Khóa đào tạo 5S: Nền tảng vững chắc để tối ưu hóa nơi làm việc

Trong hành trình cải tiến năng suất và chất lượng theo mô hình Lean Six Sigma, việc triển khai phương pháp 5S thường là bước khởi đầu không thể thiếu đối với nhiều doanh nghiệp. Phương pháp này không chỉ giúp định hình lại cách tổ chức nơi làm việc mà còn tạo nền tảng để thiết lập văn hóa làm việc hiệu quả và chuyên nghiệp. Với tư cách là tổ chức đi đầu trong đào tạo và tư vấn tiêu chuẩn quốc tế tại Việt Nam, Viện Nghiên Cứu Phát Triển Chứng Nhận Toàn Cầu (GCDRI) xin chia sẻ nội dung chuyên sâu về khóa đào tạo 5S – một công cụ đơn giản nhưng vô cùng hiệu quả trong quản trị vận hành và cải tiến liên tục.

Tìm hiểu về 5S: Phương pháp tổ chức cải tiến mang tính hệ thống

5S là viết tắt của 5 từ tiếng Nhật bắt đầu bằng chữ “S”: Seiri (Sàng lọc), Seiton (Sắp xếp), Seiso (Sạch sẽ), Seiketsu (Săn sóc – Tiêu chuẩn hóa) và Shitsuke (Sẵn sàng – Duy trì). Phương pháp 5S không chỉ dừng ở khía cạnh vệ sinh nhà xưởng mà hướng đến xây dựng một môi trường làm việc khoa học, an toàn, hiệu quả và có thể duy trì bền vững.

Trong đào tạo 5S, các học viên được tiếp cận lần lượt với từng bước S thông qua hình thức thực hành nhóm hoặc cá nhân, từ đó tự mình thay đổi không gian làm việc từ lộn xộn, lãng phí sang môi trường làm việc sạch sẽ, gọn gàng và tối ưu hóa.

Việc thực hành 5S không chỉ có ý nghĩa về mặt vật chất mà còn góp phần hình thành thói quen làm việc chuyên nghiệp, từ đó mở đường cho các công cụ cải tiến sâu hơn trong hệ thống sản xuất tinh gọn (Lean) và chất lượng toàn diện.

Bước 1 – Sàng lọc (Seiri): Loại bỏ những thứ không cần thiết

Sàn lọc là bước đầu tiên trong hành trình 5S, đặt trọng tâm vào việc loại bỏ các vật dụng, công cụ, vật tư không cần thiết ra khỏi khu vực làm việc. Phương pháp phổ biến trong giai đoạn này là áp dụng quy tắc “48 giờ” để xác định các đối tượng không được sử dụng trong khoảng thời gian đó, từ đó tiến hành loại bỏ hoặc chuyển đến những nơi phù hợp hơn.

Lợi ích rõ ràng nhất của bước Seiri là giúp giải phóng không gian, loại bỏ tác nhân gây rối mắt và mất tập trung, nâng cao hiệu suất lao động cho cá nhân và tập thể. Việc sàng lọc hiệu quả sẽ tạo tiền đề cho các bước tiếp theo như sắp xếp và làm sạch nhằm đạt hiệu quả cao nhất.

Bước 2 – Sắp xếp (Seiton): Bố trí hợp lý theo tần suất sử dụng

Sau khi đã loại bỏ những vật dụng không còn giá trị sử dụng, đội ngũ tham gia cần tiến hành bố trí lại những vật dụng còn lại theo nguyên tắc khoa học. Những thứ được dùng thường xuyên phải đặt ở vị trí dễ thấy, dễ lấy; ngược lại, những vật ít dùng hơn có thể để ở nơi phù hợp hơn, không gây cản trở trong thao tác.

Việc bố trí này không chỉ dừng ở việc sắp xếp vật lý mà còn hàm ý tổ chức công việc theo logic thông minh và phù hợp với dòng chảy công việc (workflow). Ở bước này, các công cụ hỗ trợ như đánh dấu, mã màu, bảng sơ đồ hoặc nhãn dán có thể được sử dụng để tăng tính minh bạch và thuận tiện trong thao tác.

Việc áp dụng Seiton đúng cách giúp giảm đáng kể thời gian tìm kiếm, hạn chế nhầm lẫn và gia tăng hiệu quả tổng thể cho quá trình hoạt động sản xuất hoặc quản trị văn phòng.

Bước 3 – Sạch sẽ (Seiso): Tạo môi trường làm việc sạch, an toàn, hiệu quả

Bước thứ ba – Seiso – đặt mục tiêu làm sạch khu vực làm việc một cách kỹ lưỡng, đồng thời xác định và phòng ngừa các nguồn phát sinh bụi bẩn hoặc nguy cơ gây tai nạn trong tương lai.

Khóa đào tạo 5S của GCDRI khuyến khích học viên chủ động xây dựng chiến lược vệ sinh và bảo trì thiết bị – một bước quan trọng giúp kết nối giữa vận hành thường nhật và năng suất bền vững. Đây cũng là giai đoạn học viên cảm nhận rõ nhất về giá trị thực tiễn của 5S, khi môi trường làm việc được cải thiện rõ rệt cả về chất lượng không khí lẫn cảm quan thẩm mỹ.

Việc làm sạch không chỉ dừng lại ở khía cạnh vệ sinh bề mặt, mà còn bao gồm việc phát hiện các điểm bất thường (rò rỉ, mục nát, mòn, hư hỏng…) nhằm ngăn chặn sự cố trước khi xảy ra – tạo thành một cơ chế bảo trì chủ động tự nhiên nằm trong quy trình làm việc hàng ngày.

Bước 4 – Tiêu chuẩn hóa (Seiketsu): Biến 5S thành thói quen và văn hóa

Sau khi hoàn thiện ba bước đầu, sự cải thiện ban đầu dễ dàng nhận thấy – tuy nhiên, nếu không tiếp tục duy trì, các kết quả có thể quay về trạng thái cũ. Đây là lý do bước Seiketsu trở nên vô cùng quan trọng.

Mục tiêu của tiêu chuẩn hóa là thiết lập các quy định rõ ràng, trực quan cho từng nhóm công việc và cá nhân. Các tiêu chuẩn này có thể là danh sách kiểm tra (checklist), lịch làm việc, lịch vệ sinh cụ thể, hướng dẫn thao tác, biểu mẫu báo cáo kiểm tra hàng ngày…

Chính việc tiêu chuẩn hóa giúp 5S không chỉ dừng lại ở một chiến dịch “dọn dẹp trong phút chốc” mà thực sự chuyển hóa thành một hệ thống cải tiến liên tục, gắn kết chặt chẽ với lối sống công sở và văn hóa doanh nghiệp.

Bước 5 – Duy trì (Shitsuke): Kiên định và phát triển bền vững

Yếu tố cuối cùng và cũng khó khăn nhất là duy trì thói quen 5S một cách nhất quán. Bước “Shitsuke” mang tinh thần kỷ luật tự giác – đào tạo mỗi cá nhân trở thành người kiểm soát, tự chịu trách nhiệm trong việc tuân thủ 5S mỗi ngày.

Khóa học 5S do GCDRI thiết kế cung cấp cho học viên các phương pháp đánh giá nội bộ định kỳ, công cụ giám sát và các hình thức tổng kết khuyến khích tinh thần cải tiến liên tục. Các chương trình thi đua, phản hồi hàng tuần hoặc thống kê kết quả bằng KPI có thể được triển khai để duy trì động lực và tính liên kết giữa các bộ phận.

Chỉ khi Shitsuke được đồng thuận và thấm nhuần, 5S mới thực sự trở thành một phần không thể thiếu của “hệ sinh thái quản trị” doanh nghiệp – bền vững, hiệu quả và tạo lợi thế dài hạn.

Kết luận: 5S – Hành trình đơn giản nhưng tạo chuyển hóa toàn diện

Phương pháp 5S giúp đơn giản hóa nơi làm việc, tăng cường hiệu quả, giảm chi phí và nâng cao sự hài lòng của nhân viên. Quan trọng hơn cả, 5S là cầu nối dẫn dắt doanh nghiệp từng bước thâm nhập vào các mô hình quản lý tiên tiến như Lean, TPM, Kaizen hoặc ISO.

GCDRI tin rằng đầu tư vào đào tạo 5S chính là đầu tư cho nền tảng phát triển bền vững của doanh nghiệp. Nếu tổ chức của bạn quan tâm đến việc triển khai 5S bài bản, chuyên sâu và có thể mở rộng ứng dụng trong toàn bộ hệ thống, hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn và đăng ký khóa học phù hợp.

Liên hệ hotline: 0904.889.859 (Ms.Hoa)
Email: chungnhantoancau@gmail.com

GCDRI – Đồng hành cùng doanh nghiệp Việt trên hành trình chinh phục tiêu chuẩn quốc tế.