiêu cá nhân hoặc phòng ban.

Shitsuke – Hình thành văn hóa làm việc chuẩn mực

Shitsuke (躾) là bước cao nhất trong phương pháp 5S – xây dựng ý thức tự giác, thói quen chuyên nghiệp và cam kết tuân thủ những quy chuẩn đã thiết lập.

Shitsuke là gì?

Đây là quá trình kiến tạo văn hóa doanh nghiệp dựa trên tính kỷ luật và sự tự giác. Khi toàn thể cán bộ nhân viên cảm thấy 5S là một phần tự nhiên của công việc, họ sẽ thực hiện nó mà không cần thúc ép, từ đó duy trì sự cải tiến bền vững.

Nhân sự khi đã thấm nhuần tư duy 5S sẽ có xu hướng:

• Giữ gìn trật tự và vệ sinh nơi làm việc tự động
• Cảnh báo vi phạm 5S một cách tích cực
• Không ngừng đề xuất cải tiến nhỏ
• Cảm thấy không thoải mái khi môi trường không theo chuẩn 5S

Xây dựng Shitsuke cần gì?

• Đào tạo định hướng cho nhân sự mới về văn hóa 5S
• Lồng ghép 5S vào định kỳ đánh giá hiệu suất nhân sự
• Tổ chức cuộc thi, bảng vàng 5S theo tuần/tháng/quý
• Ban hành các quy định nội bộ về tuân thủ 5S
• Người quản lý gương mẫu, làm trước – nói sau

Duy trì Shitsuke là bước tạo ra “văn hóa 5S” – một tiêu chuẩn sống còn trong việc nâng tầm thương hiệu và tính chuyên nghiệp cho mọi tổ chức.

Tổng kết: Áp dụng 5S – Đầu tư nhỏ, hiệu quả lớn

Phương pháp 5S – nếu được thực hiện bài bản, liên tục và với sự đồng thuận toàn diện – sẽ trở thành đòn bẩy mạnh mẽ giúp doanh nghiệp:

• Cải thiện hiệu suất làm việc
• Tăng mức độ an toàn và kiểm soát rủi ro
• Giảm lãng phí, tiết kiệm chi phí
• Nâng cao hình ảnh và sự tin tưởng từ đối tác – khách hàng

GCDRI khuyến khích các doanh nghiệp không chỉ nhìn nhận 5S là công cụ cải tiến, mà còn là nền tảng xây dựng văn hóa tổ chức hiện đại, hướng tới phát triển bền vững và hội nhập tiêu chuẩn quốc tế.

Để được tư vấn triển khai hoặc đào tạo chuyên sâu về 5S và các hệ thống quản lý chất lượng khác như ISO 9001, ISO 14001, vui lòng liên hệ:

Hotline: 0904.889.859 (Ms.Hoa)
Email: chungnhantoancau@gmail.com

GCDRI luôn sẵn sàng đồng hành cùng doanh nghiệp trên hành trình hướng tới sự chuyên nghiệp chuẩn mực và thành công dài hạn.